Когда вы можете получить от ИФНС требование о представлении документов

Статьей 93 НК РФ налоговикам предоставлено право истребовать у организации документы в рамках камеральных и выездных налоговых проверок.

Статьей 88 НК РФ определен перечень тех документов, которые ИФНС может затребовать при камеральной проверке.

Список документов, которые может затребовать ИФНС при камералке:

1. Документы, которые подтверждают право организации на применение налоговых льгот. П.6 ст. 88 НК РФ.
2. Документы, которые обосновывают правильность применения организацией вычета по НДС. П.8ст. 88 НК РФ.
3. Счета-фактуры, акты и другие первичные документы учета, которые обосновывают показатели в декларации по НДС в том случае, если налоговики найдут несостывки в декларации по НДС организации и её контрагентов. П.81.1 ст. 88 НК РФ.
4. Документы, на основании которых были внесены изменения в первичные данные декларации и регистры налогового учета с первичными и измененными данными. П.8.3. ст.88 НК РФ.
5. Документы, которые подтверждают необлагаемые суммы или применение пониженных ставок. П.8.6. ст.88 НК РФ.

Если в организации проводится выездная проверка, налоговики могут затребовать любые документы, которые связаны с исчислением и уплатой налогов. Но, согласно п.12 ст. 89 НК РФ, только документы, относящиеся к проверяемому периоду.

Если проверяют партнера

Кроме того, что организация может получить требование о предоставлении документов в рамках камеральной проверки своей отчетности, ей может поступить требование о представлении документов в рамках камеральной проверки партнера по бизнесу. Даже, в том случае, если проверяют третьего, четвертого участника сделки в общей бизнес-цепочке.

Документы вне проверок

Статьей 93 НК РФ налоговикам разрешено истребовать документы вне рамок проверок.

ИФНС может запрашивать документы, если инспекторы собирают информацию о какой-то конкретной сделке. В этом случае, одна ИФНС направляет поручение другой ИФНС, где организация стоит на учете.

Вы в результате этого получаете требование о предоставлении документов от вашей ИНФС на основании запроса другой ИНФС.

Как налоговая инспекция направляет требования

Налоговой инспекции предоставлено право передавать требования следующими способами (п.4 ст. 31 НК РФ):

• вручить под расписку непосредственно лицу, которому адресовано требование или его представителю;

• отправить по почте заказными письмом;

• отправить в электронной форме по ТКС через оператора электронного документооборота;

• выложить требование в личный кабинет налогоплательщика.

Право налоговой инспекции по выбору способа, как направить требование, ограничено только в отношении компаний, которые согласно НК РФ обязаны сдавать налоговую отчетность в электронной форме. Таких компаний подавляющее большинство. Этим организациям налоговики должны направлять требования только электронно.

Если организация сдает налоговую отчетность в электронной форме, то и требования о представлении документов направляются ей в электронном формате (п. 4 ст. 31 НК РФ).  

Если организация сдает отчетность на бумаге, требования о представлении документов ей направляются на бумаге по почте России либо вручаются под расписку.

Организация, которая сдает электронную отчетность обязана обеспечить техническую возможность, принимать от ИФНС электронные документы по ТКС через оператора электронного документооборота.

Как считать срок получения требования о предоставлении документов

Если требование получено в электронной форме

Это вопрос регламентирован пунктами 6,12,13 Порядка, утвержденного приказом ФНС России от 17.02.11 № ММВ-7-2/168@.

Датой получения электронного требования считается дата, когда бухгалтер организации (или директор) открыл файл с требованием и направил в ИФНС квитанцию о приеме.

Обратите внимание, что согласно п.5.1 ст. 23 НК РФ налогоплательщик обязан направить в ИНФС квитанцию о приеме через оператора ЭДО не позднее 6 рабочих дней с момента отправки требования инспекцией.

Требование направлено через личный кабинет налогоплательщика

Возможность передавать требования через личный кабинет налогоплательщика появилась с 2015 года.

Датой получения требования через личный кабинет считается день, следующий за днем размещения требования в личном кабинете налогоплательщика. Абзац 4 п. 4 ст. 31 НК РФ.

