Учет трудовых книжек: практические рекомендации
19.09.2007 распечататьОсновным документом, который свидетельствует о трудовой деятельности и стаже сотрудника, является трудовая книжка. Как правило, принимая на работу новичка, еще не имеющего опыта работы, покупку для него трудового бланка организация берет на себя. Попробуем разобраться, какие трудности могут встать на пути бухгалтера при отражении на счетах бухучета столь ценного приобретения.
Порядок хранения и учета трудовых книжек прописан в постановлении Правительства от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках» (далее — Правила). Стоит отметить, что есть два вида их учета: бухгалтерский и кадровый. В первом случае речь идет об отражении покупки бланков документов и их списании, которое происходит в случае выдачи книжек сотрудникам или их порчи. Как раз на этом виде учета мы и остановимся поподробнее.
Разберемся со счетами
Продажа трудовых книжек для фирмы не является основным видом деятельности. Согласно пункту 46 Правил и пункту 4 Порядка обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в нее (утвержден приказом Минфина от 22 декабря 2003 г. № 117н), работодатели «запасаются» ими на договорной основе за плату. Поставщиком подобных бланков может выступать как само объединение ГОЗНАК, так и иные распространители, отвечающие требованиям, установленным вышеуказанным объединением. В связи с этим купленные бланки следует учитывать не на счете 41 «Товары», а на счете 10 «Материалы», субсчет 6 «Прочие материалы». По той же причине их выдача работникам учитывается не с участием счета 90 «Продажи», а проводится как реализация через счет 91 «Прочие доходы и расходы».
В пункте 42 Правил содержится указание на то, что бланки трудовой книжки и вкладыша в нее должны храниться в организации как документы строгой отчетности. Поэтому помимо учета по счету 10 «Материалы» целесообразно поступление и выдачу указанных бланков отражать на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности» в условной оценке (как правило, 1 руб.).
За плату или даром?
Пунктом 47 Правил предусмотрено, что сотрудник должен оплатить предоставленную ему трудовую книжку, причем в размере, равном расходам работодателя на ее приобретение. Кстати, применять ККТ в этом случае не нужно. Объясняется это тем, что организация, по сути, не продает бланк, а возмещает собственные траты. Подобное утверждение содержится в постановлении ФАС Северо-Западного округа от 2 марта 2007 г. № А56-44214/2006.
Следует иметь в виду, что если фирма захочет заняться благотворительностью и подарить книжку, то она не сможет уменьшить «прибыльную» базу на затраты по ее приобретению. Ведь согласно пункту 16 статьи 270 Налогового кодекса расходы в виде стоимости безвозмездно переданного имущества с этой целью не учитываются. Также стоит отметить, что, выдавая трудовую книжку, компания обязана начислить налог на добавленную стоимость (п. 1 ст. 168 НК). В противном случае ревизоры откажут в вычете (ст. 171 и 172 НК).
Однако существуют и такие ситуации, при которых работодатель просто не имеет права взимать плату за выдачу бланков, а именно:
- при массовой утрате трудовых книжек работодателем в результате чрезвычайных ситуаций, как то: экологических и техногенных катастрофах, стихийных бедствиях, массовых беспорядках и других чрезвычайных обстоятельствах (п. 34 Правил);
- при неправильном первичном заполнении трудовой книжки или вкладыша в нее (п. 48 Правил);
- при порче бланка не по вине работника (п. 48 Правил).
Пример
ООО «Привилегия» 1 августа 2007 г. приобрело у ООО «ГОЗНАКсбыт» 50 бланков трудовых книжек по цене 118 руб. за штуку (в том числе НДС — 18 руб.). Условная оценка установлена в размере 1 руб. за бланк. 6 августа 2007 г. на работу была принята Ю.В. Мельниченко, которая ранее нигде не работала. Кадровый работник испортил один бланк, неправильно заполнив трудовую книжку, и израсходовал второй бланк. В бухучете операции будут отражены следующим образом:
1 августа 2007 г.:
Дебет 10-6 Кредит 60
— 5000 руб. (100 руб. × 50 шт.) — получено 50 бланков трудовой книжки по цене 100 руб.;
Дебет 19 Кредит 60
— 900 руб. (18 руб. × 50) — учтен НДС, предъявленный продавцом;
Дебет 006
— 50 руб. (50 шт. × 1 руб.) — оприходовано 50 бланков трудовой книжки;
Дебет 60 Кредит 51
— 5900 руб. — оплачены полученные бланки;
Дебет 68 Кредит 19
— 900 руб. — предъявлен к вычету НДС.
6 августа 2007 г.:
Дебет 91-2 Кредит 10-6
— 200 руб. — списаны испорченный работником кадровой службы и выданный сотруднику бланки;
Кредит 006
— 2 руб. — списаны испорченный кадровиком и выданный сотруднику бланки;
Дебет 73 Кредит 91-1
— 118 руб. — возмещение стоимости выданного сотруднику бланка трудовой книжки;
Дебет 73 Кредит 91-1
— 118 руб. — начислено возмещение стоимости испорченного бланка;
Дебет 91-2 Кредит 68
— 36 руб. (200 руб. × 18%) — начислен НДС с возмещения стоимости;
Дебет 70 Кредит 73
— 118 руб. — удержана стоимость бланка из зарплаты нового сотрудника;
Дебет 70 Кредит 73
— 118 руб. — удержана стоимость испорченного бланка из зарплаты кадровика.
Бланки любят счет
Еще одна непосредственная обязанность бухгалтера, связанная с трудовыми книжками, — ведение приходно-расходной книги по учету бланков (п. 41 Правил), форма которой приведена в Приложении 2 к постановлению Минтруда от 10 октября 2003 г. № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек». В данную книгу следует вносить информацию обо всех операциях, связанных с получением и расходованием трудовых книжек и вкладышей к ним. При этом необходимо в обязательном порядке указывать серию и номер каждого бланка. Страницы приходно-расходной книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, после чего регистр заверяется подписью руководителя компании, скрепляется сургучной печатью или опломбируется.
