С чего начать кадровый электронный документооборот

Что такое КЭДО

Кадровый электронный документооборот (КЭДО) — документирование трудовых отношений и всех сопутствующих процессов в цифровом формате при помощи специализированного программного обеспечения.

Управление кадровыми документами включает в себя управление всем жизненным циклом документов сотрудников для обеспечения надлежащего хранения необходимых записей, контролируемого доступа к документам и информации и своевременного удаления устаревших файлов.

Как перевести кадровые документы в цифру

Одно из самых важных решений, которое необходимо принять для перехода на электронный кадровый документооборот — это выбор системы КЭДО. На рынке программного обеспечения представлен большой ассортимент всевозможных решений для автоматизации hr процессов, поэтому важно выбрать именно ту систему, которая идеально подойдёт под бизнес-процессы вашей компании.

Рассмотрим основные шаги автоматизации кадров:

1. Необходимо составить перечень документов, которые вы планируете оцифровать;
2. Подготовить локальный нормативный правовой акт, устанавливающий правила работы с программой КЭДО;
3. Официально уведомить работников компании о переводе кадровых процессов в электронный вид;
4. Выбрать корпоративную систему электронного кадрового документооборота, в которой в дальнейшем будет осуществляться вся работа с документами в компании;
5. Организовать выпуск электронных подписей для всех сотрудников, которые будут работать с КЭДО;
6. Познакомить сотрудников с системой КЭДО и провести обучение.

Успешная стратегия управления кадровой документацией защищает конфиденциальные данные, повышает эффективность администрирования и защищает ваш бизнес от рисков. Он также предоставляет вашим руководящим командам данные для принятия более эффективных решений.

Резюмируем

Процесс создания безопасной, защищенной и соответствующей требованиям среды для обмена электронными документами должен быть методичным и стратегическим. К выбору системы нужно подойти ответственно и осознанно, чтобы она стала для вашей компании эффективным инструментом, а не очередной головной болью.

Советуем вам обратить внимание на ELMA365 КЭДО — решение для кадрового документооборота, которое позволяет комплексно автоматизировать кадровый документооборот и упорядочить все процессы в единой среде. В течение 14 дней к системе предоставляется бесплатный тестовый период, чтобы вы могли изучить все ее возможности и проверить на соответствие вашим требованиям.