По каким правилам работать в 2024 году при выдаче денег под отчет на карту?

В идеале, порядок перечисления подотчетных средств на карты сотрудников должен быть описан локальном акте компании, например, в Положении о расчетах с подотчетными лицами. Хотя, на практике многие этого не делают.

Основные правила, которые компания применяет при выдаче денег под отчет можно закрепить в учетной политике. В ней же можно сразу прописать право выдавать суммы в подотчет как через кассу, так и на карты работников.

Деньги под отчет можно выдавать только работникам, с которыми у компании заключен либо трудовой, либо гражданско-правовой договор. Перечень лиц, которым можно выдать деньги под отчет, установлен в подпункте 6.3 пункта 6 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У и письме ЦБ от 02.10.2014 № 29-Р-Р-6/7859.

Кардинальных изменений в выдаче денег под отчет работникам в законодательстве за последние два года не произошло. Важно: правильно заполнять платежку на перевод подотчетных денег, чтобы банк правильно идентифицировал платеж и оформлять авансовый отчет. Это стало актуальнее с увеличением в рядах персонала компаний самозанятых и ИП.

Основание для выдачи денег под отчет

Многие годы бухгалтеры выдавали деньги под отчет на основании заявления и приказа руководителя.

Теперь заявление не является обязательным документом. Достаточно приказа руководителя, который подписывает, в том числе и подотчетник.

Но, для систематизации работы бухгалтерии и при наличии большого числа подотчетников, заявление может оказаться полезным документом. Составлять его или нет решает руководитель компании и главный бухгалтер. Если заявление введено в компании, закрепить это правило, а также сроки, на которые выдаются деньги можно положении о расчетах с подотчетными лицами.

Шаблон заявления на выдачу денег под отчет.

Приказ о выдаче денег под отчет нужно составлять в любом случае.

Выдать деньги под отчет можно как наличными из кассы, так и на банковскую карту. Наличные можно выдать с расчетного счета или из кассы, но только если деньги поступили как выручка от реализации товаров, работ, услуг. Наличные деньги из других источников направить на выдачу «под отчет» нельзя. Например, нельзя выдать под отчет деньги, которые вернул в кассу другой подотчетный сотрудник.

Выдача денег под отчет: какая карта безопаснее

Деньги под отчет можно перечислить на ту же банковскую карту, на которую вы перечисляете зарплату или на любую другую карту работника.

В платежке нужно указать, что выдаваемые суммы являются подотчетными. В поле 24 «Назначение платежа» пропишите, например: «Аванс на командировочные расходы» либо «Под отчет на оплату командировочных расходов», «Аванс на хозяйственные нужды» и т.п.

Если возникнет проблема с идентификацией платежа, налоговая может расценить этот перевод как перечисление зарплаты, доначислить НДФЛ и страховые взносы. В судах, подобные споры обычно выигрывают компании, но лишние проблемы вряд ли кому-то нужны. Так, что точнее указывайте назначение платежа.

Проверка перед переводом подотчетных денег работнику

Перед выдачей денег под отчет проверьте, нет в отношении работника открытого исполнительного производства, не заблокирована ли карта работника.

Если карта заблокирована, получить обратно зачисленные на нее деньги до снятия блокировки не получится. И работник не сможет воспользоваться деньгами для оплаты материалов или услуг.

Дело в том, что если приставы спишут подотчетные деньги в пользу долга, вернуть их практически невозможно. Подотчетные суммы не относятся к социальным выплатам. И приставы могут списать их в счет погашения задолженности. Не подлежат изъятию командировочные суммы, алименты, пособия по беременности и родам и т. д.;

Суд в таких случаях не находят причинно-следственной связи между действиями (бездействием) пристава и убытками организации.

Корпоративная карта

Альтернативный и более безопасный вариант — корпоративные карты. Их можно привязать и к основному расчетному, и к специальному счету компании.

На карту вы можете переводить ту сумму, которую работник получил под отчет. Риск неожиданной блокировки корпоративной карты существенно ниже и списаний по исполнительному производству в отношении работника быть не может.

Отчет по подотчетным деньгам

За всю сумму, полученных под отчет денег, работник должен отчитаться. Ему нужно составить авансовый отчет и приложить все документы об оплате. Это могут быть не только чеки, как было раньше. Подойдут: слипы, квитанции электронного терминала и т.п. (см. например, письмо Минфина России от 21.05.2021 № 03-03-07/38967, постановления АС Московского округа от 19.05.2021 № Ф05-9278/2021 и ФАС того же округа от 29.05.2006 № КА-А40/4677-06).

Отчитаться по подотчету сотрудник должен не позднее трех рабочих дней после истечения срока, на который он выдан.

Не лишним будет, если подотчетник приложил выписку, подтверждающую факт поступления средств от компании на его банковский счет и трат. Но, это подстраховочный вариант, не обязательный.

Подписать Авансовый отчет должен только тот работник, который изначально получил деньги. Передача денег одного подотчетного лица другому законодательством не предусмотрена.

Перечень документов, которые оформляют при выдаче денег под отчет

1. Приказ или распоряжение руководителя компании о выдаче работнику денег под отчет. Может быть оформлено Заявление работника на выдачу определенной суммы для закупки ценностей в пользу компании либо служебная записка.
2. Авансовый отчет по форме № АО-1. Скачать форму
3. Документы, подтверждающие покупки в пользу компании (чеки, БСО, счета-фактуры).
4. Документы бухгалтерии о принятии товаров, услуг, работ (акты, накладные и т.п.).