Предъявите документы

Плановые ревизии проводятся не чаще, чем один раз в два года. О проверке инспекторы должны предупреждать минимум за день до ее начала. Внеплановые посещения организации, как правило, бывают при обращении работников данной компании в Государственную инспекцию по труду (ГИТ) с заявлением о нарушении трудовых прав. Итак, какие документы может потребовать ГИТ?

1. Учредительные документы и бумага, определяющие специфику деятельности организации:

• устав организации,
• учредительный договор,
• лицензии,
• специальные разрешения.

2. Локальные нормативные акты, наличие которых у работодателя обязательно, независимо от специфики деятельности:

• Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР). В тех организациях, где используется режим работы с ненормированным рабочим днем, должен быть Перечень должностей и профессий с ненормированным рабочим днем, который целесообразно оформлять в виде приложения к ПВТР.
• Положение (инструкция) о защите персональных данных работников.
• Штатное расписание (унифицированная форма Т-3). В соответствии со ст. 57 ТК РФ названия должностей и профессий в трудовых договорах должны быть указаны в соответстпии с этим документом.
• График отпусков (унифицированная форма Т-7).
• Положение об оплате труда и премировании.
• Положение (инструкция) об охране труда.

В соответствии со статьей 217 ТК РФ в организации, численность работников которой превышает 50 человек, создается служба охраны труда или вводится должность специалиста по охране труда с учетом специфики производственной деятельности. Специалист по охране труда проводит инструктаж сотрудников.

3. Локальные нормативные акты, наличие которых у работодателя обязательно с учетом специфики его деятельности:

• график сменности необходим п тех организациях, где применяется сменная работа,
• документы, устанавливающие порядок проведения аттестации,
• перечень должностей с ненормированным рабочим днем,
• документы, устанавливающие размер и порядок выплаты дополнительного вознаграждения за нерабочие праздничные дни,
• документы, устанавливающие нормы труда,
• документы, устанавливающие порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками.

4. Договорные документы:

• трудовые договоры,
• соглашения сторон,
• дополнительные соглашения к трудовым договорам,
• ученические договоры,
• договоры о полной индивидуальной материальной ответственности,
• договоры о полной коллективной (бригадной) ответственности,
• коллективный договор.

5. Распорядительные документы:

• приказы по основной деятельности (об утверждении штатного расписания, о сокращении численности или штата работников организации, о работе в выходные дни и др.),
• приказы по личному составу (о приеме на работу, о переводе на другую работу, о предоставлении отпуска, об увольнении, о командировании работника, о поощрении, об отстранении от работы, об изменении фамилии и др.).

6. Информационно-справочные документы:

• заявления работников,
• служебные записки,
• протоколы,
• акты,
• документы, предъявляемые работником в процессе трудовой деятельности (медицинские заключения, решения суда и др.).

7. Первичные учетные документы по учету кадров, рабочего времени и оплаты труда:

• личные карточки работников,
• табели учета рабочего времени,
• записки-расчеты при предоставлении отпусков,
• записки-расчеты при увольнении,
• ведомости по заработной плате (за последние 3 месяца),
• листки временной нетрудоспособности,
• справка об имеющейся задолженности по выплате заработной платы и других вышит или об ее отсутствии. В нее включаются данные о выплате: зарплаты, расчете с уволенными сотрудниками, отпускных, «больничных», «декретных», выходных пособий и других сумм при увольнении по сокращению численности или штата, компенсаций за неиспользованный отпуск и др.

8. Документы, предъявляемые гражданами при приеме на работу:

• трудовые книжки.

9. Регистрационные (учетные) формы:

• документы, подтверждающие ознакомление работников с локальными нормативными актами работодателя (и вносимыми в них изменениями),
• книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них,
• приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них,
• книги регистрации приказов по личному составу, трудовых договоров, личных карточек работников и др.

Хотелось бы также отметить, что согласно части 3 статьи 360 ТК РФ должностное лицо ГИТ может не уведомлять работодателя об инспекционной проверке, если посчитает, что это может нанести ущерб эффект вности контроля. На дворе кризис, но Трудовой кодекс суров, и его правил никто не отменял. Поэтому следует очень грамотно проводить любые реформы на предприятии и быть во всеоружии.?

Ольга Скрябина, консультант в области трудового законодательства аудиторско-консалтинговой группы компаний «Градиент-Альфа»