«Сделай подобное»
24.09.2008 распечататьИменно так переводится с латинского понятие «факсимиле» (fac simile), под которым подразумевается клише-печать, воспроизводящая подпись. Безусловно, ее применение при ежедневном подписании многочисленных документов очень удобно. Но всегда ли возможно использование такого аналога собственноручной подписи? И если да, то какие правила необходимо при этом соблюдать?
Строгие правила
Качественное факсимиле позволяет воссоздать подпись, практически не отличимую невооруженным глазом от собственноручной. Поэтому во время отсутствия первых лиц организации наличие их факсимиле позволяет решить проблему одобрения документов высокой срочности.
Согласно нормам Гражданского кодекса, факсимиле может быть использовано при соблюдении двух обязательных условий. Во-первых, это возможно в тех случаях, когда применение данного аналога собственноручной подписи разрешено законом. И, во-вторых, если возможность его использования участники сделки предусмотрели в соглашении (п. 2 ст. 160 ГК).
Заметим, что соглашение об использовании факсимиле может представлять собой отдельный документ или же быть включено в обычный договор в качестве «прочего условия». Например, оно может выглядеть так: «Стороны признают равную юридическую силу собственноручной подписи и факсимиле подписи (воспроизведенное механическим способом с использованием клише) на дополнительных соглашениях к настоящему договору, а также на иных документах, имеющих значение для его исполнения, заключения или прекращения».
Однако, фиксируя договоренность об использовании факсимиле, необходимо помнить, что этот документ лучше всего скрепить собственноручными подписями с обеих сторон. Иначе при возникновении спора сложно будет доказать, что подобное соглашение вообще имело место.
ссылка на закон
Использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон (п. 2 ст. 160 ГК)
В соответствии с регламентом
Но прежде чем собираться применять факсимильную подпись за пределами предприятия, стоит четко установить правила ее использования в стенах родной компании.
Это можно осуществить, создав соответствующий локальный нормативный акт: инструкцию, регламент или положение «Об использовании факсимиле». В нем следует определить перечень документов, на которые разрешено ставить факсимильный оттиск, а также перечислить ситуации, когда факсимиле может использоваться. Обычно аналог подписи используют при краткосрочных командировках или болезни начальника. Можно предусмотреть и условие, в соответствии с которым факсимиле ставится только с согласия руководителя. Тогда в инструкции надо указать, каким образом такое согласие должно быть получено.
Далее стоит указать ответственное лицо — сотрудника, который будет хранить оттиск и вести учет лиц, его использовавших. Как правило, «хранителем» назначают финансового директора, главного бухгалтера, а иногда — начальников отделов. Наличие подобного локального нормативного акта дает возможность применить к нарушителям установленного порядка меры дисциплинарной ответственности, вплоть до увольнения с работы. В том случае, если нарушение порядка использования факсимиле привело к прямому действительному ущербу для юридического лица, работник может быть привлечен и к материальной ответственности.
Кроме всего перечисленного, регламент должен содержать четко ограниченный список лиц, которые имеют право использования факсимиле.
Возможно, в документе целесообразно будет зафиксировать контрольный образец факсимильного оттиска. Подобная предусмотрительность сможет упростить работу экспертам, если вдруг придется прибегнуть к их помощи.
комментарий специалиста
«На мой взгляд, — замечает юрист торговой компании Екатерина Караваева, — факсимиле нельзя использовать для подписания деклараций и отчетов, подаваемых в налоговую инспекцию, или же применять в переписке с государственными структурами и должностными лицами. Это ограничение обусловлено самой природой регулирования гражданско-правовых отношений. Дело в том, что к отношениям, «основанным на административном или ином властном подчинении одной стороны другой... гражданское законодательство в общем случае не применяется» (п. 3 ст. 2 ГК).
Кроме того, нельзя пользоваться факсимиле при заключении трудового договора. Этот вывод следует из статьи 67 Трудового кодекса. Соответственно, документы о приеме на работу и назначении на должность, в которых использовалось клише подписи, также являются недействительными.
А вот Арбитражный процессуальный кодекс не запрещает представлять факсимильное исполнение подписи в качестве доказательства воли стороны (п. 3 ст. 74 АПК). Значит, если между сторонами отсутствует соглашение, суд не примет во внимание подписанные с помощью факсимиле документы, и вы не сможете доказать факт волеизъявления, ими зафиксированный».
