Положение №540 о расчете среднего заработка с 01.09.2025: полный обзор документа

При любом режиме работы расчет среднего заработка производится исходя из фактически начисленной заработной платы и фактически отработанного времени за 12 календарных месяцев.

Календарным месяцем считается период с 1-го по 30-е/31-е (в феврале — по 28-е /29-е) включительно.

Средний дневной заработок для оплаты «отпускных» исчисляется за последние 12 календарных месяцев путем деления суммы начисленной заработной платы на 12 и на 29,3 (среднемесячное количество дней).

Средний заработок – каков минимум

Во всех случаях средний месячный заработок работника, отработавшего полный расчетный период и выполнившего нормы труда (трудовые обязанности), не может быть меньше МРОТ (п. 18 Положения № 540).

Порядок расчета среднего заработка с примерами есть в бераторе Практическая энциклопедия бухгалтера: Расчет среднего заработка

Какие выплаты учитывать при расчете среднего заработка

Средний заработок учитывает не только основной оклад, но и все дополнительные выплаты, установленные системой оплаты труда: премии, надбавки, доплаты за сверхурочную работу и т. д.

Полный перечень учитываемых выплат приведен в п. 2 Положения №540:

1. зарплата, начисленная по тарифным ставкам, окладам;
2. зарплата, начисленная за работу по сдельным расценкам;
3. зарплата, начисленная в процентах от выручки или комиссионное вознаграждение;
4. зарплата, выданная в неденежной форме;
5. выплаты в виде коэффициентов и процентных надбавок за особые условия труда;
6. доплата за работу в ночное время, выходные и нерабочие праздничные дни;
7. оплата сверхурочной работы;
8. премии и иные вознаграждения, предусмотренные системой оплаты труда;
9. денежное вознаграждение за отработанное время на выборах;
10. гонорар и авторское вознаграждения, выплачиваемые работникам редакций СМИ;
11. зарплата преподавателей за часы сверх установленной учебной нагрузки;
12. надбавки и доплаты за профессиональное мастерство, классность, выслугу лет, знание иностранного языка, государственную тайну, совмещение, расширение зон обслуживания, увеличение объема работ, руководство и другие;
13. другие выплат, установленные системой оплаты труда в компании.

Бератор: Как определить сумму выплат за расчетный период

Доплата за сверхурочную работу

Доплата за сверхурочную работу включается в выплаты, учитываемые при расчете среднего заработка.

Пример. Как учесть доплату за сверхурочные

Доплата за работу в ночное время

Доплата за работу в ночное время учитывается при исчислении среднего заработка. При этом, она не может быть менее 20 % часовой тарифной ставки (оклада) за каждый час работы в ночью.

Пример. Как учесть доплату за ночные часы

Доплаты за совмещение

Если в расчетном периоде сотруднику начислялись доплаты исполнение обязанностей по другой должности или замену временно отсутствующего коллеги, эти выплаты учитываются при исчислении среднего заработка.

Пример. Как учесть доплаты за совмещение профессий

Средний заработок совместителя определяется также как и для основного работника (п. 19 Положения №540).

Если совместителя перевели на основное место работы, расчет среднего заработка для оплаты отпускных, зависит от того, как оформлен перевод:

• если был заключен новый трудовой договор, а ранее действовавший — по совместительству — расторгли, его предыдущий заработок и период работы при расчете среднего заработка для оплаты отпуска не учитывают;
• если к трудовому договору о работе по совместительству заключили допсоглашение о переводе на основную работу, при исчисления среднего заработка учитывается период и выплаты по трудовому договору о совместительстве.

Районные коэффициенты и надбавки

Районные коэффициенты, на которые увеличивается заработок работников в местностях с особыми климатическими условиями, установлены на законодательном уровне. Это: Крайний Север, Сибирь, Дальний Восток. Для каждого региона районный коэффициент фиксирован и не меняется из года в год.

Районные коэффициенты независимо от ЛНА компании входят в систему оплаты труда и учитываются в сумме выплат при исчислении среднего заработка.

