Повышение эффективности офиса с помощью улучшения коммуникации

В этой объективно непростой ситуации надо по-новому взглянуть на организацию офисного пространства с учетом современных информационных технологий (ИТ) совместно с аудиовизуальными (AV) решениями. С их помощью можно:

В этом случае рост результативности достигается за счет того, что повышение нагрузки на людей не приводит к психологическим срывам, поскольку условия работы остаются комфортными и удобными, сохраняются сложившийся стиль работы и система управления организацией. Более удобной и результативной становится совместная работа людей в группах разного масштаба (collaboration), стираются границы между сотрудниками, работающими в офисе и вне его, сближаются географически удаленные офисы. В то же время, в нужный для себя момент организация может получить еще больший прирост эффективности, перестроив рабочие процессы на базе новых возможностей, привнесенных новыми технологиями.

Будучи простыми для пользователя, современные AV-решения – это сложнейшие технические системы, объединенные с современными информационными технологиями, поэтому в заключительной части статьи мы рассмотрим наиболее типичные ошибки при внедрении AV-решений.

Как AV-решения меняют работу организации

Рассмотрим несколько примеров, обращая внимание и на технические аспекты, и на основные механизмы окупаемости AV-решений.

Более рациональное использование офиса

Установка в конференц-залах и в переговорных комнатах профессионального AV-оборудования, включая системы видеоконференцсвязи (ВКС), и организация корпоративного мультимедийного пространства, на котором хранятся записанные видео и электронные документы, презентации – это современный вариант применения AV-технологий в бизнесе. Переговоры с клиентом, мозговой штурм, клиентские семинары, выработка управленческих решений оказываются гораздо более результативными, если к обсуждению можно мгновенно подключить любого сотрудника, а очное общение дополнено просмотром презентаций и интерактивной работой со всевозможными электронными документами, ресурсами интранет и интернет, «облачными» бизнес-приложениями.

Возникает понятие умного (или «самонастраиваемого») офиса. Появляется понятие помещений-трансформеров, которые можно быстро превратить в единый конференц-зал или несколько переговорных комнат и/или учебных аудиторий. Причем в любых конфигурациях все помещения остаются максимально удобными для пользователей и приспособленными к конкретной задаче (например, проведению переговоров или обучению работе с новым продуктом). Трансформеры позволяют эффективно использовать каждый метр офиса и интегрировать AV-технологии в гораздо более широкий круг бизнес-процессов.

Еще один новый и чрезвычайно перспективный тренд связан с созданием комфортной среды для продуктивной работы небольших групп в открытом пространстве офиса. В таких решениях широко используется различное мобильное оборудование (панели, проекторы и др.), которое может легко перемещаться по офису или быстро менять конфигурацию (например, за счет особого крепления интерактивных панелей можно менять угол наклона рабочей поверхности). Кроме того, здесь приходится применять особые способы управления освещением и звуком, позволяющие обеспечить комфорт рабочей группе и снизить ее влияние на окружающее помещение. Как и в трансформере, здесь может применяться особая модульная мебель, рассчитанная на перемещение, создание различных конфигураций пространства, а также на использование каждым участником множества различных цифровых устройств.

Широкое использование таких «переговорных без стен» – это настоящий прорыв, поскольку в итоге AV-технологии становятся основным инструментом при решении любой задачи.

Однако к такой организации работы в офисе надо хорошо подготовиться. Определить, как подразделения общаются между собой, построить схему их взаимодействия, спланировать офис (в соответствии с внутренними коммуникациями). Надо понять, какие вопросы могут обсуждаться различными подразделениями, какого типа информация может понадобиться (документы, таблицы, изображения, видео или данные из интернета). Чтобы проанализировать процессы взаимодействия и создать планировочное и технологическое решение, нужен системный интегратор, специализирующийся в области аудиовизуальных коммуникаций. В итоге можно резко повысить производительность труда – люди не будут тратить время на хождение по офису, у них всегда будут места для переговоров, где они смогут собраться и обсудить важные вопросы.

