Пояснение в налоговую к форме 6-НДФЛ

Требование о предоставлении пояснений к форме 6-НДФЛ налоговики выставляют на основании пункта 3 статьи 88 НК РФ. Причин, по которым могут понадобится пояснения формально всего две.

1. По итогам камералки выявлены ошибки или противоречия между сведениями, содержащимися в представленных документах.
2. Выявлены несоответствия сведений, представленных в 6-НДФЛ и РСВ.

Для подготовки ответа у бухгалтеров есть 5 дней.

Единого образца для пояснений в налоговую не существует. Для каждого случая нужно готовить отдельный ответ.

Содержание пояснений зависит от того, какие именно ошибки в 6-НДФЛ выявила ИФНС, какие расхождения обнаружены в разных формах отчетности.

Ошибки в 6-НДФЛ

Налоговая «камералит» 6-НДФЛ в автоматическом режиме. Система сличает сумму удержанного и сумму уплаченного налога (они должны совпадать) и проверяет дату уплаты НДФЛ в бюджет.

Если суммы не совпадают ИФНС высылает требование о предоставлении пояснений.

Текст пояснений зависит от того, какое именно несоответствии выявлено системой. Например, уплаченный НДФЛ меньше удержанного или удержанный НДФЛ меньше уплаченного.

Налог к оплате может оказаться меньше удержанного, если работнику возвращали излишне удержанный налог. НДФЛ может быть уплачен в большем размере чем удержан, если были переходящие выплаты. И в том, и в другом случае, может иметь место просто ошибка бухгалтера.

Образец пояснения, если уплаченный НДФЛ меньше удержанного

Расхождение в _________ руб. связано с тем, что организация выплатила зарплату 30 марта. Удержанный с нее НДФЛ в сумме _______ руб. показан в разделе 1 расчета 6-НДФЛ за I квартал. Срок уплаты этого налога в бюджет – 1 апреля. В этот день Общество полностью перечислило эту сумму в бюджет.

По состоянию на 1 апреля ____ контрольное соотношение, установленное письмом ФНС России от 10 марта 2016 № БС-4-11/3852, выполнено:

Строка 070 расчета 6-НДФЛ)

–

Строка 090 расчета 6-НДФЛ

<=

НДФЛ, уплаченный в бюджет

Приложение: платежное поручение

Образец пояснения, при расчетах на стыке кварталов

Заработная плата сотрудников за март была выплачена «30» марта.

В тот же день с этого дохода был исчислен и удержан НДФЛ. Однако срок уплаты этой суммы относится к следующему кварталу, 1 апреля.

Таким образом, сумма удержанного налога была отражена по строке 070 расчета 6-НДФЛ за I квартал, а непосредственно перечисление в бюджет произошло во втором квартале, то есть в следующем отчетном периоде.

В качестве подтверждающих документов к настоящим пояснениям прилагаем:

1. Выписку из регистров налогового учета по НДФЛ.
2. Копию платежного поручения на перечисление НДФЛ с зарплаты за март от 1 апреля.

Если бухгалтерия самостоятельно выявит ошибку после сдачи 6-НДФЛ, нужно в течение 5 дней сдать в налоговую уточненный расчет. Пояснения в этом случае не нужны.

Расхождения в 6-НДФЛ и РСВ

Система проверки отчетности в ИФНС сверяет налоговую базу, примененную для расчета страховых взносов и указанную в РСВ с базой по форме 6-НДФЛ.

Если базы будут отличатся налоговая отправит требование о предоставлении пояснений к 6-НДФЛ.

Разница в 6-НДФЛ и РСВ может образоваться, если работникам произведены выплаты, которые не облагаются страховыми взносами. Таких мало, но они есть, например, выплаты, полученные работником по договору дарения, купли-продажи, аренды, ссуды, займа и некоторые виды компенсаций.

В пояснениях нужно указать какие выплаты стали причиной разрыва.

Образец пояснений при несовпадении баз для НДФЛ и страховых взносов

ПОЯСНЕНИЯ

о расхождениях между 6-НДФЛ и РСВ

ООО «Общество» получила требование представить пояснения о причинах, по которым налоговая база по НДФЛ, с которой в бюджет уплачен НДФЛ, отличается от базы, с которой в бюджет уплачены страховые взносы.

Расхождение в сумме ____________ руб. связано с тем, что правила расчета налоговой базы по НДФЛ отличаются от правил расчета базы по страховым взносам.

Налоговая база по НДФЛ для доходов, облагаемых по ставке 13 процентов  – это облагаемые НДФЛ доходы, уменьшенные на сумму налоговых вычетов (п. 3 ст. 210 НК РФ). Сотрудникам, на обеспечении которых находятся дети, предоставлены стандартные налоговые вычеты на общую сумму _________________ руб.

Они предусмотрены подпунктом 4 пункта 1 статьи 218 Налогового кодекса РФ. Сумма вычетов указана в строке 050 раздела 1 расчета 6-НДФЛ (п. 3.3 Порядка, утвержденного приказом ФНС России от 14 октября 2015 № ММВ-7-11/450).

Контрольное соотношение, установленное письмом ФНС России от 29.12.2017 № ГД-4-11/27043, выполнено:

Строка 020 раздела 1 расчета 6-НДФЛ

–

Строка 025 раздела 1 расчета 6-НДФЛ

>=

Строка 050 графы 1 подраздела 1.1 раздела 1 расчета страховых взносов

К пояснениям нужно приложить документы по выплатам, из-за которых образовалась разница в базах НДФЛ и взносов. Например, такие:

1. Приказ о выплате материальной помощи.
2. Договор дарения.
3. Договор ссуда, займа.
4. Договор арены имущества у работника.
5. Приказ о выплатите дивидендов.
6. Локальные нормативные акты, в которых установлены компенсации не облагаемые взносами, например, суточные, за использование личного авто и т.п.

Когда стоит оправдываться заранее

Расчет 6-НДФЛ содержит сведения о работниках, если организацией при выплате им дохода был удержан НДФЛ.

При отсутствии работников компания не обязана отчитываться в ИФНС.

Если компания всегда исправно сдавала отчетность, а потом решила временно приостановить деятельность, ИФНС об этом не знает. Из-за непредставленного отчета компанию могут не только оштрафовать по п. 1.2 статьи 126 НК РФ, но и заблокировать счет.

Чтобы этого не произошло, есть смысл заранее направить пояснение с описанием причины непредоставления формы 6-НДФЛ за отчетный период.