По какой форме выдать справку о доходах работнику за 2023 год

Обязанность работодателя по выдаче справок

В соответствии со ст. 24 НК РФ под налоговыми агентами подразумеваются лица, на которых возложены обязанности по исчислению, удержанию у налогоплательщика и перечислению налогов в бюджетную систему Российской Федерации. Применительно к работникам-физическим лицам роль агента выполняет работодатель, ведь именно на него возложена обязанность по исчислению и уплате налогов.

Пунктом 3 ст. 230 НК РФ предусмотрена обязанность налоговых агентов выдавать физическим лицам по их заявлениям справки о полученных ими доходах и удержанных суммах налога. Отказать в выдаче указанной справки работодатель не вправе.

Для чего нужны справки о доходах и что нужно для их выдачи

Справка о доходах и налогах может понадобится работнику для разных целей – для заполнения налоговой декларации, при подаче документов на выдачу туристической визы, оформления кредитного договора с банком. Но чаще всего эта справка необходима для предъявления в бухгалтерию при смене места работы. На основании содержащихся в ней данных бухгалтер рассчитывает больничный по новому месту работы.

Как уже упоминалось, в соответствии со п. 3 ст. 230 НК РФ работник может обратиться к работодателю с заявлением о выдаче такой справки.

Строгих требований к форме заявления о выдаче справки не установлено. Однако очевидно, что в нем должно быть указано:

1. наименование работодателя;
2. ФИО и должность работника;
3. период, за который требуется справка;
4. дата заявления.

Форма справки о доходах

Из ст. 230 НК РФ следует что форма справок о доходах утверждается ФНС.

Основная проблема для работодателя заключается в том, что законодателем периодически вносятся изменения в форму рассматриваемой справки. Как быть, если работник просит выдать ему справку, за предыдущий год, если в текущем году утверждена новая форма? Выдавать по прежним правилам или по новым?

На этот счет существуют разъяснения ФНС. В частности, из Письма Федеральной налоговой службы от 06.05.2024 № ЗГ-2-11/7005@ следует, что налоговый агент, выдающий справку, должен использовать ту форму, которая действовала в соответствующий налоговый период, указанный в заявлении налогоплательщика.

Форма «Справки о доходах и суммах налога физического лица» за 2023 год утверждена приложением № 4 к приказу ФНС России от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753@ (в редакции приказа ФНС России от 28.09.2021 № ЕД-7-11/845@).

Главное, о чем нужно знать бухгалтеру:

1. отказать в выдаче справки нельзя;
2. справка выдается на основании заявления работника;
3. справка выдается по форме, действовавшей в тот период, за который она запрашивается.

Бухгалтерия.ру