Персонифицированные сведения о застрахованных лицах в РСВ

Отчетность по страховым взносам сдают в налоговую инспекцию в виде единого расчета, форма которого утверждена приказом Федеральной налоговой службы от 10.10.2016 № MMВ-7-11/551@. Им же утвержден и формат расчета в электронной форме.

Персонифицированный учет

В состав названной формы отчетности входит раздел 3 “Персонифицированные сведения о застрахованных лицах”. Данный раздел является обязательным для заполнения всеми плательщиками.

Третий раздел — это персонифицированные сведения о застрахованных лицах. Его заполняют в отношении каждого работника (застрахованного лица), которому в течение последних трех месяцев отчетного (расчетного) периода начисляли выплаты и иные вознаграждения.

Персональные данные физического лица – получателя дохода (в частности, фамилия, имя, отчество, сведения о документе, удостоверяющем личность) указываются в соответствии с документом, удостоверяющим личность.

Если данные о физлице заполнены неверно

Пунктом 7 статьи 431 НК РФ предусмотрено, что если в представляемом расчете указаны недостоверные персональные данные, идентифицирующие застрахованных физических лиц, такой расчет считается непредставленным.

Об этом плательщику не позднее дня, следующего за днем получения расчета в электронной форме (10 дней, следующих за днем получения расчета на бумажном носителе), направляется соответствующее уведомление.

Однако ранее ФНС России в письме от 16.01.2018 № ГД-4-11/574 сообщала, что указание в представляемом расчете по страховым взносам неактуальных персональных данных не препятствует его приему налоговым органом. У ФНС есть возможность провести идентификацию физического лица по сведениям, потерявшим свою актуальность на дату представления расчета.

Почему нужно актуализировать данные

Сведения из расчетов о начисленных суммах страховых взносов на обязательное пенсионное страхование ИФНС направляют в ПФР для их отражения на индивидуальных лицевых счетах застрахованных лиц. Поэтому если в представленных налоговыми органами сведениях, указанных плательщиками в расчетах, будут ошибки и (или) противоречия с данными, имеющимися в ПФР, указанные сведения не смогут быть отражены на индивидуальных лицевых счетах застрахованных лиц в системе обязательного пенсионного страхования.

Так разъясняют налоговики в письме от 06.12.2018 № БС-4-11/23682@.

ФНС рекомендует в целях обеспечения пенсионных прав застрахованных лиц плательщикам страховых взносов проводить мероприятия по актуализации персонифицированных данных, в том числе в органах ПФР.

Читайте также «Как правильно подать «уточненку» по РСВ»

Как правильно заполнить данные работника

Поля “Фамилия” и “Имя”, “Гражданство (код страны)” должны быть заполнены обязательно.

Структура заполнения поля “Ф. И. О. (отчество (при наличии))” при реквизите “Гражданство” (код реквизита), равном “643” (Россия):

• поля должны быть заполнены прописными (большими) и строчными буквами (включая букву ё) русского алфавита (кириллицей), а также допускаются прописные (большие) буквы: I, V латинского алфавита;
• поля не должны содержать цифры и знаки препинания (кроме “.” (точка), “-” (дефис), “’” (апостроф), “ “ (пробел);
• недопустимо в фамилии: наличие символа “.” (точка), “-” (дефис), “’” (апостроф), “ “ (пробел) в качестве первого, последнего или единственного символа.

Недопустимо в имени, отчестве:

• наличие символа “-” (дефис), “’” (апостроф), “ “ (пробел) в качестве первого, последнего или единственного символа;
• расположение символа “.” (точка) после символа “-” (дефис);
• наличие символа “.” (точка) в качестве первого или единственного символа;
• расположение подряд двух и более символов: “.” (точка), “-” (дефис), “’” (апостроф), “ “ (пробел);
• наличие подряд идущих символов: “.” (точка), “-” (дефис), “’” (апостроф) или их сочетаний;
• наличие строчных букв латинского алфавита (I, V), а также использование этих букв в качестве первого или единственного символа.

Структура заполнения поля «ИНН в Российской Федерации»:

• проверка на разрядность и корректность контрольного числа ИНН (в том числе на заполнение данных произвольными техническими значениями, начинающимися с 0000000000, 1234567890 и т. п.);
• значение в показателе “ИНН” должно содержать только числа;
• должно содержать 12 символов;
• значение, указанное в позициях с 1 по 4, соответствует коду налогового органа (по классификатору СОУН);
• проверка на отсутствие в поле “ИНН в Российской Федерации” значений из перечня “00”, “90”, “93”, “94”, “95”, “96”, “98” в двух первых разрядах.

Показатель “СНИЛС” должен состоять из 11 цифр по формату XXX-XXX-XXX-XX или XXX-XXX-XXX XX, где X принимает числовые значения от 0 до 9.

Структура заполнения поля “Серия и номер документа” при реквизите “Код документа, удостоверяющего личность”, равном “21” (паспорт): данная структура должна иметь вид “XX XX XXXXXX”, где X принимает числовые значения от 0 до 9 (серия через пробел).

Структура заполнения поля “дата рождения”:

• дата не должна превышать текущую;
• год рождения не должен быть меньше или равен 1900.

Напомним, нарушители срока представления расчета привлекаются к ответственности в виде штрафа, предусмотренного пунктом 1 статьи 119 Налогового кодекса – в размере 5 процентов от суммы взносов, отраженных в расчете, за каждый полный и неполный месяц просрочки, но не более 30 процентов от этой суммы и не менее 1000 рублей.

Эксперт “НА” Е.В. Чимидова

Нормативные акты для бухгалтера