Справка о доходах: для чего нужна и как ее выдать?

Что такое справка о доходах?

Справка о доходах - это документ, который отражает, какие доходы получил работник за определенный период времени, например, за год. При этом все полученные доходы в такой справки разбиваются помесячно, т.е. указывается не только общая сумма, которая пополнила бюджет работника в определенном году, но и расписывается, сколько конкретно денег работник получал каждый месяц, а также виды дохода (например, зарплата или оплата по листку временной нетрудоспособности). Кроме того, в справке о доходах должен быть отражен размер исчисленного и удержанного НДФЛ.

Для чего может понадобиться справка о доходах?

Причин, по которым работник может попросить выдать ему справку о доходах, множество. Чаще всего такая справка требуется для оформления налогового вычета, а также она может понадобиться для получения туристической визы, заключения с банком кредитного договора, начисления некоторых видов пособий и в иных случаях, когда нужно подтвердить размер доходов работника и его платежеспособность.

Форма справки о доходах

Справку о доходах выдает налоговый агент, который в течение определенного периода обеспечивал доход физического лица и платил за него НДФЛ. Другими словами, это работодатель.

В соответствии со ст. 62 ТК РФ работник вправе по письменному запросу получать от работодателя документы, касающиеся его трудовой деятельности. Следовательно, основанием для выдачи справки о доходах  является соответствующее заявление работника.

Как заполнить справку о доходах?

В справке указываются:

• виды доходов работника с указанием кода и суммы;
• виды и суммы вычетов, которые были предоставлены налоговым агентом;
• общая сумма полученных работником доходов за определенный период времени, например, за год;
• сведения об уплате НДФЛ с доходов.

Кроме того, необходимо указать данные работника -  его ФИО, ИНН, дату рождения и т.п.

Все суммы доходов и вычетов нужно указывать в рублях и копейках, а суммы налога необходимо округлять до целых чисел. Если копеек меньше 50, то они не учитыааются. Если больше, то они округляются до целого рубля.

Обычно справка оформляется в бумажном виде и выдается работнику лично или направляется ему по почте. Однако если в компании ведется электронный документооборот, справку можно выдать и в электронном виде.

В какой срок нужно выдать справку о  доходах?

Если работник продолжает работать в компании, справку ему нужно выдать в течение трех рабочих дней с момента получения соответствующего запроса.

Перед увольнением справка выдается в последний рабочий день.

Срок действия справки не ограничен, поскольку полученные за определенный период денежные суммы не могут быть изменены в будущем.

Что будет, если не выдать работнику справку о доходах?

Работодатель несет административную ответственность за несвоевременную выдачу или отказ от выдачи справки о доходах. Такая ответственность может наступить как по ст. 5.27 КоАП РФ, так и по ст. 5.39 КоАП РФ.

К тому же, конкретное должностное лицо, виновное в нарушении порядка выдачи справки, может быть привлечено к дисциплинарной ответственности.

Бухгалтерия.ру