Поспорим о производственных затратах

Именно так и пришлось поступить нижегородской фирме, в которой инспекция проводила выездную проверку. Контролеры усомнились в том, что стоимость оплаты аренды автомобиля сотрудником, направленным в загранкомандировку, действительно носила производственный характер. Свою позицию ревизоры обосновали тем, что в представленных фирмой документах не было сведений о целях использования автомобиля. Авансовый отчет о командировке и счет об оплате аренды машины, на основании которых организация включила эти расходы в состав прочих, инспекторы не признали подтверждающими экономическую оправданность. Фирма, естественно, не согласилась с мнением налоговой и обратилась в суд.

Документ есть — расход признать!

В соответствии со статьей 247 Налогового кодекса объектом налогообложения по налогу на прибыль признается полученная прибыль, которая рассчитывается исходя из полученных доходов, уменьшенных на величину произведенных расходов. Причем последние должны быть экономически обоснованны и документально подтверждены, а также направленны на получение дохода.

Налоговый кодекс не устанавливает перечень документов, которые надо оформить при выполнении расходных операций. Каких-либо специальных требований к их заполнению в кодексе тоже нет. Эти обстоятельства организация привела в качестве обоснования своей позиции.

Рассмотрев дело, судьи пришли к следующему выводу. Документы необходимы для подтверждения факта произведенных расходов, что и является условием их включения в налоговые затраты. На основании этого арбитры ФАС Волго-Вятского округа постановлением от 6 декабря 2005 г. по делу № А43-22918/2005-16-660 признали действия налоговой инспекции в отношении фирмы неправомерными.

И этот случай не единственный. В похожей ситуации оказалась фирма, которую по результатам проверки инспекторы обвинили в неоправданном признании части расходов по загранкомандировке, а также в превышении установленных норм. Ее сотрудники направлялись для участия в семинарах, посвященных презентации и использованию оборудования, реализацией и распространением которого занимается организация. Некоторые служебные командировки были связаны с проведением переговоров с контрагентами, что подтверждали документы. Соответственно, загранкомандировки все же носили производственный характер и были вызваны производственной необходимостью.

Фирма обратилась в суд, представив в качестве доказательств своей правоты приказы о направлении работников в командировки, служебные задания, командировочные удостоверения, авансовые отчеты, железнодорожные и авиабилеты, счета на оплату гостиниц и иные первичные документы, которые свидетельствовали об оплате расходов и соблюдении установленных норм. Федеральный арбитражный суд Северо-Западного округа согласился с мнением фирмы и постановлением от 30 мая 2005 г. по делу № А56-32891/04 отменил решение налоговой инспекции. Судьи признали, что документальное подтверждение и экономическая обоснованность затрат являются основными условиями признания расходов, в том числе и по командировкам.

Кто подтвердит факт командировки?

Служебная командировка — это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы, — так сказано в статье 166 Трудового кодекса. Сотруднику, которого направляют в командировку, гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка. Кроме того, он имеет право на возмещение расходов по проезду, найму жилого помещения, суточных и иных трат, произведенных им с разрешения работодателя (ст. 167 ТК). Организация вправе уменьшить базу по налогу на прибыль, если соблюдаются общие требования, установленные пунктом 1 статьи 252 Налогового кодекса. Командировочные расходы должны быть документально подтверждены и экономически оправданны. Кроме того, такие затраты принимаются для целей налогообложения только если они носят производственный характер. Именно поэтому следует уделять особое внимание вопросам документального оформления загранкомандировок.

Направляя работника в командировку за пределы России, надо оформить следующие документы:

• приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма Т-9 или Т-9а);
• служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма Т-10а);

В приказе следует указать фамилию, имя и отчество командированного, страну командирования, планируемый срок командировки, ее цель. Именно точная формулировка последней позволит впоследствии включить затраты на командировку в состав прочих расходов (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК).

Стоит отметить, что действующим законодательством не предусмотрено составление командировочных удостоверений при поездках за границу. Время фактического нахождения в заграничной командировке определяется по отметкам в паспорте, свидетельствующим о пересечении государственной границы России. Такого же мнения придерживаются и судьи (постановление ФАС Северо-Западного округа от 30 августа 2005 г. № А56-2639/2005).

Кроме того, в письме Минфина от 6 декабря 2002 г. № 16-00-16/158 "О порядке документального оформления служебных командировок" сказано, что документально служебная командировка может быть оформлена приказом о командировании и (или) выдачей командировочного удостоверения. При этом в письме указано, что параллельное составление двух документов по одному факту хозяйственной деятельности является нецелесообразным.

Н. В. Горшенина, эксперт "Федерального агентства финансовой информации"