Псевдорасходы, или Какие траты учесть нельзя?

Редакция журнала «Расчет» попросила Анжелику Максимову, старшего бухгалтера по учету затрат компании Acsour, рассказать какие траты бизнеса ревизоры точно не примут, а какие, наоборот, стоит включить, хотя на первый взгляд кажется, что эти расходы учету не подлежат.

Известно, что при расчете налога на прибыль можно учесть расходы, отвечающие трем условиям: они экономически обоснованы, документально подтверждены и не входят в список трат, не уменьшающих доходы организации (ст. 270 НК РФ). 

Согласно законодательству экономически обоснованными считаются любые расходы компании, которые связаны с процессом предпринимательской деятельности. 

Однако озвученное правило все-таки несколько размыто, его нельзя однозначно трактовать, в связи с этим экономическая обоснованность трат бизнеса является наиболее спорным вопросом для всех бухгалтеров.

Расходы, которые бухгалтер может ошибочно посчитать обоснованными

Компенсация расходов на оплату стоимости проезда к месту отпуска и обратно работников Крайнего Севера 

Статья 325 ТК РФ, а также пункт 7 статьи 255 НК РФ оговаривают возможность такой компенсации. 

Однако следует быть внимательными, ведь в законодательстве указано, что фактические траты можно учесть только к месту отпуска на территории Российской Федерации. Таким образом, если организация учтет в налоговых расходах билет на проезд сотрудника за границу, спора с налоговыми органами не избежать. Такого же мнения придерживаются суды – Определение Верховного суда от 17 мая 2019 года № 303-ЭС19-7016.

Возмещение затрат на дорогу в командировке

Стоит упомянуть еще один вид компенсации, который хочется учесть, но это противоречит Трудовому кодексу. 

Согласно статье 168 ТК РФ работодатель обязан возмещать сотруднику расходы по проезду в командировку. На практике часто встречаются ситуации, когда работники остаются в месте командирования для проведения отпуска – расходы на обратный проезд в таком случае нельзя учитывать. 

Официальная позиция Минфина состоит в том, что если сотрудник находился в месте командирования несколько дней до начала или после окончания командировки, например, в праздничные или выходные дни (не в отпуске), то расходы на проезд учитываются в стандартном порядке.

Отпускные авансом и увольнение сотрудника 

Согласно письму Минфина России от 26 февраля 2020 года № 03-03-07/13686, если работодатель понес расходы на оплату работнику неотработанных дней предоставленного отпуска, работник обязан возместить такие расходы. 

Если компания принимает решение «простить» сотруднику долг, то расходы, возникшие от такой операции, не могут быть учтены при определении налоговой базы по налогу на прибыль, поскольку прощение долга является разновидностью дарения.

Возмещение расходов другого налогоплательщика 

Минфин России неоднократно в своих письмах высказывал точку зрения, что учесть в расходах возмещение затрат другого налогоплательщика нельзя, например, в письмах от 12 февраля 2020 года № 03-03-06/1/9422 и от 14 октября 2019 года № 03-03-06/1/78573. 

Несмотря на кажущуюся простоту правила, налоговики могут расценить как компенсацию расходов другого налогоплательщика, а следовательно, и признать необоснованными, такие расходы, как оплата головной компанией аудита дочерней или консультационных услуг; расходы на рекламу, когда одно из предприятие рекламирует товары всей группы.

Содержание имущества, если оно не используется до его перевода в состав основных средств

Минфин разъясняет: затраты на содержание основного средства до его ввода в эксплуатацию включаются в первоначальную стоимость. Таким образом, например, траты на охрану и уборку зданий или стоимость хранения не могут быть отражены в текущих расходах – только аккумулироваться в качестве первоначальной стоимости объекта, а затем, после ввода в эксплуа­тацию, списываться путем начисления амортизации.

Какие траты можно учесть при расчете налога на прибыль

Расходы на санитарно-гигиенические средства и принадлежности 

В обязанности работодателя входит обеспечение нормальных условий труда своим сотрудникам, именно это является основным аргументом при принятии в налоговом учете таких трат, как расходы на туалетную бумагу, салфетки, стиральный порошок и даже на жидкость для мытья посуды. 

Следует отметить, что Минфин и суды все чаще становятся на сторону налогоплательщиков, например, в письме Минфина России от 14 июля 2011 года № 03-03-06/2/112 или в Постановлении ФАС Поволжского округа от 3 июля 2007 года по делу № А65-20634/06.

Расходы на благоустройство офиса 

Такие траты тесно связаны с обеспечением нормальных условий труда сотрудникам. 

Однако, с точки зрения налоговиков, расходы на кондиционеры, увлажнители воздуха, холодильники, микроволновки или, например, аквариумы – расточительность и прихоть работодателя, а компенсировать подобные расходы за счет увеличения бюджетных потерь непозволительно. 

Следует отметить, что чаще всего при наличии обоснования данных расходов суды становятся на сторону налогоплательщика, например, в Постановлении Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 7 августа 2018 года № 27-27287/2016 суд установил, что приобретение подставок, горшков для комнатных растений, картин в рамке и других предметов было направлено на обеспечение нормальных условий труда и создание благоприятного имиджа компании. 

В другом деле налогоплательщикам удалось отстоять обоснованность включения в налоговые расходы стоимости аквариума (Постановление Арбитражного суда Московского округа от 23 мая 2011 года № А40-95142/10-13-451).

Суточные при однодневной командировке 

Известно, что организация не обязана выплачивать суточные при однодневной командировке. А если это собственная инициатива работодателя, можно ли учесть такие выплаты в расходах? 

Можно, если пойти на небольшую хитрость и установить в Положении о командировках подобные выплаты в качестве компенсации, а не суточных. Поддерживают такую позицию и суды: Постановление Арбитражного суда Волго-Вятского округа от 24 января 2020 года № А43-18056/2019, Постановление ФАС Северо-Западного округа от 30 июля 2012 года № Ф07-2310/12 по делу № А56-48850/2011.

Учет недостроя 

Как мы уже упоминали выше, все расходы, понесенные до ввода объекта в эксплуатацию, включаются в его первоначальную стоимость. 

А что делать, если организация отказалась от идеи строительства по каким-либо причинам? 

Можно ли учесть понесенные траты в составе налоговых? Мнение Минфина России выражено, например, в письме от 1 октября 2012 года № 03-03-06/1/512 – такие затраты не могут быть признаны экономически обоснованными, а следовательно, быть учтены в налоговых расходах. В свою очередь суды нередко становятся на сторону компаний, примеры – Постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 23 апреля 2013 года по делу № А32-7901/2012, Постановление АС Уральского округа от 27 июня 2016 года № Ф09-4723/16: в обоих спорах судьи отметили, что отсутствие положительного финансового результата от строительства объекта не дает основания признавать расходы на его создание необоснованными.

Экономическая обоснованность

Экономическая обоснованность, как было отмечено в начале статьи, оценочное понятие. 

Поэтому налогоплательщику необходимо максимально подготовить доказательную базу по спорным тратам, вне зависимости от того, сложилась ли судебная практика по тому или иному виду расхода положительно или отрицательно: 

• оформить распоряжения руководителя,
• прописать необходимые требования или возможности в локальных нормативных актах организации,
• оформить первичные документы.