Почему не совпадают показатели строк 140 и 160 в расчете 6-НДФЛ за полугодие 2025?

Что содержат строки 140 и 160 в расчете 6-НДФЛ

В разделе 2 расчета 6-НДФЛ есть две важные строки:

• строка 160 – НДФЛ удержанный нарастающим итогом с начала год;
• строка 140 – НДФЛ исчисленный нарастающим итогом с начала года.

Строка 160 «Сумма налога удержанная» относится к разделу 2 расчета 6-НДФЛ. В ней указывают обобщенные по всем работникам данные по удержанному НДФЛ по определенной ставке нарастающим итогом с начала календарного года.

В отчете за полугодие 2025 года суммы НДФЛ удержанного должны быть за период с 01.01.2025 по 30.06.2025 г.

В зависимости от периода удержания у строки 160 есть «подстроки» 161 – 166 по каждому месяцу отчетного периода.

Как заполнять строки 160 – 166 в зависимости от периода удержания НДФЛ

В строке 140 «Сумма налога исчисленная» отражают обобщенную по всем работникам сумму исчисленного НДФЛ нарастающим итогом с начала года.

НДФЛ исчисленный рассчитывается по формуле: (доход работника – налоговые вычеты) × ставка НДФЛ

Когда строки 140 и 160 совпадают

Датой получения дохода в виде заработной платы считается день выплаты дохода или день передачи дохода в натуральной форме. Так устанавливает подпункт 1 пункта 1 статьи 223 НК РФ.

Согласно п. 6 ст. 226 НК, налоговые агенты должны перечислить НДФЛ не позднее 28 числа, если налог удержан за период с 1 по 22 число текущего месяца, и не позднее 5 числа следующего месяца - НДФЛ, удержанный за период с 23 числа по последнее число текущего месяца.

Значит, исчислить и удержать НДФЛ с зарплаты нужно в день выплаты.

Например, если заработная плата выплачена в июне 2025 года, то НДФЛ будет исчислен и удержан в июне, то есть подлежит отражению в строках 140 и 160 расчета 6-НДФЛ за полугодие 2025 года. В обеих строках суммы будут совпадать.

Если заработная плата выплачена за июнь в июле, то НДФЛ будет исчислен и удержан в июле. Суммы эти попадут в строки 140 и 160 раздела 2 расчета 6-НДФЛ за 9 месяцев 2025 года, но они также будут совпадать.

Строки 140 и 160 будут разными, если даты расчета налога и его удержания разные.

Ситуации, когда строки 160 и 140 не совпадают

Для проверки правильности формирования показателей 6-НДФЛ ФНС России применяет контрольные соотношения. Они направлены письмом от 20 декабря 2023 г. № БС-4-11/15922@ с учетом писем:

• от 28 февраля 2024 г. № БС-4-11/2234@;

• от 5 апреля 2024 года № БС-4-11/4009@.

Так, установлено следующее КС:

строка 140 раздела 2 - строка 150 раздела 2 - строка 155 раздела 2 - строка 156 раздела 2 >= строка 160 раздела 2 + строка 170 раздела 2 - строка 180 раздела 2 - строка 190 раздела 2

Из этого контрольного соотношения можно сделать вывод, в каких случаях возникают не совпадения. А именно, когда есть данные, в частности, по строкам:

• 180 – общая сумма налога, излишне удержанная налоговым агентом, а также сумма переплаты налога, образовавшаяся в связи с изменением налогового статуса налогоплательщика - физического лица в налоговом периоде

• 190 – общая сумма налога, возвращенная налоговым агентом налогоплательщикам в соответствии со статьей 231 НК РФ.

Поясним.

Во-первых, причиной расхождения строк 140 и 160 в расчете 6-НДФЛ может быть, если сотруднику произвели излишнюю выплату, с которой удержали НДФЛ. При этом до сдачи отчета скорректировали доход. В таком случае сумма исчисленного налога будет меньше суммы удержанного налога.

Кроме того, в таком случае излишне удержанная сумма НДФЛ будет отражена по строке 180 раздела 2 расчета 6-НДФЛ.

Во-вторых, строки 160 и 140 не совпадут, если работнику выдана зарплата в натуральной форме. Тогда исчисленный НДФЛ должен быть учтен в поле 140 в периоде выдачи зарплаты, а удержанный налог – в поле 160 в периоде, когда выплачен доход в денежной форме (ближайшая выплата).

В-третьих, расхождения по строкам 140 и 160 возможны, если командировочные выплачены сверх лимита и нет документов, подтверждающих расход. В таком случае НДФЛ должен быть исчислен в последний день месяца утверждения авансового отчета, а удержан в день выплаты зарплаты за месяц, в котором утвержден авансовый отчет.

Бератор