Тайны кадрового мастерства

Замужество – проблема для бухгалтера

Рассмотрим обычную ситуацию: сотрудница вышла замуж и сменила фамилию. Во всех бумагах фирмы указана ее девичья фамилия, например в табеле учета рабочего времени и расчете оплаты труда (форма № Т-12, утв. постановлением Госкомстата от 5 января 2004 г. № 1), в индивидуальной карточке учета сумм начисленных вознаграждений, ЕСН и взносов на ОПС (утв. приказом МНС от 27 июля 2004 г. № САЭ-3-05/443), личной карточке работника (форма № Т-2, утв. постановлением Госкомстата от 5 января 2004 г. № 1), трудовой книжке, трудовом договоре и т. п. Заменить в документах старую фамилию на новую можно только согласно приказу, а для него требуется основание (свидетельство о браке). Причем форма такого приказа законодательством не установлена.

Обычно бухгалтеры составляют приказы так: «числить кассира Федорову под фамилией Смирнова». По мнению же профессора кафедры трудового права Российской академии правосудия Валентины Андреевой, в подобной ситуации следует составить приказ в такой форме:

Приказ

12 июня 2006 г. № 17

В связи со сменой фамилии кассиром Н.П. Егоровой на Н.П. Ковалева приказываю внести соответствующие изменения в учетные документы.

Основание: свидетельство о браке (дата, номер).

Ген. директор Смирнов Смирнов Р.Д.

Нюансами пренебрегать не стоит

Еще одну трудность представляет собой штатное расписание (форма № Т-3, утв. постановлением Госкомстата от 5 января 2004 г. № 1). Большинство организаций пытаются его «усовершенствовать» и не указывать в нем размеры окладов. Бухгалтеры по расчету заработной платы в графе «Тарифная ставка (оклады)» штатного расписания зачастую пишут «согласно трудовому договору». Однако если фирму посетит трудовая инспекция, то ее сотрудники наверняка попросят штатное расписание, ну а затем наложат штраф. Свои действия придирчивые инспекторы обоснуют тем, что в графе «Оклады» нужно писать точный размер окладов, а не ссылаться на трудовой договор.

По мнению Валентины Андреевой, инспекторы в данной ситуации правы. Дело в том, что если в штатном расписании не указать размеры окладов, то фактически это будет уже другой документ – «штатная расстановка». Поэтому фирму могут оштрафовать либо за отсутствие штатного расписания, либо за нарушения в нем допущенные при его составлении.

Может возникнуть и другая проблема. Например, если просмотреть трудовые договоры может оказаться, что при некоторых одинаковых должностях предусмотрены разные оклады. В случае если оклад у менеджера Иванова 10 тысяч рублей, а у менеджера Петрова – 25 тысяч рублей бухгалтеру, придется в штатном расписании, проставит «вилку», т. е. предельные суммы 10 000 руб. – 25 000 руб.

«К сожалению, это не выход, – объясняет Валентина Андреева. – Разные оклады на одной и той же должности – это дискриминация сотрудников. Ведь по Трудовому кодексу ограничивать трудовые права и свободы по обстоятельствам, не связанным с деловыми качествами сотрудника, работодатель не имеет права (ст. 2, 3 ТК).

Работников принимают на одну и ту же должность. Оклад – это изначальные условия оплаты для конкретной должности. И получается, что, принимая двух сотрудников на определенную должность с одинаковыми должностными обязанностями, но разными окладами, работодатель изначально ставит двух сотрудников в неравные условия. Поэтому трудовая инспекция наверняка вынесет предписание об устранении нарушений трудового законодательства и оштрафует организацию. Решить эту проблему можно, внеся уточнения в наименование должностей. Пусть должность Иванова будет называться, например, «младший менеджер», а Петрова – «старший менеджер».

Незначительные изменения

Приходно-расходную книгу по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним и книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, обязаны вести все организации (п. 40 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления трудовых книжек и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства от 16 апреля 2003 г. № 225). В 2003 году утверждена новая форма этих книг одновременно с инструкцией по заполнению трудовых книжек (постановление Минтруда от 10 октября 2003 г. № 69).

Фирмы, которые открылись ранее и завели приходно-расходную книгу по учету бланков трудовых книжек по старому образцу, должны были прочеркнуть все строчки в старой книге и завести новую. Но некоторые так поступать не стали и до сих пор ведут старую книгу.

«В принципе, из старой формы приходно-расходной книги по учету бланков трудовых книжек убрали только столбцы «копейки», – рассказывает Валентина Андреева. – Все остальные графы остались без изменений. Если на фирме продолжают вести старую форму, не заполняя «убранные» столбцы, то по сути записи остаются верными. Так что фирма, скорее всего, сможет отстоять свою позицию в споре с трудовой инспекцией».

Пережитки прошлого

Согласно пункту 41 постановления правительства от 16 апреля 2003 г. № 225, организации должны прошнуровывать и скреплять сургучной печатью листы приходно-расходной книги по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним и книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Сейчас это сделать весьма сложно.

Как правило, бухгалтеры прошивают и ставят оттиск обычной печати, подпись и дату. Ведь кассовую книгу и большинство бухгалтерских документов заверяют именно так. Однако во время проверки трудовая инспекция с таким «заверением» может не согласиться и оштрафовать фирму за нарушение (ст. 5.27 КоАП).

«К сожалению, в настоящее время использование сургуча действительно создает много проблем, – говорит Валентина Андреева. – Некоторые инспекторы это знают и не обращают внимания на то, как опечатаны книги. Главное – чтобы печать была. Однако формально повод для штрафа есть. Чтобы не возиться с сургучом, можно скрепить книгу пломбой».

C.А. Чаплинская, обозреватель «Федерального агентства финансовой информации».