Первичный учетный документ можно подписать любой подписью

Как известно, работа бухгалтера связана с огромным количеством бумаг. Это и неудивительно, ведь каждый факт хозяйственной жизни компании оформляют первичным учетным документом (п. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ – далее Закон № 402-ФЗ). На основании этих документов бухгалтер делает записи в учете.

Поэтому эти документы и называют первичными: ведь если нет документа, нет и основания для бухгалтерской проводки.

Основанием для проводки служат не только документ, но и реальность самого факта хозяйственной жизни.

Самостоятельное составление первичных документов – объемная и трудоемкая работа. К тому же все унифицированные формы первичных документов уже есть в бухгалтерских программах. Поэтому компания может продолжать использовать унифицированные формы первичных документов уже в добровольном порядке. В этом случае в учетной политике лучше упомянуть об этом, указав, что в качестве первичных документов компания применяет унифицированные формы.

Распечатывая бланки самостоятельно, можно выбрать тот формат, который наиболее удобен. Строгих ограничений здесь нет. При необходимости можно также изменять размеры граф и строк.

Компаниям, которые хотят использовать электронный документооборот, налоговые контролеры рекомендуют применять утвержденные ими форматы акта приемки-сдачи работ (услуг) и товарной накладной ТОРГ-12.

Как поясняют контролеры, использование этих форматов позволит фирмам не распечатывать дополнительно документы на бумажном носителе при передаче их в инспекцию для подтверждения расходов.

Если компания применяет унифицированные формы первичных документов и для какого-то факта хозяйственной жизни типовой бланк не предусмотрен, вы можете разработать его самостоятельно.

Главное, чтобы он содержал все необходимые обязательные реквизиты.

В перечень обязательных реквизитов, которые должен содержать первичный документ, входят:

наименование документа (формы);

• дата составления документа;
• наименование организации, от имени которой составлен документ;
• содержание хозяйственной операции;
• измерители хозяйственной операции (в натуральном и (или) денежном выражении с указанием единиц измерения);
• наименование должностей работников, ответственных за совершение хозяйственной операции и ее оформление и их личные подписи. Кроме подписей этих лиц необходимо указывать их фамилии и инициалы либо иные реквизиты, которые помогут их идентифицировать.

Вместе с тем обязательными к применению остаются формы первичных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовые документы).

По мнению налоговиков, при работе с ККТ можно использовать только унифицированные формы бланков. Разрабатывать эти формы самостоятельно налогоплательщики не вправе (письмо ФНС РФ от 23.06.2014 № ЕД-4-2/11941@).

Подпись первичных учетных документов

Компании могут использовать любой вид электронной подписи, предусмотренный Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ (далее – Закон № 63-ФЗ).

В комментируемом письме Минфина России от 05.03.2019 № 03-03-07/14313 чиновники разъясняют, что, согласно статье 6 Закона № 63-ФЗ, документ, который подписан простой электронной подписью или усиленной неквалифицированной электронной подписью, признают электронным и равнозначным бумажному документу, подписанному собственноручной подписью. Таким образом, хозяйствующие стороны при оформлении первичных учетных документов могут организовать электронный документооборот, применяя простую электронную подпись.

Закон № 63-ФЗ обозначает три вида электронной подписи, которые в целом различаются степенью защищенности и сложности получения: простая электронная подпись; усиленная неквалифицированная электронная подпись; усиленная квалифицированная электронная подпись.

Для целей бухгалтерского учета электронные первичные документы допускается заверять подписью любого вида из трех, предусмотренных Законом № 63-ФЗ.

Для налогового учета есть ограничения. Информация, подписанная усиленной квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью.

Расходы, которые учитывают в расчете налога на прибыль, должны быть документально подтверждены, в частности, первичными учетными документами (ст. 313 НК РФ). Как ранее упоминалось, “первичка” должна содержать обязательные реквизиты, одним из которых является личная подпись лиц, ответственных за оформление сделки. Первичный документ, составленный в электронном виде, подписывается электронной подписью.

Таким образом, если первичный учетный документ соответствует требованиям Закона № 402-ФЗ, а также подписан электронной подписью, он может являться основанием для формирования данных налогового учета, а также подтверждать доходы и расходы компании в целях обложения налогом на прибыль.

Электронные документы можно также подписывать простой электронной подписью или усиленной неквалифицированной электронной подписью, если это предусмотрено соглашением между участниками электронного взаимодействия. Но для того, чтобы списать налоговые расходы на основании “первички”, подписанной простой или неквалифицированной подписью, в соглашении с контрагентом должен быть оговорен порядок проверки подписи.

Что касается подписания электронных счетов-фактур (п. 6 ст. 169 НК РФ), а также при осуществлении электронного взаимодействия с налоговыми органами необходимо применять только усиленную квалифицированную электронную подпись.

Ответственность за нарушения правил оформления первичных документов

Если компания не оформила необходимый первичный документ и это обнаружилось во время налоговой проверки, ее могут оштрафовать.

Статья 120 НК РФ “отсутствие первичных документов, счетов-фактур или регистров бухгалтерского учета или налогового учета” квалифицирует как “грубое нарушение правил учета доходов, расходов и объектов налогообложения”. Размер штрафа за такое нарушение – 10 000 рублей.

В случае неоднократных нарушений, совершенных в разных налоговых периодах, штраф возрастает до 30 000 рублей. Если же такое нарушение повлекло за собой “занижение налоговой базы”, штраф составит 20% от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 рублей.

Действие статьи 120 Налогового кодекса РФ распространяется не только на фирмы, но и на предпринимателей.

Существует и другая опасность. Статья 252 Налогового кодекса РФ в качестве расходов понимает обоснованные и документально подтвержденные затраты.

Если же документ, подтверждающий произведенные организацией затраты (например, акт приемки-сдачи выполненных работ), не оформлен или составлен с серьезными нарушениями, налоговая инспекция может не принять такие расходы для целей налогообложения. В результате с фирмы взыщут сумму заниженного налога, а также пени.

Кроме этого, налоговики могут предъявить штраф за неуплату или неполную уплата налога. Штраф в данном случае взыщут в размере 20% от неуплаченной суммы налога, а деяния, совершенные умышленно, влекут взыскание штрафа в размере 40% (ст. 122 НК РФ).

Изъятие первичных документов

Первичные документы, в том числе в электронном виде, могут быть изъяты (Закон № 402-ФЗ). В законе не перечислены лица, которые имеют право проводить выемку документов. В то же время такими полномочиями наделены многие проверяющие органы. Но чаще всего документы изымают налоговики.

Изъять проверяющие могут только документы, которые касаются предмета проверки. Практика показывает, что состав их широк – это могут быть как первичные, так и финансовые и любые другие документы.

В случае изъятия документов с них изготавливают копии, заверяют должностным лицом налогового органа и передают в компанию, у которой изымают оригиналы (п. 8 ст. 94 НК РФ). В ходе выемки составляется “Протокол изъятия”, который подписывается всеми лицами, производившими выемку. Если нельзя сразу сделать копии, то это производят в течение 5 дней после изъятия.

Ведущий эксперт “НА” Е.П. Соколова