В помощь бухгалтеру — 8 программ для редактирования PDF-файлов

В статье рассмотрим софт для работы с ПДФ и узнаем, какие функции могут быть полезны бухгалтеру. В полном обзоре от экспертов вы найдете еще больше программ для редактирования PDF.

Удобные программы для работы с PDF-файлами

Перед выбором необходимо определиться, какой именно функционал требуется. Каждая из программ будет комфортна для просмотра файла. Но обратите внимание на инструменты для редактирования: замена текста или его размытие, добавление подписей и штампов, размещение обозначений и помет, возможность совместного доступа.

Icecream PDF Editor

Этот редактор для компьютера дает возможность добавлять текст в пустые места. Например, если заранее оставить в таблице свободную ячейку, потом можно будет разместить там данные. 

Icecream PDF Editor больше подойдет для чтения файлов, исправить ошибки в исходнике и сохранить новую версию не получится. Но можно легко указать на них в документации от контрагентов (опечатки в реквизитах, отработанных часах или цене на услуги) с помощью текстовых помет. Также доступно начертание фигур для обозначения важных деталей на странице: стрелка, прямоугольник и круг выделят проблему или неточность.

Особенности:

• добавление комментариев;

• можно оставить аннотацию, что поможет кратко описать суть отчета;

• есть заготовленные штампы для вынесения заключения после ознакомления с документацией: «Принято», «Отказано» и «Конфиденциально».

PDF Commander

Эта программа для просмотра и редактирования PDF позволяет не только добавлять текст, но и скрывать любую из областей документа — нужно только выделить ее мышью. Это очень помогает, когда требуется заменить символы или убрать лишние ячейки. Особенно необходима функция становится в случае выявления ошибки или появления новых данных.

В работе с документацией пригодится инструмент «Штамп». Есть готовые варианты: «Принято», «Одобрено», «Счет оплачен» и «Копия верна». Можно добавить и свои печати с ПК. Функция «Подпись» позволяет быстро согласовывать документы — создайте шаблон от руки или загрузите изображение.

Получившийся результат можно сразу распечатать. Доступны гибкие настройки: выбор отдельных страниц и размера полей, выравнивание, изменение масштаба.

Особенности:

• размещение штампов;

• добавление подписей;

• выделение текста цветом;

• возможность оставлять заметки для коллег;

• установка защиты файла;

• замазывание и размытие конфиденциальной информации.

Adobe Acrobat

Такой софт с возможностью редактирования поможет внести небольшие изменения в документ. Для глобального преображения все равно придется открывать 1С, т.к. исправить ошибку в тексте или данных не получится. 

Главный плюс — система совместного доступа, которая позволяет нескольким пользователям оставлять подписи в документах. Но программы от Adobe в обязательном порядке требуют регистрации, поэтому у каждого должен быть свой личный аккаунт. Благодаря этому можно предоставлять всем сторонам доступ к документам — достаточно знать логины участников. Необходимость отправлять файлы по почте отпадает, важные решения могут приниматься гораздо оперативнее.

Adobe приостановила продажу своей продукции в России, поэтому получить доступ к полной версии программы проблематично.

Особенности:

• размещение подписей;

• добавление строк в маркированные списки (оформление не сбивается);

• запрос подписей у контрагентов через программу (необходимо открыть доступ к файлу и нажать кнопку «Запросить подпись»).

PDFelement

Эта бесплатная программа для редактирования PDF лучше всего подходит, если требуется быстро заменить текст. Помимо этого, она позволяет оставлять комментарии и добавлять печати с помощью функции «Водяной знак».

Интерфейс усложнен из-за множества вкладок, поэтому понадобиться какое-то время, чтобы разобраться в расположении инструментов.

Особенности:

• автоматическое распознавание текста;

• функция «Скриншот» позволяет вырезать фрагмент файла и сохранить отдельно;

• «Помощник AI» предложит исправить орфографические ошибки и заполнить пустые ячейки, если обнаружит их в файле.

PDF24 Creator

Эта бесплатная программа на русском хорошо подходит как для просмотра файлов, так и для редактирования. Каждый из инструментов открывается через собственную вкладку в меню: «Добавить водяной знак», «Подписать PDF» и «Переставить страницы» и т.п. Такой набор поможет бухгалтеру быстро подготовить документацию к отправке.

Особенности:

• есть онлайн-версия;

• для работы с каждым из инструментов требуется открыть отдельную вкладку;

• есть шаблон для создания счета-фактуры.

ABBYY PDF

Эта программа для открытия и редактирования PDF позволяет пользователям значительно преобразить файл. Можно провести глобальную работу с текстом: исправить все ошибки и неточности, внести новые данные и замазать конфиденциальную информацию. Также доступно размещение комментариев, что значительно упрощает совместную работу над проектом.

Особенности:

• автоматическое определение областей с текстом;

• установка защиты файла;

• добавление водяных знаков;

• размещение подписей (требуется загрузить изображение).

Infix PDF Editor

Подходит для просмотра файлов или для внесения небольших изменений. В этом редакторе достаточно удобно работать с текстом, но других инструментов нет. Выручит, если нужно проверить документ от контрагентов или исправить собственную ошибку во введенных данных.

Особенности:

• автоматическое определение текста;

• в интерфейс встроены горизонтальная и вертикальная линейки, которые помогут проверить выравнивание элементов;

• расширенные текстовые настройки (подчеркивание, коэффициенты, выбор шрифтов).

iLovePDF

Веб-приложение iLovePDF подходит для простого редактирования. Пользователю доступно размещение текста (в пустых блоках), фигур, водяных знаков и подписей. Исправить ошибку не получится, но можно внести дополнения, если заранее оставить часть пространства пустым. Также есть функция защиты файла паролем.

Особенности: 

• не требуется ничего загружать и устанавливать;

• список изменений отображается в правой части экрана;

• задать настройки печати напрямую в сервисе не получится.

Заключение

Мы рассмотрели лишь некоторые из вариантов. Они способны значительно упростить жизнь как бухгалтеру, так и остальным сотрудникам и партнерам фирмы.

Для полноценного редактирования важно, чтобы были удобная замена текста, добавление подписей и штампов, замазывание конфиденциальной информации. Этим требованиям удовлетворяют Adobe Acrobat, PDFelement и ABBYY PDF, а больше всего возможностей у программы PDF Commander. Они помогут добиться лучшей продуктивности.

Если программа необходима только для чтения файлов, то можно остановится на простых редакторах: Icecream PDF Editor и Infix PDF Editor. 

Когда нет доступа к компьютеру с 1С и отсутствует возможность скачать программу для редактирования PDF, выручит iLovePDF или онлайн-версия PDF24 Creator. Их можно открыть в браузере. Отпуска, командировки, больничные и проблемы с техникой не должны тормозить рабочие процессы организации.