Кроме того, офис должен уметь быть не только «самонастраиваемым», но и «резиновым», то есть с ростом бизнеса количество рабочих мест должно легко увеличиваться, а при спаде – сворачиваться, так, чтобы пустующие места не производили гнетущего впечатления на оставшихся.

Работа в команде

Эффект внедрения вышеперечисленных решений связан с тем, что любому среднему и крупному бизнесу крайне важно построить командное взаимодействие сотрудников. Это понятно: большая часть решений готовится или принимается коллективно; без рабочих групп крайне трудно организовать четкое взаимодействие подразделений, например, при работе над совместным проектом. Нужно уметь быстро принимать коллективные решения, понятные каждому. Но как это сделать? Для организации коллективной работы все материалы, нужные каждому участнику встречи, должны быть под рукой (документы, таблицы, изображения, видео или данные из интернета), чтобы в случае необходимости их можно было без задержек задействовать в совместной работе. Скорость доступа к материалам во многом определяет скорость принятия решения. И конечно, эти материалы должны быть хорошо видны каждому участнику обсуждения.

Если учесть стоимость рабочего времени всех сотрудников, которые принимают участие в каждом конкретном совещании, и помножить его на число совещаний, то, несомненно, компании будет намного выгоднее и ускорение принятия решений, и устранение ненужных потерь времени (например, ожидание доступности переговорной). Такое ускорение повышает эффективность бизнес-процессов компании, позволяет ей гораздо оперативнее реагировать на любые изменения. Такой эффект подсчитать затруднительно, однако о нем говорят практически все компании, внедрившие подобные решения в повседневную практику.

HR

Трудности привлечения квалифицированных сотрудников и повышение их лояльности к компании – одна из острейших проблем, с которыми сталкиваются современные предприятия. В решение этих проблем AV-решения вносят свой вклад.

Во-первых, AV-решения позволяют создать высокоэффективную систему корпоративного обучения. Новые сотрудники быстрее включаются в работу, а старые получают более широкие возможности двигаться вперед. Технической основой здесь служат интранет-порталы и корпоративный видео-ресурс, транслирующий материалы в любое место, в т. ч. на мобильные и стационарные устройства сотрудников.

Организация комфортной работы в офисе повышает лояльность сотрудников к своей компании. Организация же снижает риски срыва важных проектов из-за ухода ценных специалистов, сокращает текучку, а следовательно, меньше тратит на поиск и обучение новых сотрудников. Масштаб эффекта нетрудно оценить, даже если ограничиться лишь расчетом затрат на замещение вакансий. Для каждой вакансии надо подсчитать зарплату сотрудника за два-три месяца испытательного срока, когда он только знакомится с компанией и погружается в стоящие перед ним задачи. К этому надо добавить компенсацию кадровому агентству (зарплата сотрудника за один-два месяца) или иные затраты на привлечение и отбор соискателей. Добавим сюда нагрузку на наставников, HR-специалистов и руководителей, направляющих нового сотрудника. Учтем также и то, что далеко не всегда соискатель успешно проходит испытательный срок. А это значит, что расходы надо повторять, иногда и не раз. А ведь это не только деньги, но и упущенное время.

Воздействие на клиента

Одна из главных задач бизнеса – убедить потенциального клиента сделать выбор в пользу продуктов и услуг компании. Для этого надо убедительно представить их клиенту. Все начинается еще до собственно презентации, ведь офис и комната переговоров уже дают клиенту представление о том, насколько компания стабильна и респектабельна, можно ли ей доверять. Не менее важно и то, как клиент запомнил те аргументы, которые обсуждались на встрече. Чем дольше он их помнит, тем выше вероятность решения в пользу вашей компании.

Доказано, что самым мощным проводником информации в мозг человека является зрение. Не случайно сетчатка глаза была метко названа «мозгом, выдвинутым на периферию». Скажем, количество нейронов, отвечающих за зрение, исчисляется сотнями тысяч, и занимают они примерно 30% мозга. При этом за чувствительность кожи отвечает 8% нейронов, а за слух – всего 3%. Зрительные образы способны наиболее сильно воздействовать на эмоциональное состояние человека, формируя у слушателя адекватную реакцию и способствуя принятию нужного решения.