Пример. Как учесть районные коэффициенты

Как учитывать премии при расчете среднего заработка

Каждая компания вправе разработать собственные системы премирования, ввести свои стимулирующие доплаты и надбавки (ст. 135 ТК РФ). Все эти выплаты утверждаются локальным документом компании, входят в систему оплаты труда и независимо от источников их финансирования, учитываются при расчете среднего заработка (ст. 139 ТК РФ).

Пример. Как учесть премии

Премии к юбилейным датам, праздникам, торжественным событиям, за выполнение срочной работы сверх должностных обязанностей и другие аналогичные выплаты, как правило, считаются разовыми. Они не входят в систему оплату труда и их нельзя учитывать при исчислении среднего заработка.

Порядок учета премий, денежных поощрений и вознаграждений при расчете среднего заработка описан в пункте 15 Положения №540.

В расчете нужно учитывать:

1. Ежемесячные премии, денежные поощрения, фактически начисленные в расчетном периоде, но не более 1 (одной) выплаты за каждый показатель за каждый месяц расчетного периода.
   
   Если за месяц были выплачены две премии, например, за повышение объемов продаж, при расчете среднего заработка можно учесть только одну. Но если одна премия была выплачена за объемы продаж, вторая - за внедрение новой технологии, в расчет включают обе премии.
   
   Если за год выплатили 13 ежемесячных премий за один и тот же показатель, учесть можно только 12 из них. Какую исключать - решайте самостоятельно.
   
   Квартальных премий можно учесть четыре.
2. Если в расчетный период 12 месяцев выплатили несколько премий, в том числе за предыдущие годы, их нужно учесть пропорционально, взяв только суммы, относящиеся к расчетному периоду. Полностью можно учесть премии, если период, за который они начислены, не превышает расчетный (12 месяцев).
3. Годовая премия, единовременное вознаграждение за выслугу лет, начисленные за предшествующий календарный год, участвуют при расчете среднего заработка, независимо от времени их начисления.

Разовые премии учитывают при расчете среднего заработка, если одновременно выполняются два условия:

1. Премии начислены в рамках системы оплаты труда.
2. Премии нельзя отнести к выплатам социального характера: материальной помощи, оплате стоимости питания, проезда, обучения, коммунальных услуг, отдыха и др.

Все остальные премии, выплаченные вне системы оплаты труда, при расчете среднего заработка не учитываются.

Если работник проработал не весь период, за который начислена премия, например два месяца в квартале, и ему начислена квартальная премия пропорционально отработанному времени, такая премия, учитываются исходя из фактически начисленных сумм.

Бератор: Как учесть премии и материальную помощь

Оплата в период командировки

Доплата до фактического заработка за период командировки учитывается при расчете среднего заработка. Такая выплата изначально входит в фонд оплаты труда на основании ТК РФ (письмо Минтруда от 16 марта 2016 года № 14-1/В-226). Кстати, на нее начисляются страховые взносы, ее учитывают в налоговой базе по прибыли.

Доплаты за работу в праздничные и выходные дни в расчете среднего заработка

Если в расчетном периоде работнику начислялись доплаты за работу в праздничные или выходные дни, они прибавляются к сумме выплат, учитываемых при исчислении среднего заработка. Исключение составляет оплата за работу в выходной и нерабочий праздничный день в командировке. Она в расчет среднего заработка не включается (письмо Минтруда России в письме от 18 декабря 2024 г. № 14-5/ООГ-7331).

Пример. Как учесть доплаты за выходные и праздничные дни

Какие выплаты не учитываются при расчете среднего заработка

В расчете среднего заработка не учитываются социальные выплаты и вознаграждения, не связанные с работой (п. 3 Положения № 540). Фактически речь идет о выплатах, которые не соответствуют понятию «заработная плата», определенному в статье 129 ТК РФ.

