В каком виде ФНС принимает документы

Согласно статье 93 НК РФ запрошенные ИФНС документы могут быть поданы лично, направлены по почте заказным письмом, переданы в электронной форме по ТКС или личный кабинет налогоплательщика.

Свои требования к документам налоговики изложили в письме от 04.04.22 № ЕА-3-26/3068@.

Электронные документы

По каналам ТКС или по электронной почте в налоговую могут быть направлены документы, которые изначально имели электронный вид либо были переведены в электронные копии с бумажного носителя. Электронные документы должны быть заверены усиленной квалифицированной электронной подписью.

Бумажные документы

Документы на бумаге должны быть заверены подписью руководителя организации и печатью, если она есть. Листы документов должны быть пронумерованы и прошиты в соответствии с требованиями, приказа ФНС России от 07.11.2018 N ММВ-7-2/628@.

Пакет бумажных документов прошивается прочной нитью, концы которой выводятся на оборотную сторону последнего листа и связываются. Узел заклеивается бумажной наклейкой и тут же делается заверительная надпись, которая должна содержать:

• саму фразу «Заверено» или «Копия верна»,
• должность руководителя, подписавшего документы для передачи в ИФНС,
• подпись руководителя и расшифровку (то есть фамилии и инициалов),
• количество листов (арабскими цифрами и прописью),
• дату подписания,
• печать организации (если есть).

Пакет документов на бумаге нужно подавать в налоговую с сопроводительным письмом, в котором необходимо указать:

• основание для представления: реквизиты требования о представлении документов (информации) - дата и номер требования,
• общее количество листов документов.

Первичный формат документов значения не имеет

В соответствии законом № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» первичный учетный документ составляется на бумажном носителе или в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

Если законодательством или договором предусмотрено представление первичного учетного документа в госорган на бумажном носителе, вы обязаны по за свой счет изготавливать бумажные копии электронный документов.

Требования к документам бухгалтерского учета установлены ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете».

Сроки хранения документов не зависят от вида носителя (бумажный или электронный) и ограничения доступа к ним.

Информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе.

Сроки хранения документов

В соответствии со статьей 23 НК РФ организация обязана в течение пяти лет хранить данных бухгалтерского и налогового учета, необходимые для исчисления и уплаты налогов, в том числе документы, подтверждающие доходы и расходы, уплату (удержание) налогов.

Согласно статье 29 Федерального закона № 402-ФЗ первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней нужно хранить в течение сроков, установленных правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.