Управленческий учет на основе Главной книги

Управленческий учет – это, с одной стороны, расширенная система организации учета для целей контроля над деятельностью предприятия. С другой стороны, существует более узкая трактовка данного понятия, при которой под управленческим учетом понимается формирование специальных отчетов из имеющихся бухгалтерских данных для целей поддержки принятия решений.

Как известно, в основе бухгалтерского учета лежит метод двойной записи. Несколько месяцев назад компания «Агама» начала использовать его и в управленческом учете. Причем внутреннюю отчетность организации составляют сотрудники с бухгалтерским образованием. Ведь о двойной записи они знают не понаслышке.

Благодаря подходу, который описан в статье, менеджеры компании стали своевременно получать достоверную управленческую информацию. А финансовая служба смогла значительно повысить эффективность учета и анализа хозяйственных операций.

Предлагаемую методику можно реализовать в любой программе, которая предназначена для ведения бухгалтерского учета. Выглядит это так. Оператор вводит первичные данные один раз в общую базу. Затем часть информации, необходимую для бухучета, выгружают в бухгалтерскую программу. Управленческие данные также попадают в отдельную базу.

Основа учета – Главная книга

Все хозяйственные операции, которые проводят в управленческом учете, отражаются в Главной книге (табл. 1).

По аналогии с бухучетом в системе управленческого учета также используют дебетовые и кредитовые счета. По ним отражают все хозяйственные операции. Счета объединены в группы. Например, в группу счетов «Денежные средства» входят счета «Касса», «Расчетный счет», «Валютный счет». В группу «Собственный капитал» – «Акционерный капитал», «Прибыль». В совокупности счета составляют управленческий план счетов. Его еще называют классификатором счетов баланса.

Основной управленческий отчет компании – баланс. Его формируют по Главной книге. Чтобы составить баланс, нужно просуммировать операции по счетам каждой группы. Например, из таблицы 1 получается отчет «Баланс», который показан в таблице 2.

Первый принцип управленческого учета

Управленческий учет в финансовой компании «Агама» основан на четырех принципах. Первый из них таков. Все основные управленческие отчеты – простая расшифровка групп счетов в отчете «Баланс». Каждый отчет должен содержать начальный и конечный остатки, которые совпадают с остатками в балансе.

Например, отчет о движении денежных средств (ДДС) – это расшифровка группы счетов «Денежные средства». В примере, который приведен в таблице 1, эта группа представлена счетом «Расчетный счет». Начальный остаток по нему составляет 0 рублей, а конечный – 5000. Эти же цифры отражены в отчете о ДДС (табл. 3).

Отчет о доходах и расходах (ДР) является расшифровкой группы счетов «Собственный капитал». В рассматриваемом примере к этой группе относится счет «Прибыль» (табл. 4).

Управленческий план счетов необходимо хорошо продумать. Его нужно разбить на группы счетов таким образом, чтобы каждому отчету соответствовала своя группа. Причем одна группа может относиться только к одному отчету (табл. 5). Можно формировать и группы счетов, информация по которым не попадет ни в один отчет.

Второй принцип

Данные управленческого учета должны быть информативными для пользователей. Например, руководителю понадобились отчеты «О доходах и расходах» и «О движении денежных средств». Информацию в них нужно представить в разрезе статей, центров финансовой ответственности или сопоставить с плановыми показателями. Отделы продаж и маркетинга требуют данные по продуктам, каналам и точкам сбыта, поставщикам, себестоимости и проч. Для того чтобы информацию можно было представлять в требуемых разрезах, каждая группа счетов должна иметь аналитические признаки – классификаторы. По ним можно будет детализировать отчет. Как видно из таблицы 1, аналитические признаки присвоены всем счетам.

Для каждого отчета также нужно выделить основной классификатор, который отражает его суть. Например, в отчете о ДДС классификатором будут статьи движения денежных средств. То есть поступление от покупателей, погашение кредита, выплата заработной платы и т. д. Пример отчета о ДДС с разбивкой по статьям представлен в таблице 3. Второстепенными классификаторами для отчета о ДДС могут быть источники денежных средств, центры финансовой ответственности.