Не нужно учитывать при расчете среднего заработка:

1. Выплаты социального характера, например больничный.
2. Выплаты, не относящиеся к оплате труда:

•  оплаты по гражданско-правовым договорам;
• материальная помощь;
• дивиденды по акциям, проценты по вкладам, страховые выплаты, кредиты, премии непроизводственного характера и т.п.;
• оплата стоимости питания, проезда, обучения, коммунальных услуг, отдыха и другие;
• компенсация за использование личного имущества;
• компенсация за неиспользованный отпуск;
• возмещение командировочных и служебных расходов;
• выплата разницы между средней заработной платой и пособием по временной нетрудоспособности. Она является выплатой социального характера, поскольку выплачивается в возмещение утраченного заработка во время болезни работника (письмо Минтруда от 16 марта 2016 года № 14-1/В-226);
• надбавка за вахтовый метод работы, выплачиваемая взамен суточных;
• компенсация, заменяющая выдачу молока при работах с вредными условиями труда;
• компенсацию работникам платы за детсад (письмо Минтруда от 19 декабря 2023 г. № 14-1/ООГ-7632).

Материальная помощь

Материальная помощь в любом случае не является составной частью системы оплаты труда. Эта выплата не может зависеть от качества работы. Она выплачивается в связи с трудностями финансового характера, непредвиденными событиями (болезнь, похороны родственника и т. п.). Учитывать материальную помощь при исчислении среднего заработка нельзя.

Какие периоды нужно исключать при расчете среднего заработка

При исчислении среднего заработка из расчетного периода исключается время, в течение которого работник (п. 5 Положения № 540):

• получал средний заработок за исключением перерывов для кормления ребенка;
• получал пособие по больничному или пособие по беременности и родам;
• не работал в связи с простоем по вине работодателя или по независящим причинам;
• не работал из-за забастовки, но сам в ней не участвовал;
• получил дополнительные оплачиваемые выходные дни для ухода за детьми-инвалидами и инвалидами с детства;
• был освобожден от работы с полным или частичным сохранением заработной платы или без оплаты.

Как рассчитывать средний заработок по Положению № 540 с 1 сентября 2025 года

Расчет среднего заработка производится из фактически начисленной зарплаты и фактически отработанного времени за 12 календарных месяцев, предшествующих периоду, когда за работником сохраняется средняя заработная плата.

Календарным месяцем считается период с 1-го по 30-е (31-е) число месяца включительно (в феврале - по 28-е/29-е) (п. 4 Положения № 540).

Средний дневной заработок для оплаты отпусков и выплаты компенсации за неиспользованные отпуска исчисляется за последние 12 календарных месяцев.

Бератор Практическая энциклопедия бухгалтера:

• Как определить средний дневной заработок и сумму отпускных
• Как определить сумму отпускных при неполном рабочего времени
• Как определить сумму отпускных, если расчетный период отработан не полностью
• Как определить сумму отпускных при повышении заработной платы

Как рассчитать средний заработок, если работник ничего не заработал в расчетный период

Может оказаться так, что у работника нет фактически начисленной зарплаты или отработанных дней за расчетный период, либо отработанный срок приходится на время, исключаемое из расчетного периода. В таком случае для расчета среднего заработка берут фактически начисленную зарплату за период предшествующий и равный расчетному (п. 6 Положения № 540).

Если у работника не было выплат в расчетном периоде, для расчета среднего заработка используется следующая формула:

Средний дневной заработок = Оклад, установленный на дату наступления оплачиваемого события / Количество рабочих дней (часов) в месяце наступления оплачиваемого события 

Если у работника не было начислений ни в расчетном периоде, ни в периоде до него, средний заработок определяют из начисленных выплат и количества отработанных дней в том месяце, в котором ему начисляется средний заработок (п. 7,8 Положения № 540).

Средний дневной заработок = Заработная плата за дни (часы), отработанные до наступления оплачиваемого события/ Количество дней (часов), фактически отработанных до наступления оплачиваемого события

Какой расчетный период можно взять для среднего заработка, если у работника не было дохода?

