Переходите на новые правила оформления первички: уже можно

Основные понятия

Новый федеральный стандарт «Документы и документооборот в бухгалтерском учете» (ФСБУ 27/2021, утвержден Приказом Минфина от 16 апреля 2021 г. № 62н) посвящен порядку оформления, исправления и хранения первичных учетных документов и регистров бухучета.

Он вводит такие основные понятия, как документы бухгалтерского учета и документооборот в бухгалтерском учете.

Документы бухгалтерского учета - это:

• первичные учетные документы;
• регистры бухгалтерского учета.

Документооборот в бухгалтерском учете - это движение документов бухгалтерского учета с момента их составления или получения до завершения исполнения. При этом завершением исполнения бумаги считается:

• использование для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности;
• отправка;
• сдача в архив.

Срок вступления этого ФСБУ 27/2021 в силу – 1 января 2022 г. Но можно начать применять его уже сейчас.

Требования к первичным документам

Новый ФСБУ 27/2021 определяет требования к документам бухучета.

1. В новом стандарте закреплено, что документы бухгалтерского учета могут быть составлены в бумажном или электронном виде.

2. Документы составляются на русском языке. Если на иностранном языке, то необходимо его построчно перевести.

3. Все записи указывают в рублях независимо от валюты, которую используют при расчетах, и места ведения деятельности. Если стоимость выражена в инвалюте, то запись делают одновременно в инвалюте и в рублях.

4. Датой составления первичного документа считается дата его подписания. Если дата совершения хозяйственной операции отличается от даты составления документа, нужно указать и ее.

5. Если учетный документ оформлен на основании другого, то этот документ нужно обязательно указать.

6.Фирма вправе:

• добавлять в документы дополнительные реквизиты;
• оформлять один документ на несколько операций;
• длящиеся операции оформлять периодически или на конец отчетного периода;
• разрабатывать свой учетный документ, который содержит обязательные реквизиты;
• самостоятельно определять виды электронной подписи и перечень лиц, которые могут подписывать документ.

Виды электронных подписей

Федеральный закон от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» установил, что вид подписи для заверения электронного первичного бухгалтерского документа должен быть определен ФСБУ. До принятия ФСБУ 27/2021 подписывать электронную первичку можно было любой ЭП.

Теперь же определено, что вид ЭП фирма определяет сама, из тех, которые предусмотрены Федеральным законом от 6 апреля 2011 года № 63-ФЗ, если нет обязательного требования об использовании конкретного вида подписи.

Если же документ совместный с другими компаниями, то вид используемой подписи они должны определять по соглашению.

Хранение документов

Новый стандарт требует хранить базы данных в РФ. При этом документы бухгалтерского учета должны храниться в том виде, в котором они были составлены. Переводить бумажные документы для хранения в электронный вид запрещено.

Порядок доступа к первичным учетным документам и регистрам бухгалтерского учета определяет сама фирма. Обязательное условие - главбух или лицо, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, должны быть информированы о том, кто, когда и к каким документам получил доступ.

А при утрате документов (гибели, пропаже, порче, приводящей к невозможности использования), нужно принять все возможные меры по их восстановлению.

Как исправлять документы

Порядок внесения исправлений в бухгалтерские документы зависит от того, в каком виде он составлен.

Если документ бумажный, порядок его исправления мало чем отличается от действующего.

В частности, ошибочные сведения нужно зачеркнуть, но так, чтобы текст или сумма читались. Далее написать «Исправлено», проставить дату исправления и заверить подписями ответственных лиц, с указанием их Ф. И. О и должностей.

Если же вы ошибетесь в электронном документе, то в этом случае разрешается составить новый. В новом документе нужно будет указать, что он составлен взамен первоначального, а также дату исправления. Заверить его нужно электронными подписями ответственных лиц с расшифровкой их должностей, Ф. И. О. или других реквизитов, необходимых для идентификации.