Таким образом, второй принцип управленческого учета звучит так: классификаторы отчетов должны совпадать с аналитическими признаками групп счетов, которые они расшифровывают (табл. 6).

Принцип третий

Вернемся к таблице 1. В ней операция 4 «Оплата от покупателя» была проведена по дебету счета «Расчетный счет». Напомним, что он относится к группе счетов «Денежные средства». В то же время эта операция была отражена по кредиту корреспондирующего счета «Расчеты с покупателями». Данный счет входит в одноименную группу счетов.

Заметим, что «Оплата от покупателя» – это статья ДДС. А статьи движения денежных средств являются основным классификатором отчета о ДДС.

Проводка полностью соответствует третьему принципу. Он заключается в том, что каждая статья основного классификатора отчета может корреспондировать только с одной группой счетов баланса.

В таблицах 7 и 8 приведены группы счетов, с которыми корреспондируют статьи ДДС и ДР.

Принцип четвертый

Любую операцию, при проводке которой корреспондируют счета из различных групп, нужно отразить одновременно в отчетах о ДДС и о ДР или одном из них. То есть каждая хозяйственная операция может проходить либо по обеим группам счетов «Денежные средства» и «Собственный капитал», либо по одной из них. Исключение составляет только один случай – когда счет дебета и счет кредита принадлежат одной группе.

В соответствии с этим принципом группы счетов баланса будут выглядеть так:

• основные средства;
• запасы, задолженность поставщиков;
• задолженность покупателей;
• прочая задолженность;
• денежные средства;
• собственный капитал;
• задолженность перед банками.

Здесь, в отличие от таблицы 5, счета «Запасы» и «Задолженность поставщиков» объединены в одну группу. Причина этого в том, что поступление товара не отражается ни в отчете о ДДС, ни в отчете о ДР.

Взаимосвязь основных отчетов

Если все четыре принципа соблюдены, управленческая отчетность будет логически целостной. Это наглядно показывает таблица 9. В ней по горизонтальным столбцам выполняется формула:

[Сумма по статьям отчета о ДР] – [Сумма по статьям отчета о ДДС] = Изменение сумм по группам статей баланса.

В то же время сумма по вертикальным столбцам должна быть равна нулю.

Описанная методика позволяет своевременно формировать достоверную управленческую отчетность. Фирма может профессионально вести все или некоторые участки бухгалтерского учета и отчетности, а также быстро найти решение юридических и определенных управленческих вопросов, так как с помощью новой методики можно правильно учитывать, например, бонусные и маркетинговые скидки, листинги, компенсации поставщиков.

Владимир Мороз, исполнительный директор компании «Междyнародный Деловой Консалтинг»

«Усложняет ли управленческий учет работу?..»

Любая учетная программа с двойной записью и планом счетов автоматически обеспечивает взаимосвязь данных по оборотам, остаткам и аналитическим срезам счетов. Но результат управленческого учета – это, в первую очередь, детальная и оперативная информация для контроля за основными бизнес-процессами компании.

Напомню, что управленческий учет на предприятии должен удовлетворять следующим требованиям:

• Оперативность. Наличие оперативной и достоверной отчетности в режиме on-line.
• Полнота. Управленческий учет должен охватывать все многообразие форм ведения бизнеса в современной России.
• Детальность. Система должна генерировать для собственников и менеджеров отчетность в разрезах, необходимых для мониторинга и принятия правильных оперативных и стратегических управленческих решений.

Если «бухгалтерские» и «управленческие» данные о хозяйственных операциях фирмы сильно отличаются, компания обычно ведет две параллельные системы учета. Двойного ввода рутинных операций фирма может избежать, если создаст общее электронное «хранилище данных» для всех групп пользователей. Чаще всего основной делают систему управленческого учета и из нее выгружают некоторые данные в «бухгалтерскую» базу.

Андрей Кривенко, финансовый директор группы компаний «Агама»