Требование на бумажном носителе

Датой получения требования, направленного по почте заказным письмом, считается 6 день со дня отправки письма адресату. Данный срок установлен в п. 4 ст. 31 НК РФ.

В бумажном или электронном виде направлять документы по требованию ИФНС

Согласно пункту 2 ст. 93 НК РФ, в электронном формате можно представить документы, которые изначально были составлены в электронной форме по установленным форматам или перевести в электронной формат бумажные документы, и отправить их в виде сканов.

Для передачи скан-образов существует свой формат, он утвержден приказом ФНС России от 18.01.17 № ММВ-7-6/16@.

Документы, направленные в ИФНС на основании требования, должны быть подписаны усиленной квалифицированной электронной подписью.

Документы, составленные на бумаге, должны быть представлены в виде копий, заверенных руководителем организации. Все листы должны быть прошиты и пронумерованы. Привлекать нотариуса к заверению копий в данном случае не нужно.

Сроки предоставления документов по требованию налоговой

Если вы получили от ИФНС требование о представлении документов в рамках камеральной или выездной проверки, документы нужно предоставить в течение 10 рабочих дней с даты получения требования. Для консолидированных групп этот срок составляет 20 рабочих дней. Сроки установлены в п. 3 ст. 93 НК РФ.

Если вы получили требование о предоставлении документов в рамках «встречной» проверки, документы нужно подготовить и передать налоговикам в течение 5 рабочих дней с даты получения требования. Если налоговики запросили документы по конкретной сделке, на подготовку и передачу документов у вас есть 10 рабочих дней с даты получения требования согласно п.5 ст. 93.1 НК РФ.  

Как продлить срок для предоставления документов по требованию ИФНС

Если вы не успеваете подготовить документы в срок, зафиксированный в требовании, нужно направить в ИФНС письменное уведомление о невозможности представить документы (информацию) в установленный срок по форме, утвержденной приказом ФНС России от 24.04.19 № ММВ-7-2/204@.

Составить и отправить в ИФНС уведомление о продлении срока на предоставление документов нужно в течение дня, следующего за днем получения требования. На основании этого уведомления налоговики в течение двух дней могут принять одно из двух возможных решений: продлить срок представления затребованных документов или отказать в продлении.

Для обычных компаний период, на который налоговики могут продлить срок в НК РФ не установлен. Для консолидированных групп срок представления документов может быть продлен не менее чем на 10 дней (п. 3 ст. 93 НК РФ).

Если затребованных документов нет

Если налоговики запросили у вас документы, которых нет, вы имеете право ответить отказом. У вас есть один день со дня получения требования сообщить налоговикам, что нужных им документов у вас нет. Право отказа установлено п.3 см. 93 НК РФ, а срок – п.5 ст. 93.1. НК РФ.

Форма уведомления с отказом утверждена приказом ФНС России от 24.04.10 № ММВ-7-2/204@.  

ИФНС требует документы повторно

С одной стороны, ИФНС имеет право затребовать документы повторно. С другой стороны, организация, имеет право не сдавать второй раз документы, которые уже были представлены.

Если вы получили требование о представлении документов повторно, нужно уведомить налоговую о том, что документы подавались ранее. Укажите реквизиты первого требования о предоставлении документов, и перечень предоставленных ранее документов с реквизитами.

Правда, если налоговики потеряют документы «вследствие обстоятельств непреодолимой силы», вам придется сдать документы второй раз.

Штрафы за непредоставление документов по требованию ИФНС

Если вы не будете получать требования налоговиков, не будете отправлять в ИФНС квитанцию о получении электронного требования, расчетный счет организации могут заблокировать (подп. 1.1 и подп. 2 п. 3 ст. 76 НК РФ).

Отказ представить в срок документы, истребованные в рамках проверки, грозит штрафом, в размере 200 рублей за каждый документ. (п.1ст. 126 НК РФ)

Если контрагент проверяемой организации отказывается направить запрошенные документы, штраф может составить 10 000 рублей (п.2 ст. 126 НК РФ).

Необоснованный отказ представить информацию о конкретной сделке грозит штрафом в размере 5 000 рублей (п.1 ст. 129.1 НК РФ).

Повторный отказ в течение года может обойтись компании в 20 000 рублей (п. 2 ст. 129.1 НК РФ).