Весна: учитываем затраты на чистоту

Просчитываем варианты

Благоустроить территорию и провести генеральную уборку помещений можно собственными силами. К этому можно обязать всех сотрудников, устроив субботник. Однако такая практика (за редким исключением госпредприятий) отошла в прошлое. Высококвалифицированный специалист вряд ли будет рад новым должностным обязанностям. К тому же, встанет вопрос об оплате труда. Если это коллективное мероприятие провести в выходной день, оплачивать его придется в двойном размере (ст. 153 ТК РФ). При этом у фирмы могут возникнуть неприятности с трудовой инспекцией. Ведь перечень случаев, когда работника можно привлечь к работе в праздничные и выходные дни (да и то, только с его согласия) ограничен срочными работами, чрезвычайными ситуациями и несчастными случаями. В повышенном размере нужно будет оплачивать и сверхурочную работу, если персонал останется, например, мыть окна в будни после работы. Если фирма отведет для субботника часть рабочего времени, то вполне может упустить выгодного клиента. К тому же, рвение и профессионализм таких уборщиков вряд ли будут на высоте.

Поэтому такой способ — выход только для небольших фирм.

Другой способ, опять же, связанный с использованием своих сотрудников, однако строго в рамках их должностных обязанностей. Практически в каждой организации есть человек, отвечающий за чистоту и порядок. А нередко и целый отдел, в чьи обязанности входит не только сухая и влажная уборка, но и создание нормальных и комфортных условий труда, поддержание внешней презентабельности офиса.

Если поручить весенние хлопоты такому подразделению, то расходы фирмы сведутся только к расходным материалам. Зарплату сотрудников хозяйственного отдела в расчет можно и не принимать. Ведь она выплачивается постоянно, независимо от того, какие работы поручены этому персоналу. Однако и в этом случае нужно с осторожностью подходить к качеству работ.

Идеальным вариантом является привлечение сторонней организации, предпринимателя или физического лица, которые специализируются на оказании клининговых услуг, ландшафтном дизайне или на проведении строительно-ремонтных работ. Тогда можно быть уверенным, что работа будет выполнена на высоком уровне, в полном объеме и в срок. В этом случае затраты могут быть существенно выше, чем в предыдущих случаях. Кроме того, возможны варианты в формировании самих этих расходов. Ведь наемные работники могут пользоваться своими материалами или взять средства у заказчика.

Выбираем статью расходов

С налоговым учетом подобных затрат не все так предельно ясно, как с бухгалтерским. Отдельной статьи расходов для них в Налоговом кодексе нет. Однако это не значит, что их нельзя учесть при расчете налогооблагаемой прибыли. Вопрос скорее состоит в том, в составе какой группы расходов их указать, чтобы снизить шансы на спор с налоговым инспектором.

Мы предлагаем вам такие варианты.

Во-первых, это пресловутый подпункт 49 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса — «другие расходы, связанные с производством и реализацией». В эту группу расходов можно включить практически любые затраты, если подтвердить их документально и экономически обосновать (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Во-вторых, это подпункт 41 пункта 1 той же статьи — «расходы по договорам гражданско-правового характера... заключенным с индивидуальными предпринимателями, не состоящими в штате организации». Это основание подойдет для списания расходов по весенним работам, выполненным частным лицом. Однако их тоже нужно экономически «оправдать» и задокументировать.

В-третьих, это подпункт 7 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса «расходы на обеспечение нормальных условий труда...». На наш взгляд, это наиболее подходящая статья для учета затрат по весенней уборке (кроме расходов на благоустройство территории и ремонт). Ведь перечень обстоятельств, обеспечивающих нормальные условия труда и их соответствие санитарным нормам и правилам, не является закрытым (ст. 163, 223 НК РФ). Аналогичная точка зрения есть, например, в постановлении ФАС Северо-Западного округа от 29.01.2007 № А56-1711/2006.

В-четвертых, это подпункт 19 пункта 1 той же статьи «расходы на услуги по предоставлению работников... сторонними организациями...». Иначе говоря, это модный сейчас аутсорсинг — аренда персонала для выполнения определенных заданий. Обычно, таким образом прибегают к помощи специалиста руководящего звена. Однако законодательство никак не ограничивает круг специалистов, к услугам которых можно прибегать. К тому же, с помощью аутсорсинга можно сэкономить на едином социальном налоге.

