Отчитаемся перед соцстрахом

Представить данный отчет в ФСС фирмы должны не позднее 15 января 2006 года. Данный срок установлен пунктом 1 статьи 24 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ (далее – Закон № 125), а также пунктом 5 статьи 243 Налогового кодекса. Поскольку в этом году 15 января приходится на воскресенье, то последний день приема переносится на 16 января (ст. 6.1 НК РФ).

Учитывая продолжительность новогодних каникул, бухгалтерам придется оперативно составлять расчетную ведомость. Опоздание грозит штрафом в размере 1000 рублей (ст. 19 Закона № 125). Если фирма повторно в течение календарного года нарушит сроки представления отчетности, то штраф увеличивается до 5000 рублей.

Инспекторы порой забывают, что повышенный штраф можно взыскать, только если организация дважды провинилась в течение одного календарного года, а не за все время своего существования. В данной ситуации компании есть смысл не согласиться с решением инспекторов. Арбитры, как правило, в таких спорах встают на сторону организации (постановление ФАС Уральского округа от 25 января 2005 г. по делу № Ф09-6029/04-АК).

Доверим отчет почте

Как и любой другой отчет, расчетную ведомость в ФСС вы можете переслать по почте. В этом случае датой сдачи расчетной ведомости считается день отправки заказного письма. А подтверждением будет служить почтовая квитанция.

Конечно, отправка документа по почте избавляет бухгалтера от необходимости ехать в фонд и простаивать в многочасовой очереди на прием к инспектору. Однако все эти лишения могут окупиться сполна. В отличие от приема отчетности в налоговой, где инспекторы только бегло просматривают документы, сотрудники соцстраха все данные сразу вводят в свою рабочую программу. Если отчет окажется составленным неверно, это будет известно сразу же. И у бухгалтера будет возможность исправить ошибки.

Зачастую инспекторы соцстраха вместе с копиями платежек по ЕСН, представление которых предусмотрено формой отчета, требуют присовокупить и документы, подтверждающие перечисление взносов на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний. Как правило, это обусловлено тем, что ревизоры обнаружили те или иные несоответствия. В таком случае вы сами заинтересованы представить нужные бумаги.

Заполняем расчетную ведомость

По итогам года фирмам предстоит сдавать расчетную ведомость по форме 4-ФСС РФ. Она утверждена постановлением ФСС РФ от 22 декабря 2004 г. № 111. Данная форма бухгалтерам уже хорошо знакома, они заполняли ее в течение всех отчетных периодов ушедшего года, поэтому уделим внимание наиболее важным моментам.

Итак, в таблице 1 первого раздела бухгалтер должен отразить среднесписочную численность работников, налоговую базу по ЕСН в части соцстраха и сумму налоговых льгот за отчетный период. Не забудьте, что среднесписочная численность работников рассчитывается в порядке, утвержденном постановлением Росстата от 3 ноября 2004 г. № 50. Показатель базы по ЕСН за 2005 год, с которой исчисляется налог, нужно формировать в соответствии со статьей 237 Налогового кодекса.

При заполнении таблицы 2 бухгалтер должен помнить о том, что если в течение года он сдавал уточненные декларации по ЕСН, то поступившие в ФСС суммы доначисленного или уменьшенного налога за прошлые налоговые периоды нужно отразить по строке 2.

В третьей строке указываем сумму ЕСН, начисленную в ФСС с начала текущего года. При этом взносы за последний квартал необходимо расшифровать помесячно (октябрь, ноябрь, декабрь).

Строку 4 надо заполнить, если на фирме была проверка и инспекторы на основании акта доначислили ЕСН в части соцстраха.

Расходование средств обязательного социального страхования на различные пособия тщательно контролируют территориальные отделения фонда. Выплаты, которые были произведены фирмой с нарушением действующего законодательства либо не были подтверждены необходимыми документами, не принимаются к зачету в счет начисленного ЕСН в части соцстраха. Такие расходы указываются по строке 5.

Денежные средства, перечисленные фондом предприятию в качестве возмещения расходов, превышающих сумму начисленного ЕСН, отражаются в строке 6. Следует обратить внимание на то, что речь идет только о задолженности, возникшей из-за превышения расходов организации на цели обязательного социального страхования над суммой ЕСН, исчисленного к уплате в соцстрах. Сумму превышений возмещает фонд, задолженность, образовавшуюся из-за переплаты ЕСН, возвращает налоговая инспекция. Такие суммы отражаются в строке 7. Общую сумму ЕСН в части соцстраха, начисленного за 2005 год, показывают в итоговой строке 8.

Не забудьте, что по строке 15 отражаются только затраты, произведенные за счет средств фонда. Это значит, что суммы пособий за первые два дня болезни, выплаченные за счет работодателя, в указанную строку не вносятся.

В таблице 3 нужно отразить суммы, направленные на цели социального страхования, которые возмещаются фондом. Например, пособия по временной нетрудоспособности, беременности и родам, уходу за ребенком и т. д. Данные указываются нарастающим итогом с начала года. Не забудьте проверить: показатель строки 16 таблицы 3 должен быть равен итоговому значению, отраженному по строке 15 таблицы 2.

Отчеты «спецрежимников»

Фирмы-«упрощенцы» и «вмененщики» освобождены от уплаты ЕСН. Однако они имеют право оплачивать своим сотрудникам больничные за счет ФСС. Правда, сумма таких пособий не должна превышать одного МРОТ за полный календарный месяц на работника. До 1 сентября 2005 г. минимальная зарплата составляла 720 рублей, после этой даты – 800 рублей (Закон от 29 декабря 2004 г. № 198-ФЗ). Остальную часть пособия организация выплачивает из собственных средств. Если фирма перечисляет добровольные взносы на социальное страхование, то пособие по временной нетрудоспособности она может полностью оплатить за счет средств ФСС.

Кроме того, «спецрежимники» могут выдавать своим работникам и иные социальные пособия (по беременности и родам, на погребение и т. д.), которые полностью выплачиваются за счет средств ФСС (ст. 2 Закона от 31 декабря 2002 г. № 190-ФЗ).

Поэтому фирмы, применяющие специальные налоговые режимы, как и все организации, отчитываются перед ФСС о расходах на социальное страхование.

Расчетная ведомость «спецрежимников» состоит из титульного листа, раздела II (таблицы 4 – 8) и III (таблицы 9 – 12) формы 4-ФСС.

При заполнении раздела II не забудьте правильно указать шифр специального налогового режима:

• 011 – для упрощенной системы налогообложения;
• 021 – для единого налога на вмененный доход;
• 032 – для единого сельскохозяйственного налога.

Дальнейшая технология составления отчета «упрощенцев» и «вмененщиков» та же, что и у обычных фирм. Те предприятия, которые платят добровольные взносы на социальное страхование, сдают отчет по форме 4а-ФСС. Она утверждена постановлением ФСС РФ от 25 апреля 2003 г. № 46.

Раздел третий и последний

Этот раздел посвящен взносам на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний. Прежде всего напомним, что в графе 5 таблицы 9 указываются выплаты, на которые страховые взносы не начисляются. Перечень этих выплат содержится в постановлении Правительства РФ от 7 июля 1999 г. № 765.

Обращаем внимание на то, что взносы на страхование от несчастных случаев не начисляются на суммы пособий за первые два дня болезни, выплаченные работодателем.

Таблицы 11 и 12 заполняются, если в вашей организации произошел страховой случай.

О. Горшенина, эксперт ПБ