Не своей рукой
Заметим, что использование факсимиле в договоре может в дальнейшем вызвать затруднения, так или иначе связанные с установлением истинной воли сторон при заключении данного контракта. И в этом случае «камнем преткновения» будет не факсимильная подпись как таковая, а вопрос о том, кто именно поставил факсимиле, т. е., грубо говоря, приложил данный аналог собственноручной подписи к документу — «владелец» или стороннее лицо. Если подобный спор дойдет до суда, то арбитры могут признать контракт, подписанный факсимиле, недействительным лишь на том основании, что невозможно будет установить действительного его исполнителя (см., например, постановление ФАС Московского округа от 10 сентября 2004 г. № КГ-А40/5987-04).
внимание
Факсимиле не допускается использовать на доверенностях, платежных документах, других документах, имеющих финансовые последствия. Учитывая изложенное, Министерство Российской Федерации по налогам и сборам запрещает использовать факсимиле подписи должностных лиц территориальных налоговых органов в основной деятельности (письмо МНС от 1 апреля 2004 г. № 18-0-09/000042 «Об использовании факсимиле подписи»).
Универсальные правила
Итак, исходя из сказанного, можно убедиться, что при соблюдении определенных правил применение факсимиле вполне возможно. Но по отношению к налоговому законодательству такое утверждение, к сожалению, неприменимо. Впрочем, можно воспользоваться одной так называемой отсылочной нормой.
В первых же разделах Налогового кодекса есть условие, в силу которого институты, понятия и термины гражданского законодательства, используемые в нем, применяются, по общему правилу, в том значении, в каком они используются в соответствующих отраслях (ст. 11 НК).
Таким образом возникает любопытная ситуация: получается, что при рассмотрении вопросов, возникающих из налогового законодательства, возможно применение некоторых правил, установленных Гражданским кодексом. Следовательно, фирмы вполне могут воспользоваться условием использования факсимиле, прописанным в гражданском законодательстве. Но налоговики, похоже, не разделяют эту точку зрения.
Способ, а не копия
Одним из обязательных реквизитов счета-фактуры являются подписи руководителя и главного бухгалтера организации, выставляющей счет-фактуру (ст. 169 НК). На этом фоне может возникнуть следующая проблема — вправе ли сотрудник при оформлении реквизита «подпись» в данном документе использовать факсимиле.
Отметим, что в последнее время в судебной практике все чаще фигурируют решения судов, содержащие указания на то, что использование факсимиле нельзя квалифицировать как обычное копирование подписи. По мнению арбитров, факсимильная подпись является оригинальной подписью соответствующего лица с той лишь особенностью, что она имеет специфический способ совершения (см., например, постановление ФАС Северо-Западного округа от 30 августа 2007 г. № А42-4217/2006; постановления ФАС Уральского округа от 26 февраля 2008 г. по делу № А76-7386/07, ФАС Московского округа от 28 мая 2003 г. по делу № КА — А40/2727-03, ФАС Дальневосточного округа от 28 мая 2004 г. № Ф03-А16/04-2/1111).
комментарий специалиста
«В отношении факсимиле можно провести так называемую идентификационную экспертизу, — рассказывает адвокат Сергей Воронин. — Однако она способна ответить лишь на ограниченный круг вопросов.
Эксперт с высокой степенью достоверности может установить идентичность факсимильных подписей друг другу, а также когда именно сделан оттиск. С помощью таких исследований руководство компании, работающей с фирмой, которая использует факсимиле, при необходимости может удостовериться, что контрагент использует одни и те же оттиски.
В любом случае необходимо помнить, что реально подделать настоящее факсимиле не менее сложно, чем обычную подпись. И хороший эксперт при качественном оттиске всегда сможет отличить подделку от подлинника».
А налоговики, как обычно, против...
Однако налоговики смотрят на отсутствие в законе упоминания об использовании факисмиле по-другому. Позиция чиновников такова: раз в Налоговом кодексе установлено четкое правило, что счет-фактуру подписывают руководитель и главбух (п. 6 ст. 169 НК), но о возможности использования факсимильных подписей не говорится ни слова, значит оформленные данным способом счета-фактуры не соответствуют требованиям закона. То есть фирмы не вправе регистрировать в книге покупок эти документы, выставленные продавцом. И, как следствие, предъявить к вычету НДС, воспользовавшись такими документами, у компании не получится (письмо Федеральной налоговой службы от 14 февраля 2005 г. № 03-1-03/210/11).
Кроме того, инспекторы ссылаются на п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», в которой также указано, что документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, должны быть подписаны руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.
Следует отметить, что точку зрения налоговиков относительно применения факсимиле при подписании счетов-фактур поддерживают и некоторые арбитражные судьи (здесь можно указать, например, постановления ФАС Северо-Западного округа от 27 сентября 2004 г. № А05-2381/04-13 и от 24 января 2005 г. № А13-6464/04-19).
