6 опасных ситуаций при назначении пособий

Бухгалтерия потеряла больничный лист

Фонд соцстраха не возмещает пособие, если компания не может предъявит для проверки больничный лист или правильно указать номер электронного больничного для проверки.

Помните, что вы вправе подтвердить болезнь сотрудника другими документами. Например, это может быть письмо медучреждения – ответ на ваш запрос о подтверждении факта выдачи утраченного больничного и предоставлении копии корешка к листку нетрудоспособности, оригиналы которых хранятся в лечебном учреждении.

Запрос в поликлинику о выдаче больничного листка направляйте от имени компании, а не работника. Укажите в нем реквизиты утраченного больничного.

Шансы доказать в суде, что ФСС обязан зачесть пособие, достаточно высоки (постановления АС Московского округа от 3 августа 2017 г. по делу № А40–22485/2017; от 1 сентября 2016 г. по делу № А40–6510/2016).

Прием на работу перед декретом

На проверке Фонд обязательно смотрит, как долго декретница проработала в компании. Если она устроилась на работу будучи беременной, ревизоры отказываются возмещать пособие по беременности и родам. Они видят в этом схему, цель которой — получить деньги из бюджета.

Докажите, что беременная сотрудница действительно работала в компании. Предъявите проверяющим табель учета рабочего времени. Если работница трудилась сдельно, покажите отчеты о проделанной работе или ее результат. Например, план маркетинговых мероприятий или методику по обучению продавцов, которые разработала сотрудница. Факт работы также можно подтвердить документами, которые подписывала будущая декретница в силу своих служебных обязанностей: накладные, счета, журналы, ведомости, акты и др. Суды учитывают подобные доказательства и требуют, чтобы фонд возместил пособие (постановление Арбитражного суда Западно–Сибирского округа от 19.09.17 по делу № А70–13234/2016).

Может помочь ссылка на статью 64 ТК РФ. Она запрещает отказывать в заключении трудового договора из–за беременности претендентки (Определение ВС РФ от 8 июня 2017 г. № 307–КГ17–6192). Но, когда есть явные признаки фиктивного приема на работу, судьи откажут. К примеру, если у сотрудницы не было опыта работы по специальности или образования, должность создали под ее прием, а затем убрали из штатного расписания (постановление АС Северо–Кавказского округа от 4 августа 2017 г. по делу № А32–38286/2016).

Осложненные роды

Иногда бывает, что при осложненных родах больничный на дополнительные 16 дней декретного отпуска выписывают не как продолжение основного, а как первичный листок нетрудоспособности. И хотя в таких случаях ФСС, как правило, старается его не оплатить, не торопитесь отправлять декретницу за переоформлением, да и родильные дома часто отказывают в этом.

Отстоять свою правоту перед фондом вам помогут следующие аргументы:

• в правилах оформления и выдачи листков нетрудоспособности, указано, что больничный, выдаваемый на дополнительные дни при осложненных родах, должен быть продолжением декретного;
• при заполнении больничного на дополнительные дни при осложненных родах в ячейке "доп код» проставляют значение "20", который означает выписку больничного листка на дополнительный декретный отпуск, то есть оформляется не новый страховой случай, а продолжение наступившего.

Чтобы избежать разногласий и споров, отправляя работницу в обычный декретный отпуск на 140 дней, посоветуйте ей сделать копию с листка нетрудоспособности и прикрепить ее к обменной карте. Если роддом будет выписывать дополнительный больничный лист в случае осложненных родов, он будет располагать номером первичного, и проблем с оформлением не будет.

Исправления в больничном не допускаются. Если есть ошибки, он считается испорченным, взамен выдается дубликат.

Рабочие дни по табелю

При проверке пособий ФСС ищет любые нестыковки в документах. Обязательно проверят табель учета рабочего времени – какие отметки стоят в нем за дни болезни сотрудника. Если, судя по табелю, он работал, больничный признают фиктивным и пособие не зачтут.

Бывает, что в табеле отмечено, что сотрудник болел, но в этот период компания выдавала ему деньги под отчет или он отчитался за прошлые авансы. Реальность болезни Фонд оспорит, и суд его поддержит. На эту тему выходило постановление АС Дальневосточного округа от 10 апреля 2017 г. по делу № А73–12219/2016. Подобных нестыковок лучше избегать.

Большой оклад

Проверяющие инспекторы из Фонда социального страхования проанализируют уровень зарплат в компании.

Что может вызвать их подозрения:

• повышение оклада незадолго до начала болезни, особенно если это изменение затронуло только получателя пособия, а у остальных зарплата не изменилась. Такое нередко встречается по декретницам;
• компания убыточна и живет за счет займов, а оклады у работников выше среднерыночного уровня.

Фонд социального страхования РФ не имеет права оценивать оправданность заработных плат, установленных в конкретной организации. Напомните сотрудникам ФСС РФ, что у них нет таких полномочий. Но безопаснее повышать оклады не выборочно, а сразу по всей организации и желательно одновременно.

Но суд поддержит проверяющих, если в дополнение к завышенному окладу будут явные признаки фиктивности выполнения работ либо оказания услуг. Например, сотрудницу приняли на работу перед самым декретным о тпуском на должность, которую создали специально для нее с «чрезмерным» для рядового работника организации окладом. Подробнее аргументацию по этому вопросу можно посмотреть а постановлении Десятого арбитражного апелляционного суда от 27 февраля 2017 г. по делу № А41–27010/16.

Можно, конечно, всегда объяснить, почему конкретному сотруднику установили именно такую зарплату. К примеру, работник стажировался за границей и приобрел уникальный опыт. Но эти аргументы подойдут только в случае, если такая ситуация действительно имела место.

Пособие для родственника руководителя

Если получателем пособия является родственник директора или учредителя компании, ФСС чаще всего отказывается зачесть пособие, и чаще всего это случается с декретными пособиями. В этом проверяющие видят искусственную схему, которая направлена на получение денег из бюджета.

Поспорить можно и в такой ситуации. Если вы сможете доказать, что компании был необходим именно этот специалист, и он действительно выполнял свои должностные обязанности, суд может принять эти аргументы (постановление АС Западно–Сибирского округа от 19 июля 2017 г. по делу № А03–11130/2016).

Если же у родственника нет ни образования по специальности, ни опыта работы, суд, скорее всего, откажет в зачете пособия (постановление АС Восточно–Сибирского округа от 20 января 2017 г. по делу № А19–21252/2015).