Обратите внимание: имейте в виду, что такая схема учета затрат и оптимизации налогообложения находится под пристальным вниманием налоговой службы. И иногда инспекторам удается признать расходы на аутсорсинг нецелесообразными или экономически необоснованными (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 03.10.2007 № Ф04-6848/2007 (38812-А03-26)) . Однако встречаются и судебные разбирательства в пользу налогоплательщиков (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 20.03.2006 № Ф04-1521/2006 (20764-А46-15)).

Из всех предложенных нами вариантов налогового учета затрат по весенним хлопотам вы можете выбрать любой. При этом отдать предпочтение надо такой статье расходов, которая наиболее соответствовала бы характеру проведенных работ.

Кроме этих оснований для списания расходов, организация имеет право учесть определенные затраты как материальные, по статье 254 Налогового кодекса. Например, если фирма самостоятельно приобретает санитарно-гигиенические средства (бытовую химию, полотенца, средства уборки и т. п.), то списать подобные траты можно на основании подпункта 2 пункта 1 вышеуказанной статьи как материалы, приобретенные «на другие производственные и хозяйственные нужды...».

О том, как учесть и обосновать затраты на благоустройство прилегающей территории (например, озеленение) мы писали в «НА» № 23, 2007 в комментарии к письму Минфина России от 30.10.2007 № 03-03-06/1/745.

Обосновываем необходимость затрат

Главным в налоговом учете клининговых затрат будет вопрос о том, насколько аргументировано бухгалтер фирмы сможет доказать, что расходы были необходимы и экономически обоснованы.

Поскольку никакого определения экономической обоснованности нет, каждый понимает ее как хочет.

Если проанализировать арбитражную практику, то можно выделить такие признаки экономической обоснованности расходов:

• прямая взаимосвязь расходов с предпринимательской деятельностью (постановления фас западно-сибирского округа от 28.04.2004 № ф04/2234-465/а46-2004 и фас северо-западного округа от 18.06.2004 № а56-32759/03);
• прямая взаимосвязь расходов и возможности получения дохода (определение Конституционного суда РФ от 04.06.2007 № 320-О-П, постановления ФАС Северо-Западного округа от 07.02.2005 № А26-7069/04-212 и от 02.08.2004 № А56-1475/04, Восточно-Сибирского округа от 06.10.2004 № А19-2575/04-33-Ф02-4074/04-С1);
• связь расходов с обязанностями фирмы, условиями договора или положениями закона (постановления ФАС Уральского округа от 27.10.2004 № Ф09-4454/04-АК и Северо-Западного округа от 02.08.2004 № А56-1475/04).

Исходя из этого, доказать целесообразность расходов на уборку офиса, мытье окон и благоустройство территории можно, например, с помощью действующих в России санитарных норм и правил. Например, в статье 25 Федерального закона от 30.03.99 № 52-ФЗ «О санитарно-эпидемиологическом благополучии населения» сказано, что фирмы должны осуществлять профилактику по обеспечению безопасности труда, выполнению санитарных норм и иных нормативных актов. В Трудовом кодексе есть статьи 22, 163, 223, которые также помогут доказать обязанность работодателя о соблюдении правил чистоты и гигиены, а также улучшении условий труда.

Кроме того, существует масса региональных документов, которые предписывают фирмам содержать в порядке офисные помещения, торговые площади и прилегающие территории, а также периодически обновлять фасады зданий (например, постановление Правительства Москвы от 09.11.99 № 1018). Поскольку такая обязанность вменена организациям «свыше», затраты на ее исполнение уже экономически обоснованы. Тем более, что за невыполнение распоряжений местных властей может быть предусмотрен административный штраф (см. например, Закон г. Москвы от 21.11.2007 № 45 «Кодекс города Москвы об административных правонарушениях»).

Обратите внимание: КоАП РФ также предусматривает административную ответственность за несоблюдение санитарных норм и правил (гл. 6). Но, например, на территории Москвы на основании этого кодекса штрафовать уже нельзя. Для привлечения к административной ответственности нужно будет воспользоваться местным кодексом об административных правонарушениях.

Позиция ревизоров

В рядах контролирующих ведомств нет согласия по поводу налогового учета клининговых затрат. Рассмотрим подробнее позицию Минфина и налоговой службы в отношении расчета налога на прибыль и «упрощенного» единого налога.