Статистика показывает, что человек запоминает:

• 10% прочитанного;
• 20% услышанного;
• 30% увиденного;
• 50% увиденного и услышанного одновременно;
• 70% рассказанного;
• 90% сделанного.

Это связано с тем, что у нас существует несколько типов памяти: зрительная (визуальная), слуховая (вербальная), обонятельная, вкусовая, осязательная и моторная (кинестетическая). И чем больше органов наших чувств принимает участие в восприятии какого-нибудь впечатления или группы впечатлений, тем в большем наборе видов памяти они сохраняются, а потом легче воспроизводятся. Именно поэтому интерактивные презентации (в которых задействованы интерактивные доски, интерактивные дисплеи и интерактивные проекторы) все больше и больше завоевывают свое место в офисах и учебных центрах.

Окупаемость AV-решений

Если вновь посмотреть на рассмотренные кейсы, нетрудно заметить, что в каждом случае одни факторы окупаемости допускают простую количественную оценку, а другие (не менее важные) нельзя количественно измерить, хотя механизм их действия совершенно прозрачен. Отчасти здесь могут помочь замеры каких-либо параметров (например, снижение текучки или расширение воронки продаж) до внедрения AV-решения и по прошествии некоторого времени. Но даже если ограничиться только факторами из первой группы, AV-решения относятся к числу быстро окупаемых.

Типичные ошибки при внедрении AV-решений

Внедрение AV-решения может быть весьма эффективным, а может не дать заметного результата. С чем это связано? Сегодня основная причина этого так или иначе связана с отсутствием у заказчика практики применения аудиовизуальных средств в повседневной работе. А это приводит к нескольким типичным ошибкам.

Пожалуй, самая главная ошибка – это несогласованность AV-проекта с дизайн-проектом помещения или инженерной инфраструктурой здания. Создание современных аудиовизуальных решений предполагает сотрудничество всех участников проекта: от заказчика, архитекторов и строителей до интеграторов. Компанию, специализирующуюся на комплексном оснащении офисных помещений, лучше приглашать еще на этапе разработки дизайн-проекта. Это позволит своевременно согласовать точки расположения устройств и коммутации, правильно «вписать» их в будущий интерьер и интегрировать с инженерными, информационными, телекоммуникационными, мебельными и другими смежными решениями.

Однако даже если все это учтено, камнем преткновения может стать неправильный выбор или отсутствие внутреннего заказчика проекта. Проектирование выполнено, оборудование установлено, но решение не востребовано сотрудниками компании. Причина проста: начальство не настаивает – и работа продолжается по старинке. Идеальный вариант – когда внутренним заказчиком является руководство компании, которое понимает значимость AV-решения для достижения тех или иных целей бизнеса и подходит к выбору решений с точки зрения организации внутренних бизнес-процессов. Внутренним заказчиком может быть генеральный директор, коммерческий директор, директор по маркетингу и т. д. Важно, чтобы он был действительно заинтересован в улучшении процессов, использующих AV-решение.

Максимальный эффект от AV-проектов достигается в тех случаях, когда компания-интегратор тесно взаимодействует с внутренним заказчиком напрямую. Это особенно важно на этапе проектирования, когда должны быть детально проанализированы и учтены все существенные бизнес-процессы. На практике же интеграторы вынуждены работать только с посредником, например, с архитектурным бюро или управляющей компанией. Получается что-то типа «испорченного телефона».

Неверная последовательность этапов проекта или даже пропуск некоторых важных этапов может привести к тому, что на выходе получится не то, что изначально задумывали. Начиная проект не с формулировки функциональных задач оснащаемого помещения, а с определения перечня устанавливаемого оборудования, заказчик рискует получить совсем не то решение, в котором на самом деле нуждается компания. Скажем, для повышения эффективности работы в переговорной комнате совершенно не достаточно просто установить ЖК-дисплей, необходимо продумать варианты работы с ним пользователей, возможность подключения к нему различных источников информации и т. п., и только после этого переходить к этапу подбора конкретной модели. Еще удивительнее, когда из проекта исключают обучение пользователей. В итоге люди даже не подозревают о многих возможностях нового комплекса оборудования, и он простаивает или используется далеко не на полную мощность. А ведь современные AV-решения просты для пользователя, и обучение работе с ними совсем не сложно.

