Учтем расходы на бензин

Обойдемся без Норм?

Подпункт 11 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса разрешает включить стоимость бензина в состав прочих расходов. При этом глава 25 кодекса не относит «топливные» издержки к нормируемым затратам. Однако инспекторы зачастую требуют нормировать стоимость бензина. Например, списывать его в пределах Норм расхода топлива (Р3112194-0366-03), утвержденных Минтрансом России 29.04.2003. А по автомобилям, для которых нет нормативов, – исходя из данных техдокументации на транспорт (письмо Минфина России от 04.05.2005 № 03-03-01-04/1/223). Но использовать эти нормы лишь право, а не обязанность фирмы, ведь они не имеют юридической силы. Документ не регистрировался Минюстом и не публиковался. Но если фактический расход топлива значительно отличается от этих норм, чтобы избежать споров с инспекторами, фирма может провести контрольные замеры. Полученные значения следует утвердить приказом директора в качестве нормативов. Тогда для целей налогообложения могут приниматься именно эти показатели.

Если автомобиль арендованный

Рассмотрим, как нужно учитывать расходы на приобретение топлива, если автомобиль взят компанией напрокат. По статье 646 Гражданского кодекса, если иное не предусмотрено договором аренды, затраты на машину (в т. ч. на ее заправку) должен оплачивать арендатор. И как отмечается в письме Минфина России от 28.12.2005 № 03-03-04/1/463, они могут быть учтены при исчислении «прибыльного» налога. Аналогичным образом обстоит дело и для тех фирм, которые применяют упрощенный режим налогообложения. Если организация-арендатор покупает бензин за свой счет, то она вправе включить стоимость топлива в расходы на основании подпункта 12 пункта 1 статьи 346.16 Налогового кодекса (письмо Минфина России от 01.02.2006 № 03-11-04/2/24).

Документы – всему голова

Следующим немаловажным моментом при списании затрат на ГСМ является их документальное подтверждение.

В зависимости от формы расчетов при покупке бензина потребуются такие документы:

• кассовый чек – при наличных платежах. Отметим, что в чеке кроме информации о дате и сумме покупки должны быть, в частности, сведения о марке и количестве отпущенных ГСМ. Если в документе таких данных нет, то к нему следует приложить товарный чек, в котором эта информация будет;
• талоны или топливные карты на бензин – при безналичных расчетах. Фирма выдает талоны и карты водителям, по которым они и заправляют автомобили. Выдачу карт нужно регистрировать в книге (журнале) учета приема и выдачи топливных карт. Учитывают затраты на бензин в конце месяца, после поступления актов (накладных) от поставщика с данными об отпущенном количестве топлива.

Обратите внимание: чтобы принять к вычету входной НДС со стоимости бензина, купленного за наличные, потребуется еще и счет-фактура. Поскольку, по мнению налоговых инспекторов, при отсутствии счета с выделенной в нем суммой НДС налог к вычету не принимают. Выделен он в чеке ККТ или нет, неважно. Однако зачастую судьи с выводами инспекторов не соглашаются (постановления ФАС Уральского округа от 29.04.2002 № Ф09-843/02-АК, от 08.07.2003 № Ф09-1961/03-АК, от 10.07.2003 № Ф09-1990/03-АК, ФАС Восточно-Сибирского округа от 13.05.2004 № А19-3123/03-43-Ф02-1631/04-С1).

Главным оправдательным документом для списания «топливных» расходов при любых вариантах их оплаты служит путевой лист. Формы листов утверждены постановлением Госкомстата России от 28.11.97 № 78. Однако они обязательны только для автотранспортных компаний. Остальные фирмы вправе самостоятельно разработать форму путевого листа. Главное, чтобы в ней были все необходимые реквизиты первичного документа, предусмотренные статьей 9 Закона «О бухгалтерском учете». Так разъяснил Минфин России в письме от 07.04.2006 № 03-03-04/1/327. А в письме от 20.02.2006 № 03-03-04/1/129 финансовое ведомство разрешило составлять путевой лист раз в месяц при условии, что на его основании можно будет судить об обоснованности расхода бензина. Поэтому Минфин рекомендует указывать в путевом листе маршрут передвижения машины. Эти данные позволят судить о факте использования автомобиля сотрудниками в служебных целях. Иначе расходы на бензин считать обоснованными будет нельзя.