С 1 января только новый формат документов для ЭДО

Формат электронных документов, которые используют участники ЭДО, установлен приказом ФНС от 19 декабря 2018 г. № ММВ-7-15/820@ ФНС. К ним относятся первичные документы, счета-фактуры и УПД. Перейти на новый формат должны все организации, которые обмениваются электронными документами, с 1 января 2020 года.

Правила ЭДО

Приказом Минфина от 10 ноября 2015 года № 174н утвержден Порядок выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи (ТКС) с применением усиленной квалифицированной электронной цифровой подписи (далее – Порядок).

Налоговый кодекс разрешает использовать электронный счет-фактуру как основание для принятия к вычету сумм НДС, предъявленных продавцом покупателю (п. 1.2 Порядка).

Счета-фактуры в электронном виде могут выставлять не только продавцы, но и комиссионеры, налоговые агенты, а также агенты, продающие или приобретающие от своего имени товары для принципала.

Возможность выставления электронных счетов-фактур предусмотрена пунктом 1 статьи 169 Налогового кодекса.

Обмен электронными документами фирмы должны проводить в соответствии с Порядком. Кроме того, такой обмен возможен при соблюдении условий (п. 1 ст. 169 НК РФ):

• взаимное согласие сторон сделки;
• счета-фактуры составляются по установленному формату;
• счета-фактуры подписываются усиленной квалифицированной подписью;
• стороны имеют совместимые технические средства и возможности для приема и обработки этих счетов-фактур в установленном порядке.

Формат электронных документов

До 1 января 2020 года электронные первичные документы, УПД и счета-фактуры пока еще можно создавать по двум форматам. Старый утвержден приказом ФНС от 24 марта 2016 г. № ММВ-7-15/155@, новый - приказом ФНС от 19 декабря 2018 г. № ММВ-7-15/820@.

1 января 2020 года приказ № ММВ-7-15/155@ утрачивает силу, то есть переходный период заканчивается. Создавать первичные документы, счета-фактуры и УПД можно будет только в новом формате.

Документы в старом формате, который вы выставили до 1 января 2020 года, ФНС будет принимать до конца 2022 года.

Что изменилось в новом формате

Во-первых, это изменения, связанные с маркировкой товара. В электронных УПД по новому формату можно зафиксировать коды товара. Для прослеживаемой импортной продукции выделены поля под регистрационный номер партии товара и его количество. 

Характеристику, сорт, артикул и код товара вынесли в отдельные поля. В результате система ЭДО сможет обрабатывать эти данные автоматически.

Во-вторых, это изменения, связанные с закупками. Как вы знаете, Федеральное казначейство контролирует все расходы получателей бюджетных средств. Для этого в документах указывают, в частности, информацию по контракту. 

В новом формате появился новый блок, куда заносят больше информации:

• дату и номер госконтракта;
• номер лицевого счета продавца в ФК;
• наименование территориального органа ФК и др.

В старом формате была возможность для указания только номера госконтракта.

Кроме того, новый формат дает возможность участникам сделки договариваться о структуре информационных полей и в соответствии с ней заполнять документы.