Ошибка многих организаций состоит и в переоценке возможностей собственных ИТ-специалистов. Желание выполнить проект по внедрению аудиовизуального решения силами своей компании, вернее, ИТ-подразделения, в подавляющем большинстве случаев заканчивается неудачей. Слишком сложна и специфична область AV-технологий, слишком быстро они развиваются. Особо подчеркну, что даже самые грамотные ИТ-специалисты чаще всего вообще не владеют серьезными знаниями и опытом по организации комфортного взаимодействия между людьми. К тому же надо иметь опыт в определенном направлении, которым и являются AV-технологии, чтобы не поставить то оборудование, которое быстро устареет.

Одно из проявлений ошибки, совершаемой ИТ-специалистами, – неправильные технические расчеты при выборе оборудования. Не разбираясь досконально в его характеристиках, очень легко ошибиться: скажем, установить проектор с низкими показателями яркости и контрастности. В итоге пользователи не захотят или не смогут с ним работать. Встречаются и случаи избыточной технической оснащенности помещений, когда закупается оборудование с ненужными характеристиками, а то и целые комплексы ненужного оборудования. Например, установка на небольшом расстоянии от зрителей слишком большого дисплея неизбежно создает дискомфорт восприятия отображаемой информации.

Иногда, находясь в очень жестких рамках бюджета, заказчик приобретает значительно более дешевое оборудование, чем предполагал ранее. Надо помнить, что, например, некачественные колонки настолько ухудшают звуковое сопровождение ВКС, что пользоваться системой становится неприятно или даже невозможно. И деньги на гораздо более дорогую видеосоставляющую оказываются выброшенными на ветер.

Что же делать?

Алгоритм получения эффективного AV-решения для современного офиса проверен временем. Необходимо четкое разделение функций между заказчиком, который концентрируется на бизнес-задачах и на контроле качества внедрения, и интегратором, досконально знающим современное AV-оборудование и имеющим портфель проектов и компетенции во всех вопросах, связанных с созданием AV-решений и их интеграцией с ИТ-инфраструктурой и инженерными системами заказчика. Такой интегратор должен предложить целостную концепцию решения, включающую не только технические вопросы, но и влияние этого решения на бизнес-процессы, а также возможности его развития.

При этом и заказчик, и исполнитель, решая сегодняшнюю задачу, обязательно должны думать о завтрашнем дне, об изменении масштабов бизнеса, о распространении AV-решения на более широкий круг бизнес-процессов, о технологических трендах и о создании решения, которое максимально долго не устареет морально.

Дальновидный заказчик обязательно стремится предусмотреть неизбежную модернизацию офиса и аудиовизуальной среды, а также возможности перенастройки офиса. Если собственник задумывается о потенциальных изменениях еще на стадии проектирования помещений, он приходит к тому, что весь офис должен быть сделан мобильным. И если стены передвинуть нельзя, то с помощью AV-систем и специальной мебели уже сегодня вполне можно создать удобную рабочую среду, способную «подстраиваться» под новые условия. Грамотный подход к реализации проекта, тщательный выбор исполнителя и избежание вышеперечисленных ошибок позволит создать действительно эффективный инструмент и вывести бизнес-процессы компании на новый качественный уровень.

Анна Зуева, директор «Делайт 2000», для журнала «Консультант»

Все о кадровой службе

В Бераторе «Сотрудники и вы» подробно описана вся работа по кадровому учету: как организовать кадровую службу «с нуля», безошибочно оформить отпуск, обосновать надбавки, премии, выплатить декретные и отпускные. Узнайте больше >>

Если у Вас есть вопрос - задайте его здесь >>

Читайте также по теме:

Обучение персонала не выходя из офиса

Преодоление организационного беспорядка

Минимизируем человеческий фактор