Умная рассылка писем из 1С: маркетинг для бухгалтера или как не утонуть в счетах и собрать дебиторку

Часто работа бухгалтера связана с взаимодействием с контрагентами: контролировать, вовремя ли оплачены счета, подписаны ли накладные и акты, сверять взаиморасчеты. По счетам требуется постоянный контроль, по каким из них приближается дата оплаты, а какие уже просрочены. Подписание документов может стать настоящей головной болью, ведь зачастую для этого приходится напоминать аккаунт-менеджерам, чтобы те несли документы, а они забывают. Это особенно актуально, если услуги, предоставляемые клиентам, оплачиваются ежемесячно.

Как сдержать рост задолженности, предупредить потерю оборотных средств и собирать ежемесячную "дебиторку" на 100%, не потерять документацию, своевременно выставлять счета, отправлять акты, контролировать подписи?

Помощь рядом: рассылки писем и смс из 1С для клиентов и внутреннего использования

Идея состоит в автоматизации процессов в 1С - настройке автоматических уведомлений и рассылки писем и/или смс как для клиентов, так и для сотрудников организации. Представьте, что программа сама напоминает клиентам и менеджерам о неоплаченных счетах и неподписанных документах, не заставляет “подходить” к себе, а привлекает внимание, только если есть релевантная информация.

Например, ваша 1С Бухгалтерия может автоматически отправлять такие письма:

Шаблон "Предупреждение".

Данные: из выставленных клиентам счетов, графы "Срок оплаты", "Оплата".

Время рассылки: за 2 дня (рабочих) до времени оплаты.

Адресат: email клиента

Сообщение с вложением счета:

"Напоминаем вам о неоплаченном счете, срок оплаты которого истечет ....

Счет ... от ...

Компания "..."

Это письмо отправлено автоматически из учетной системы. Если у вас есть вопросы по нему, вы можете задать их ответным письмом, или позвонив по телефону ... ... ..., наши аккаунт-менеджеры вам помогут"

или

Шаблон "Неподписанные акты для клиента".

Данные: используются данные из актов, графа "Подписан". Два условия - есть акты со статусом "Не подписан", от даты акта прошло больше месяца.

Время рассылки: раз в месяц, в первый вторник, в 10.00

Адресат: email клиента

Сообщение со вложенным актом:

“По данным учетной системы от вас не вернулся подписанный акт(ы)

Акт … от …

Акт … от ...

Просим вернуть наши экземпляры приложенных актов или распечатать акт(ы) во вложении, подписать, поставить печать и выслать нам.

Адрес для отправки: ...

Компания "..."

Это письмо отправлено автоматически из учетной системы. Если у вас есть вопросы по нему, вы можете задать их ответным письмом, или позвонив по телефону ... ... ..., наши аккаунт-менеджеры вам помогут"

Приведенные шаблоны - реальный кейс, работающий в одной из компаний, установивших модуль Програм Лайн: Директ Маркетинг в 1С Бухгалтерию.

Модуль для рассылок из 1С: как это работает?

1. В несколько кликов в 1С Бухгалтерию встраивается модуль для рассылок. При этом последующие обновления не затрагиваются, т.к. только добавляются новые функции.
2. Задаются отслеживаемые события, адресаты, время отправки сообщений.
3. Настраиваются шаблоны писем с автоподстановкой информации, которая есть в базе данных 1С Бухгалтерии, указываются печатные формы, которые будут сформированы и вложены в письма.
4. Программа ежедневно (или по другому расписанию) формирует запросы по настроенным шаблонам и рассылает email. При этом контролируется отправка дублей – контрагенты получают уникальные письма.
5. Сервис сбора статистики показывает, какие письма прочитаны, а с какими клиентами потребуется связаться другими способами.

Используем рассылку писем из бухгалтерского отдела как канал продвижения товаров и услуг

Письма клиентам способны приносить дополнительную пользу. Приведенные примеры сообщений на языке маркетинга называются “транзакционными”, т.к. формируются на основе предстоящих или прошедших событий. Открываемость таких писем близка к 100%, ведь они содержат важную для адресата информацию. Поэтому добавление рекламы товаров и услуг компании в эти письма станет действенным средством повышения продаж.

Как экономить время: автоматизируем с помощью модуля Директ Маркетинг рассылки по платежам и кадровым документам

Возможностей, предоставляемых модулем Директ Маркетинг гораздо больше, чем вмещают рамки статьи. Способы применения ограничены только фантазией пользователя. Приведем другие часто используемые паттерны:

1. Отправка писем или смс при поступлении платежа или отправке платежного поручения в банк
2. Рассылка в один клик счетов, актов сверки и других документов
3. Информационные рассылки: об акциях, скидках, новых поступлениях, графиках работы и т.д.
4. Поздравления с Днем рождения и другими праздниками
5. Рассылки расчетных листков и уведомлений по предстоящим отпускам при встраивании в 1С ЗУП

С полным описанием продукта и другими примерами того, какая может быть настроена рассылка email или sms из 1С, ознакомьтесь на сайте производителя - компании Програм Лайн. Предусмотрена триальная версия, попробуйте программу в действии бесплатно.

Програм Лайн