Как рассчитать средний дневной заработок

Средний дневной заработок понадобится для:

• оплаты отпусков;
• выплаты компенсации за неиспользованный отпуск;
• выплаты выходного пособия;
• других случаев, предусмотренных ТК РФ.

Сумма к выплате = Средний дневной заработок * Количество дней, за которые работнику выплачивается средний дневной заработок.

Средний дневной заработок рассчитывается так:

Средний дневной заработок = Сумма выплат работнику в расчетном периоде / Количество отработанных рабочих дней в расчетном периоде

Пример. Как рассчитать среднедневной заработок

Как рассчитать средний заработок для выплаты выходного пособия

Выходное пособие выплачивается увольняющимся работникам при увольнении по соглашению сторон; по сокращению штата или численности и при ликвидации организации. В остальных ситуациях выходное пособие сотрудник может получить, если такая выплата предусмотрена локальными нормативными актом организации или трудовым договором.

• Виды выходных пособий при увольнении 
• Когда выплачивается выходное пособие при увольнении. Таблица
• Когда при увольнении выходное пособие не положено

Средний месячный заработок для расчета выходного пособия определяется путем умножения среднего дневного заработка на среднее количество рабочих дней, приходящихся на один месяц в году (п. 9 Положения № 540).

Сумма к выплате = средний дневной заработок * Среднее количество рабочих дней, приходящихся на один месяц в году

Подсчет количества рабочих дней нужно начинать со следующего дня после увольнения.

Как рассчитать средний заработок для выплаты отпускных

Работникам, которые уходят в отпуск, за три дня до начала отдыха выплачивают отпускные, а при увольнении платят компенсацию за неиспользованные дни отпуска. Обе эти выплаты рассчитывают с учетом среднего дневного заработка (п. 9 Положения № 540).

Отпускные = Среднедневной заработок х Продолжительность отпуска в календарных днях

Средний дневной заработок для оплаты отпусков и выплаты компенсации за неиспользованные отпуска исчисляется путем деления заработной платы, начисленной за расчетный период, на 12 и на среднемесячное число календарных дней (29,3) (п. 10 Положения № 540).

Справочно. 29, 3 – это среднемесячное количество дней, рассчитанное таким образом: (365 дней — 14 праздничных дней в году) / 12 месяцев).

Расчетный период принимают равным 12 календарным месяцам, предшествующим месяцу начала отпуска. Так, если отпуск начинается в июле, расчетный период — с 1 июля прошлого года по 30 июня текущего.

Средний дневной заработок для оплаты отпускных = сумма заработной платы, фактически начисленной за расчетный период / на 12 / 29,3

Где 12 — месяцы расчетного периода, а 29,3 — среднемесячное число календарных дней

Бератор: Оформление расчета отпускных

Если расчетный период отработан не полностью либо есть исключаемые периода

Дневной заработок рассчитывается иначе, если один или несколько месяцев расчетного периода отработаны не полностью или исключается период, когда за работником сохранялся средний заработок (п. 5 Положения № 540):

• начислялось пособие по болезни или «декретные» выплаты;
• был в командировке (письмо Минтруда от 15.04.2016 № 14-1/В-351);
• находился «в простое» по вине работодателя или по независящим причинам.

Тогда средний дневной заработок исчисляется путем деления суммы фактически начисленной зарплаты за расчетный период на среднемесячное числа календарных дней (29,3), умноженного на количество полных календарных месяцев и количество календарных дней в неполных календарных месяцах (п. 10 Положения № 540).

Формула расчета будет выглядеть так:  

Средний дневной заработок = заработок за расчетный период / (29,3 х количество полностью отработанных месяцев + число календарных дней в не полностью отработанных месяцах)

Число дней не полностью отработанного календарного месяца = 29,3 / число календарных дней не полностью отработанного месяца х число отработанных в этом месяце календарных дней (п. 10 Положения № 540).

Пример. Как рассчитать отпускные, если расчетный период отработан не полностью

Средний дневной заработок для оплаты отпусков, предоставляемых в рабочих днях, а также для выплаты компенсации за неиспользованные отпуска исчисляется путем деления суммы фактически начисленной заработной платы на количество рабочих дней по календарю 6-дневной рабочей недели (п. 11 Положения №540).

