Уничтожение документов – вовремя и без проблем!

Храним: что, зачем и сколько?

До какого-то момента бумаги нужно хранить. Они подтверждают, например, что налоги рассчитаны верно и уплачены вовремя, зарплата выплачена полностью, срок использования оборудования определили верно, а долг перед контрагентом давно погашен. Такие документы важно сберечь без изменений и повреждений до тех пор, пока не истечет срок, установленный для них по закону.

Например, хранить документы по расчету и уплате налогов следует в течение четырех лет. Об этом сказано в подпункте 8 пункта 1 статьи 23 Налогового кодекса РФ. Такой срок установлен не случайно - он связан с периодом деятельности организации или предпринимателя, который может проверить налоговая инспекция.

Кадровые документы, составленные до 2003 года, хранятся 75 лет, а созданные в 2003 году и позже - 50 лет. «Бухгалтерскую» учетную политику и первичные документы нельзя терять в течение как минимум пяти лет после отчетного года. Бухгалтерскую отчетность и вовсе следует хранить до момента ликвидации организации.

Важно! Если в разных нормативных актах установлены разные сроки хранения одного и того же документа, то нужно ориентироваться на больший срок.

Когда бумаг становится много, удобно создать свой мини-архив или воспользоваться услугами официального архива – государственного либо частного. В любом случае архивные бумаги нужно систематизировать и составить на них опись. Так будет проще искать документ, если потребуется сделать копию или предъявить его при проверке.

Отбираем бумаги для утилизации

Отбирать документы с истекшим сроком хранения должна специальная экспертная комиссия. В нее могут входить сотрудники организации или предпринимателя (секретарь, бухгалтер, делопроизводитель и др.).

Определить, что срок хранения документа истек, не сложно. Покажем это на примере табеля учета рабочего времени сотрудников, работающих в нормальных условиях труда.

По закону табель учета рабочего времени следует хранить:

• как подтверждение «налоговых» расходов на оплату труда – в течение четырех лет после года, в котором начислена зарплата;
• как бухгалтерскую «первичку» - в течение пяти лет после года, в котором отражены расходы на оплату труда;
• как доказательство начисления страховых взносов – шесть лет;
• как документ по личному составу - пять лет со дня окончания года, в котором он составлен.

Так как сроки хранения разные, ориентируемся на самый длительный – шесть лет. К примеру, табель за сентябрь 2017 года нужно хранить до 31 декабря 2023 года.

Важно! По итогам отбора документов экспертная комиссия должна оформить акт о выделении их для уничтожения.

Уничтожаем: вовремя и без проблем!

Если срок хранения бумаг истек, их нужно уничтожить, а факт уничтожения – задокументировать. Утилизировать архив не опасно, если у вас на руках остается перечень «исчезнувших» бумаг. Такой список избавит от проблем при проверках и в судебных спорах, если нужно будет представить какие-либо доказательства.

Конечно, можно избавиться от бумаг своими силами – например, сжечь их, измельчить шредером и т.д. Но гораздо лучше воспользоваться услугами специалистов. Ведь у них есть необходимый опыт и мощный технический потенциал. Они гарантируют конфиденциальность и оперативность, обеспечат фото- и видеосъемку процесса уничтожения. А при желании могут утилизировать документы даже без личного присутствия заказчика.

Важно! Специализированная фирма правильно оформит подтверждающие документы, в том числе:

• накладную (в ней указывают дату передачи, вес и количество бумаг);
• акт об уничтожении (в нем фиксируют реквизиты всех документов и способ уничтожения. Однородные документы можно указывать под общим заголовком, с крайними датами. Например, "авансовые отчеты за 2009 г., крайние даты - 20.01.2009 - 01.12.2009").

Сейчас популярны такие услуги по утилизации архивов, как:

• вывоз документов и измельчение мощным производительным шредером;
• вывоз документов и сжигание в высокотемпературной печи;
• измельчение бумаг выездным шредером на территории заказчика.