Рабочий гардероб в налоговом учете

Спецодежда…

Работодатель, принимая сотрудника на работу, должен обеспечить его оборудованием, инструментами, технической документацией и иными средствами, необходимыми для исполнения им своих трудовых и должностных обязанностей (ст. 22 ТК).

Специальная одежда служит средством индивидуальной защиты работников организации, которые выполняют вредные, опасные и «грязные» виды работ, а также трудятся на работах в особых температурных условиях.

Обязанность работодателя обеспечить своего сотрудника, выполняющего вредную или опасную работу, спецодеждой закреплена в статье 212 Трудового кодекса. Снабжение работников средствами индивидуальной защиты, в том числе включающими специальную одежду и обувь, производится в соответствии с Типовыми отраслевыми нормами бесплатной выдачи работникам специальной одежды, спецобуви и других средств индивидуальной защиты, утверждаемыми постановлениями Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации для конкретных отраслей хозяйства (ст. 221 ТК). Это распространяется на работников всех учреждений независимо от форм их собственности и организационно-правовых форм, профессии и должности которых предусмотрены в упомянутых типовых нормах

К примеру, совсем недавно был издан приказ Минздравсоцразвития от 12 августа 2008 года № 416н «Об утверждении типовых норм бесплатной выдачи сертифицированных специальной одежды, специальной обуви и других средств индивидуальной защиты работникам сельского и водного хозяйств, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, а также на работах, выполняемых в особых температурных условиях или связанных с загрязнением».

… и ее налогообложение

Налог на прибыль. Согласно подпункту 3 пункта 1 статьи 254 Налогового кодекса расходы на приобретение спецодежды и других средств индивидуальной и коллективной защиты, предусмотренных законодательством и не являющихся амортизируемым имуществом в целях налогообложения прибыли, относятся к материальным затратам. Получается, что организация вправе учесть такие расходы при расчете налога на прибыль, но только в пределах норм, установленных в соответствии со статьей 221 Трудового кодекса (письмо Минфина от 14 ноября 2007 г. № 03-03-05/254). Стоимость спецодежды следует включать в состав материальных расходов в полной сумме по мере ее ввода в эксплуатацию (письмо Минфина от 13 ноября 2007 г. № 03-03-06/4/148).

Однако списать стоимость обмундирования в полной сумме не удастся, если речь идет о спецодежде, которую можно отнести к амортизируемому имуществу. То есть стоимость спецодежды со сроком службы более 12 месяцев и стоимостью более 20 000 рублей включается в расход ежемесячно через амортизационные отчисления.

Следует также помнить о том, что уменьшающие налогооблагаемую прибыль расходы на приобретение спецодежды должны быть документально подтверждены и экономически обоснованны. Как правило, данный вопрос является предметом пристального внимания налоговиков, и нередко организациям приходится отстаивать свои интересы в суде (постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 29 июля 2008 г. № Ф08-4212/2008 по делу № А32-6455/2006-60/161).

НДФЛ. Для целей исчисления НДФЛ доходом признается экономическая выгода, полученная физическим лицом в денежной или натуральной форме. Получая от организации спецодежду, работник такой выгоды не имеет, так как выдаваемая специальная одежда остается собственностью организации (п. 64 Методических указаний по бухгалтерскому учету специального инструмента, специальных приспособлений, специального оборудования и специальной одежды, утвержденных приказом Минфина от 26 декабря 2002 года № 135н). Следовательно, НДФЛ со стоимости полученной спецодежды уплачиваться не будет.

Также не признается доходом работника стоимость спецодежды, выданной сотруднику досрочно взамен пришедшей в негодность. Об этом сказано в письме Минфина от 18 апреля 2006 года № 03-05-01-04/91.

ЕСН. Объектом обложения данным налогом признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые в пользу физических лиц по трудовым и гражданско-правовым договорам (п. 1 ст. 236 НК). Уже на этом основании можно сделать вывод, что стоимость спецодежды не признается выплатой по трудовому договору и не является объектом обложения ЕСН (письмо Минфина от 23 апреля 2007 г. № 03-04-06-01/128).

НДС. Поскольку, как отмечалось выше, выдаваемая работнику спецодежда остается в собственности организации, передача ее сотруднику в пользование объектом обложения НДС не является.

Что же касается вычетов сумм НДС, предъявленных организации-работодателю при покупке спецодежды, то указанная сумма налога может быть принята к вычету после принятия спецодежды к учету и при наличии счета-фактуры поставщика (подп. 1 п. 2 ст. 171 и п. 1 ст. 172 НК). Еще одним условием является использование спецодежды для осуществления облагаемых НДС операций. В противном случае вычет не производится, а суммы налога, уплаченные продавцу, включаются в стоимость приобретенной спецодежды.