Для налога на прибыль

Надо отметить тот факт, что ФНС России, а также Минфин России хранят молчание по поводу учета клининговых затрат в целях расчета налога на прибыль. Исключение сделано только для арендаторов, которым главное финансовое ведомство разрешает учитывать затраты на уборку в налоговой себестоимости. Однако только при условии, что они являются частью арендной платы (письмо Минфина России от 27.12.2007 № 03-03-06/1/895). В остальном, официальная позиция налоговой и финансовой служб четко выражена только в действиях налоговых инспекторов на местах. Они всячески пытаются оспорить право фирмы уменьшить налоговую прибыль на затраты по уборке. Однако в большинстве случаев суды пресекают такие попытки (постановления ФАС Московского округа от 26.12.2007 № КА-А40/13358-07, 10.07.2006 № КА-А40/6118-06, 28.03.2005, 24.03.2005 № КА-А40/2012/05). Тем более интересно то, что московское налоговое Управление по этому поводу высказывало свою точку зрения в пользу налогоплательщика (письмо УФНС России по г. Москве от 06.10.2006 № 20-12/89121.1).

Для единого налога при УСН

Труднее учесть затраты по весенней уборке фирмам, применяющим упрощенный режим налогообложения. Перечень расходов, которые можно учесть при расчете налоговой базы, является закрытым. И затрат на клининг он не предусматривает.

Однако при этом разъяснения Минфина России по данному вопросу противоречат друг другу. Так, в письме от 01.06.2007 № 03-11-04/2/153 финансовое ведомство разрешило арендатору учитывать затраты на уборку как материальные. То есть, дало «упрощенцу» «добро» уменьшать налогооблагаемую базу на них по единому налогу. А вот несколько позже, в письме от 15.11.2007 № 03-11-04/2/277, Минфин запретил учитывать подобные расходы арендодателю на основании того, что подобной возможности, якобы, не предусматривает ни статья 346.16, ни статья 254 Налогового кодекса. На наш взгляд, подобное утверждение неверно. Также оно опровергается письмами Минфина России от 06.09.2005 № 03-11-04/2/66, от 01.06.2007 № 03-11-04/2/153. Подтверждением обоснованности подобных расходов может служить и договор аренды, если в нем прописана обязанность собственника по техническому обслуживанию имущества, сданного в аренду.

Для «упрощенца», который наводит чистоту в собственном офисе или на прилегающей территории, Минфин России разъяснений не дает. По нашему мнению, такие фирмы могут воспользоваться некоторыми из советов, которые мы дали выше, в разделе, посвященном учету клининговых затрат при расчете налога на прибыль.

Например, если организация самостоятельно закупает моющие средства и инструменты для проведения уборки, то расходы на покупку таких ценностей уменьшают «упрощенную» базу, так как производятся для хозяйственных нужд, а значит, соответствуют требованиям подпункта 2 пункта 1 статьи 254 Налогового кодекса (письмо Минфина России от 01.09.2006 № 03-11-04/2/182). Кроме того, если помещение «чистят» сотрудники Госсанэпиднадзора, то такие действия напрямую связаны с контролем за соблюдением технологических процессов. Подобные выводы сделал Минфин России в письме от 06.09.2005 № 03-11-04/2/66.

С 2008 года в пользу «упрощенцев» решен вопрос с учетом затрат по вывозу мусора. До этого финансовое ведомство не разрешало фирмам на УСН учитывать даже столь необходимые траты (письма Минфина России от 16.08.2005 № 03-11-04/2/49, от 10.01.2006 № 03-11-04/2/1, от 27.01.2005 № 03-03-02-05/6, УФНС России по г. Москве от 17.06.2005 № 18-11/3/42465). Однако арбитражная практика формировалась в другом направлении (постановления ФАС Поволжского округа от 17.10.2006 № А65-2926/2006-СА2-9, ФАС Северо-Западного округа от 29.07.2005 № А56-23975/04, ФАС Уральского округа от 11.01.2007 № Ф09-11283/06-С3, от 27.10.2004 № Ф09-4454/04-АК, от 04.10.2004 № Ф09-4049/04-АК).

И поскольку Постановление Пленума ВАС РФ от 12.03.2007 № 17 де-факто ввело в России прецедентную систему права (когда результаты предыдущих судебных разбирательств напрямую влияют на последующие арбитражные дела), немаловажную роль в разрешении этого спора, видимо, сыграло и мнение «служителей Фемиды». «Упрощенцам» было пожаловано право уменьшать налоговую базу по единому налогу на расходы по вывозу мусорных отходов (подп. 36 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Обратите внимание: вступив в силу, нововведение распространилось и на 2007 год.

К сожалению, затраты на уборку пока не нашли столь четкого решения. И налогоплательщикам придется самим выбирать, учитывать их при расчете единого налога или нет. Зависеть это должно от того, сможет ли фирма отстоять свою точку зрения перед налоговыми инспекторами.

Эксперт «НА» Е.Ю. Шишлова