Средний дневной заработок для выплаты «отпускных» при неполном рабочем времени

Средний дневной заработок для выплаты «отпускных» работнику, которому установлен неполный рабочий день (неделя) исчисляется по правилам, которые описаны выше (п. 12 положения № 540).

Пример. Как рассчитать отпуск при неполном режиме рабочего времени

Особенностей в данном случае не предусмотрено. За каждый день отпуска работнику оплачивают средний дневной заработок. Он равен заработку за расчетный период (12 месяцев), деленному на количество отработанных в нем дней. 

Средний дневной заработок при суммированном учете рабочего времени для выплаты выходного пособия

В организациях, где введен суммированный учет рабочего времени, для исчисления среднего заработка используется средний часовой заработок. Он исчисляется путем деления суммы фактически начисленной за расчетный период заработной платы на количество фактически отработанных часов в этот же период (п. 13 Положения № 540).

Средний заработок работника при суммированном учете рабочего времени = Среднечасовой заработок * количество рабочих часов по графику в периоде, подлежащем оплате

Размер среднемесячного заработка для расчета выходного пособия при увольнении = Среднечасовой заработок * Среднее количество рабочих часов, приходящихся на один месяц в году

Среднее количество рабочих часов, приходящихся на один месяц в году, рассчитывается путем деления количества рабочих часов в году, рассчитанного в соответствии с установленной для работника продолжительностью рабочего времени, на 12 (п. 13 Положения №540).

Среднее количество рабочих часов в месяц = количество рабочих часов за год /12

Как рассчитать средний заработок для оплаты учебных отпусков

Учебный отпуск оплачивается так же, как и ежегодный, — в размере среднего заработка. Оплате подлежат все календарные дни, включая нерабочие и праздничные дни, приходящиеся на период отпуска (п. 14 положения №540).

Средний дневной заработок исчисляется за последние 12 календарных месяцев (расчетный период). 

Средний дневной заработок для оплаты учебного отпуска = сумма заработной платы, фактически начисленной за расчетный период / на 12 / 29,3 (п. 10 Положения № 540)

Где 12 — месяцы расчетного периода, а 29,3 — среднемесячное число календарных дней.

Сумму отпускных = средний дневной заработок * количество календарных дней учебного отпуска.

Как рассчитать средний заработок при повышении окладов

При повышении в организации окладов (тарифной ставки, денежного вознаграждения) средний заработок нужно рассчитать (пересчитать) с учетом коэффициента повышения (п. 16 Положения №540).

Средний заработок повышается в следующем порядке:

• Повышение произошло в расчетном периоде. Выплаты, за период, предшествующий повышению, увеличиваются на коэффициенты, которые рассчитываются путем деления оклада (тарифной ставки) на оклад (тарифную ставку), установленные в каждом месяце расчетного периода.
• Повышение произошло после расчетного периода. В этом случае просто увеличится размер среднего заработка за расчетный период.
• Повышение произошло в период сохранения среднего заработка. Часть среднего заработка нужно пересчитать и увеличить с даты повышения оклада.

Коэффициент повышения = Заработная плата, начисленная за месяц, в котором наступило событие / Заработная плата в каждом из месяцев расчетного периода 

Если повысили не оклады, а иные учитываемые выплаты, например премии, средний заработок нужно также увеличить на коэффициент. Но только в части этих повышенных выплат.

При этом выплаты, учитываемые при определении среднего заработка, установленные в абсолютных размерах, не повышаются.

Пример. Как учесть повышение зарплаты в пределах расчетного периода

Средний заработок для оплаты времени вынужденного прогула после восстановления работника необходимо увеличить на коэффициент, если за время его отсутствия в организации провели индексацию или повышение зарплат (п. 17 Положения № 540).

Расчет среднего заработка совместителя

Средний заработок совместителя определяется также как и для основного работника (п. 19 Положения №540).

Бухгалтерия.ру