Отчет Персонифицированные сведения о работниках в 2025 году: сроки сдачи, порядок заполнения

По всем выплатам в пользу работников работодатели отчитываются ежемесячно. Каждый месяц, 25-го числа, в ИФНС сдается Отчет «Персонифицированные сведения о физических лицах», который содержит персональные данные всех работников и суммы выплат, начисленные каждому работнику в отчетном месяце.

Сдают «Персонифицированные сведения о физических лицах» все работодатели

Отчет сдают в ИФНС все работодатели и ИП, а также частно практикующие специалисты и главы КФХ, которые имеют наемных работников.

Требование сдачи персотчетности «привязано» к наличию договоров с работниками (п. 7 ст. 431 НК РФ), по которым проводятся выплаты, облагаемые страховыми взносами:

• трудовые договоры;
• договоры гражданско-правового характера о выполнении работ или оказании услуг;
• договоры авторского заказа;
• договоры об отчуждении исключительного права на результаты интеллектуальной деятельности и издательские лицензионные договоры;
• лицензионные договоры о предоставлении права использования результатов интеллектуальной деятельности.

Сведения о работнике, исполнителе ГПД включают в отчет даже в том случае, если договор заключен, но выплат по нему не было.

Работники, которых бухгалтеры часто забывают включить в отчет

Как сказано выше, отчет сдается по всем работникам, с которыми заключены договоры, предусматривающие выплаты, облагаемые взносами. Если выплат в пользу работника не было, например по договору ГПД или авторскому, его все равно нужно включать в отчет.

Чаще всего работодатели забывают включать в отчет следующих работников:

• тех, кому в отчетном месяце не выплачивали зарплату, например, был в отпуске за свой счет;
• тех, кому не выплачивали вознаграждение по действующему ГПД;
• уволившихся в отчетном месяце;
• директоров, которым зарплата не выплачивается;
• волонтерам, которым провели доплаты сверх нормативов, то есть, облагаемые взносами.

За третий месяц квартала Отчет можно не сдавать

Налоговики позволили не сдавать Отчет «Персонифицированные сведения о физических лицах» за каждый третий месяц квартала, поскольку по итогам каждого квартала сдается РСВ, в которой есть сведения, идентичные отчету о персданных. Это продекларировано  в письме ФНС от 6 марта 2023 года № БС-4-11/2593@ и согласовано с Минфином письмом от 28 марта 2023 г. № БС-4-11/3700@.

Если вы для перестраховки сдаете отчет ежемесячно, без перерывов, это не считается ошибкой. Согласно опросу, который был проведен в группе ВК_Бухгалтерия.ру 70% бухгалтеров перестраховываются и сдают отчет ежемесячно, в том числе за каждый третий месяц квартала.

Форма отчета

Форма Отчета Персонифицированные сведения  утверждена приказом ФНС России от 29 сентября 2022 № ЕД-7-11/878@. Она состоит из титульного листа и раздела Персональные данные.

В отношении каждого работника, которому фирма выплатила зарплату или иное вознаграждение за труд нужно указать персональные данные и суммы выплаты. Для каждого показателя в форме предоставлено одно поле, с заданным количеством знакомест. В полях отчета, где указывают числа, ставится «0». В остальных полях, где отсутствуют данные, ставятся почерки.

На титульном листе указываются стандартные регистрационные данные компании (название, ИНН, КПП, контакты) и период, за который сдается отчет: месяц и год.

В поле «Номер корректировки» для первичного отчета нужно проставить значение «0».

Строку 010 заполняют только при аннулировании ранее представленных данных, отраженных по строкам 020–060.  

В разделе «Персональные данные» указывают:

• в строке 020 – ИНН работника;
• в строке 030 – СНИЛС работника;
• по строкам 040-060 – ФИО работника;
• в строке 070 – сумму выплат и иных вознаграждений в пользу работника за отчетный месяц.

Если за отчетный период сотруднику никаких выплат не провели, в строке 070 проставьте прочерки.

Календарь сдачи отчета «Персонифицированные сведения» в 2025 году 

Отчет «Персонифицированные сведения» можно сдать в ИФНС:

• на бумаге, если в отчете менее 10 человек: лично, через представителя;  по почте; 
• в электронной форме, если в отчете более 10 человек: по ТКС.

Отчет сдается в единую отчетную дату – не позднее 25-го числа каждого месяца, следующего за отчетным. Если срок сдачи отчета выпадает на выходной, срок переносится на следующий за ним рабочий день. Таких переносов в 2025 году три: в январе, в мае, в октябре.

Первый отчет, который сдается 27 января 2025 года, содержит сведения за декабрь 2024 года. Далее отчет сдается последовательно за месяцы 2025 года. За декабрь 2025 года отчитаться нужно уже в следующем 2026 году.

Штраф за нарушение сроков сдачи этой отчетности составляет от 300 до 500 рублей и назначается, как правило, директору по статье 15.6 КоАП РФ. Обычно по максимальной ставке – 500 рублей.

Компанию могут оштрафовать на 200 рублей по п. 1 ст. 126 НК РФ.

Бухгалтерия.ру