Связь расходов с производством: в чем смысл и как подтвердить

Какие затраты не могут быть связаны с производством

Основополагающим критерием для учета затрат при налогообложении является связь расходов с направленной на получение дохода деятельностью. Эти положения изложены в  пункте 1 статьи 252 НК РФ , носят общий характер и касаются всех видов затрат, включая материальные.

Благотворительная деятельность, к примеру, не может являться источником дохода по определению. Ведь благотворительность – это оказание материальной помощи нуждающимся (как отдельным лицам, так и организациям).

Поэтому затраты на благотворительность не отвечают критериям расходов, учитываемых в базе по налогу на прибыль, поскольку не связаны с производством.

Также и сумму штрафа, уплаченного за иное лицо, нельзя включить в базу по налогу на прибыль, как экономически не обоснованный расход. Уплата штрафа за третье лицо не может рассматриваться как оплата расходов, произведенных для ведения собственной деятельности. Об этом говорится в письме Минфина от 9 ноября 2021 г. № 03-03-06/1/90180.

Что может послужить примерами экономически обоснованных расходов, то есть связанных с производственной деятельностью фирмы?

Трудовые отношения между фирмой и работником

Примером экономического обоснования расходов могут быть трудовые отношения между компанией и работниками. Например, если трудовыми договорами предусмотрено добровольное личное страхование сотрудников, страховые платежи по таким договорам можно отнести к расходам на оплату труда и учесть в налоговой базе по прибыли (см. письмо Минфина от 5 мая 2014 г. № 03-03-06/1/20922).

Маркетинговая политика

Также экономически обоснованными будут являться расходы, осуществленные на основании маркетинговой политики фирмы.

Напомним, что маркетинговая политика любой фирмы описывает организацию работы компании для продвижения товаров и услуг. На основе этого документа принимаются многие управленческие решения.

Наличие маркетинговой политики зачастую помогает фирмам выигрывать споры с налоговой инспекцией о признании расходов.

Так, оправдывая затраты фирмы на цветы в офисе, суд отметил, что это относится к реализации маркетинговой политики, и расходы являются прочими на основании подпункта 49 статьи 264 НК РФ. Поскольку благоприятная атмосфера в офисе дает возможность привлекать больше покупателей и инвесторов (см. Постановление ФАС МО от 23 мая 2011 г. № КА-А40/4531-11).

Существенные условия договора

Экономически оправданными затратами можно считать те, без которых невозможно выполнение того или иного договора. По гражданскому законодательству при заключении договора стороны должны определить его существенные условия.

Как сказано в статье 432 Гражданского кодекса, существенными являются:

• условия о предмете договора (например, выполнение какой-либо работы, купля-продажа имущества или сдача его в аренду и т. д.);
• условия, которые поименованы в законе как необходимые для договора того или иного вида (например, перечень существенных условий договора страхования приведен в ст. 942 ГК РФ, доверительного управления имуществом – в ст. 1016 ГК РФ и т. д.);
• другие условия, которые стороны договора считают для себя существенными.

Таким образом, если ваша фирма договорилась оплатить те или иные расходы и это условие является по договору существенным, то они считаются экономически оправданными. Следовательно, данные расходы уменьшают налогооблагаемую прибыль независимо от того, нравятся они инспекции или нет.

Главное – должно соблюдаться любое из двух условий:

• договор, который заключила фирма, связан с получением выручки;
• расходы по договору, в рамках которого оплачиваются те или иные затраты, уменьшают налогооблагаемую прибыль .

 Пример.  Существенные условия договора
Компания ремонтирует помещение производственного офиса по договору со строительной фирмой. Существенным условием договора подряда на ремонт офиса является обеспечение строительных рабочих трехразовым питанием. В этой ситуации компания может списать расходы на питание рабочих в уменьшение налогооблагаемой прибыли.

	 Если налоговики с этим не согласятся, фирме следует указать, что расходы на ремонт офиса уменьшают облагаемую прибыль (ст. 260 НК РФ). При этом обеспечение рабочих питанием – существенное условие договора подряда. Без оплаты таких расходов фирма не сможет офис отремонтировать. Следовательно, данные расходы являются экономически оправданными.

Пакет подтверждающих документов

Какие конкретно документы подтвердят связь расходов с производством, в НК РФ не найти. А вот в судебной практике можно найти много полезной информации.

Так, налогоплательщик понес затраты на закупку металла для производства трубопроводной арматуры, аппаратов, сепараторов, бочек и различных видов сосудов для нефтяной и газовой промышленности.

В суде фирма представила:

• приходные ордера формы М-4;
• требования-накладные формы М-11;
• карточки чета материалов по номенклатуре товара;
• акты о списании товарно-материальных ценностей;
• карточку счета 20 «Основное производство»;
• карточки счета 43 «Готовая продукция»;
• накладные на передачу готовой продукции на склад;
• перечень наименований аппаратов, произведенных с использованием спорного металла;
• техническую документацию (в том числе раскройные карты на листы металла и выписки из паспортов изделий);
• список покупателей указанных аппаратов;
• копии договоров с покупателями (заказчиками) готовой продукции, оприходованной по счету 43.

На основании этого пакета документов судьи признали материальные расходы обоснованными и документально подтвержденными (см. постановление АС Поволжского округа от 26 апреля 2022 г. № Ф06-17773/2022 по делу № А49-22/2021).