Счета-фактуры. Особенности оформления

Максимум внимания бухгалтер должен уделить оформлению счетов-фактур. Причем важно не только правильно заполнять собственные документы, но и тщательно проверять счета-фактуры поставщиков. Если поставщики неправильно оформили счет-фактуру (например, не заполнили в нем те или иные реквизиты), то ваша фирма не сможет принять к вычету НДС по купленным ценностям.

Сроки выдачи счетов-фактур. “Особое” мнение Минфина

В конце декабря 2001 года Минфин России утвердил Методические указания по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов (далее – Указания). Некоторые разделы этого документа посвящены счетам-фактурам.

Обращаем внимание: в этих Указаниях были допущены две ошибки, которые касаются счетов-фактур. Во-первых, как сказано в Указаниях, при выдаче счетов-фактур бухгалтеру нужно руководствоваться постановлением Правительства РФ от 19 января 2000 г. № 46. В настоящее время этот документ не действует. Во-вторых, Минфин России “разрешает” выставлять счета-фактуры покупателям в течение десяти дней после продажи товаров (выполнения работ, оказания услуг).

[[Методические указания по учету МПЗ утверждены приказом Минфина оссии от 28 декабря 2001 г. № 119н]]

Через четыре месяца после выхода Указаний одну из ошибок Минфин обнаружил и поспешил ее исправить. В конце апреля в Указания были внесены изменения. Теперь в них нет ссылки на недействующее постановление правительства. Вторая ошибка исправлена не была. Напомним, что по статье 168 НК РФ вы должны выдать покупателю счет-фактуру не позже пяти, а не десяти дней с момента отгрузки товаров (работ, услуг). Те фирмы, которые руководствуются минфиновскими правилами, нарушают законодательство.

Как заполняют счет-фактуру

[[Обязательные реквизиты, которые должны быть в счете-фактуре, перечислены в статье 169 НК РФ]]

Для счета-фактуры предусмотрен типовой бланк. Его форма утверждена постановлением Правительства РФ от 2 декабря 2000 г. № 914. Перечень обязательных реквизитов счета-фактуры есть в НК РФ. Типовой бланк содержит все реквизиты, которые предусмотрены кодексом. Однако некоторые графы счета заполнять не обязательно. В незаполненных графах достаточно поставить прочерк. Расскажем о тех строках и графах, заполнение которых представляет наибольшую трудность для бухгалтера.

Прежде всего отметим, что все счета-фактуры должны быть по порядку пронумерованы. Если у вашей фирмы есть обособленное подразделение, то оно может выписывать счета-фактуры самостоятельно. В такой ситуации должна соблюдаться единая нумерация счетов по всему предприятию. Для этого фирма может выделить подразделению несколько порядковых номеров (например, с 271 по 300). После того как они закончатся, выделяются новые. Кроме того, подразделение может использовать составные номера. Они состоят из кода структурного подразделения и порядкового номера (например, 2/546). В этом случае у подразделения будет своя нумерация счетов-фактур.

Строку 5 “К платежно-расчетному документу №” счета-фактуры заполняют, если ваша фирма получила от покупателя аванс. Здесь указывают номер и дату либо платежного поручения, которым покупатель перечислил деньги, либо приходного кассового ордера (если деньги получены наличными). В остальных случаях здесь ставится прочерк.

В графе 7 нужно отразить ставку НДС (10% или 20%). Если ваша фирма продает товар, который не облагается этим налогом, то в этой графе нужно поставить прочерк.

Если товары или продукция, которые продаются, изготовлены в России, то графы 10 “Страна происхождения” и 11 “Номер грузовой таможенной декларации” заполнять не надо. Однако если вы продаете импортные товары, то графы 10 и 11 должны быть заполнены. При перепродаже этих товаров вам нужно лишь переписать в счет-фактуру данные о стране их происхождения и номере ГТД (гр. 10 и 11) из счета-фактуры поставщика. За правильность этих данных отвечает поставщик.

Счет-фактура должен быть подписан руководителем и главным бухгалтером. Кроме того, это могут сделать и другие сотрудники фирмы. Для этого руководителю нужно издать приказ, в котором приведен перечень таких лиц. Приказ может выглядеть, например, так:

Раньше счет-фактура заверялся печатью организации. Если у фирмы были обособленные подразделения, то они использовали свои печати (письмо МНС России от 21 мая 2001 г. № ВГ-6-03/404). Теперь заверять счет-фактуру печатью не нужно. Счет считается действительным независимо от того, есть на нем печать или нет (см. Налоговый кодекс РФ в новой редакции).

Если счет-фактуру выставляет предприниматель, то на нем кроме его подписи ставились реквизиты свидетельства о государственной регистрации. Теперь их указывать тоже не обязательно.

Обратите внимание: основанием для вычета НДС являются только оригиналы счетов-фактур с “живой” подписью продавца.

Как правильно заполнить счет-фактуру, покажет пример.

Пример 1. ОАО “Бета” продало ЗАО “Гамма” восемь ящиков конфет Ginnes по 25 000 руб. каждый (без НДС). Кроме того, покупатель должен заплатить НДС в сумме 40 000 руб. (25 000 руб. х 8 шт. х 20%). Конфеты были переданы покупателю 15 июня 2002 года.

В счете-фактуре, который получило ОАО “Бета” при покупке конфет, было указано:

– в графе 10 “Страна происхождения”: Швейцария;

– в графе 11 “Номер грузовой таможенной декларации”: 05424/250400/0000356.

Фирмы зарегистрированы по адресам:

– ОАО “Бета” – 105124, г. Москва, ул. Красносельская, д. 7, корп. 3, комн. 23;

– ЗАО “Гамма” – 106235, г. Москва, ул. Мытная, д. 10, комн. 96.

Не позднее 20 июня 2002 года ОАО “Бета” должно выписать счет-фактуру. Он будет заполнен так:

Руководитель организации: Главный бухгалтер:

Иванов /Иванов Л.Д./ Смирнова /Смирнова Ю.В./

(индивидуальный предприниматель) (реквизиты свидетельства о государственной регистрации индивидуального предпринимателя)

М.П.

Выдал Совин /Совин Н.Г./ (подпись ответственного лица от продавца)

Примечания:

1. Без печати недействителен.

2. Первый экземпляр — покупателю, второй -продавцу.

[[Метод определения выручки для целей налогообложения указывают в учетной политике фирмы]]

Все счета-фактуры, выданные покупателям, подшиваются в специальный журнал. В этом журнале они хранятся. Если фирма определяет выручку для целей налогообложения “по отгрузке”, то все данные из счета-фактуры переносятся в книгу продаж. Если фирма определяет выручку “по оплате”, запись в книге продаж делается после поступления денег от покупателя. Иногда покупатель платит деньги по счету-фактуре не сразу, а частями. В такой ситуации счет-фактура регистрируется только на сумму поступившей выручки. Поэтому один и тот же счет-фактура может быть зарегистрирован в книге несколько раз.

Структурные подразделения также должны вести книгу продаж. В конце месяца или квартала заполненные листы книги передаются головному офису. Бухгалтер головного офиса должен сшить листы книги как своей, так и обособленного подразделения и пронумеровать их. Д. ВЕСЕЛОВ, аудитор