Форменная одежда

Форменная одежда или, как ее еще называют, — корпоративная форма предназначена доводить до сведения потребителей наглядную информацию о принадлежности работника к конкретной организации, формировать корпоративный стиль, индивидуализировать фирму и способствовать повышению эффективности работы персонала.

В письме Минфина от 1 ноября 2005 года № 03-03-04/2/99 перечислен ряд признаков, при соблюдении которых одежда может быть отнесена к форменной. Во-первых, она должна быть выполнена в единой цветовой гамме и на ней должен содержаться логотип или товарный знак фирмы. Причем относительно логотипа организации Минфин придерживается довольно жесткой позиции: он должен быть нанесен непосредственно на саму одежду, а не на какие-либо ее элементы. Во-вторых, форменная одежда выполняет представительские, а не защитные функции.

Отметим, что для работников некоторых профессий требование о ношении форменной одежды содержится в законодательстве или отраслевых нормативных актах. Например, для сотрудников ведомственной охраны — в статье 6 Закона от 14 апреля 1999 года № 77-ФЗ «О ведомственной охране»; или для обслуживающего персонала предприятий общественного питания — в пункте 4.9 ГОСТ Р 50935-96 «Общественное питание. Требования к обслуживающему персоналу», утвержденного постановлением Госстандарта России от 21 августа 1996 года № 524.

Однако обязанность ношения формы может быть установлена и по желанию руководства организации. При этом соответствующие записи вносятся в трудовой договор, а во внутреннем документе организации устанавливаются нормы и порядок выдачи формы, срок ее носки и правила возврата при увольнении сотрудника. Причем организация может предоставлять форму своему сотруднику как во временное пользование, так и в собственность.

«Форменное» налогообложение

Налог на прибыль. Расходы на приобретение форменной одежды, которая свидетельствует о принадлежности работника к данной организации, включаются в состав расходов на оплату труда, уменьшающих налогооблагаемую прибыль (п. 5 ст. 255 НК). Правда, если форменная одежда передается в собственность работникам за плату, то расходом при налогообложении прибыли будут признаваться лишь затраты на приобретение формы в части ее стоимости, не оплаченной работником организации.

Однако возможность учета в составе расходов предусмотрена Кодексом лишь в отношении формы, передаваемой в собственность сотрудника. В письме Минфина от 9 октября 2006 года № 03-03-04/4/156 говорится, что если форменная одежда не передается в собственность работника, ее стоимость не учитывается в составе расходов, уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль. Причем признать при исчислении налога на прибыль затраты на приобретение формы в этом случае не получится, даже когда обязанность работодателя по оплате расходов на приобретение форменной одежды зафиксирована в трудовом или коллективном договоре.

НДФЛ. Стоимость форменной одежды, которую организация передает своим сотрудникам в собственность, является доходом, полученным работником в натуральной форме и подлежит налогообложению по ставке 13 процентов. Такую позицию высказал Минфин в письме от 9 февраля 2007 года № 03-04-06-02/19. Налоговая база по такому доходу будет определяться исходя из рыночных цен, определяемых в соответствии со статьей 40 Налогового кодекса.

Если же компания предоставляет форму своим сотрудникам во временное пользование, а не в собственность, то стоимость такой одежды не является доходом работников и не подлежит обложению НДФЛ.

ЕСН. При исчислении ЕСН, помимо наличия факта перехода права собственности, следует учитывать, предусмотрено ли для данной категории работников обязательное обеспечение форменной одеждой в соответствии с законодательством или отраслевыми нормативными актами. Если обеспечение сотрудника спецодеждой предусмотрено законодательно и форма передается ему во временное пользование, то стоимость такой одежды не облагается ЕСН. В противном случае указанная сумма подлежит налогообложению в общем порядке.

НДС. Передача форменной одежды в собственность сотрудника облагается налогом на добавленную стоимость. Причем обложению подлежит как платная, так и безвозмездная передача (подп. 1 п. 1 ст. 146 НК). Такая позиция содержится в письме Минфина от 1 сентября 2005 года № 03-04-11/218.

При условии передачи формы в собственность работника компания вправе принять суммы НДС, предъявленные ей в момент приобретения форменной одежды, к вычету. Основанием будут выставленные продавцом счета-фактуры, внутренние документы организации, подтверждающие принятие данных материальных запасов к учету, а также документы, подтверждающие факт выдачи форменной одежды работникам.

Если же форма выдается сотрудникам компании лишь во временное пользование, то облагаться НДС она не будет. В этом случае факт реализации отсутствует, а значит, принять НДС к вычету фирма не сможет.

В. Постнова, эксперт «Федерального агентства финансовой информации»