Особенности составления графика отпусков

Что такое график отпусков и обязательно ли его составлять?

График отпусков в соответствии со ст. 123 ТК РФ - это документ, которым определяется очередность ежегодного оплачиваемого отдыха работников. Этот документ имеет одинаковую обязательную силу для обеих сторон трудового договора - и для работников, и для работодателя.

Не составлять график отпусков нельзя.

Форма графика отпусков

График отдыха работников должен быть составлен в письменном виде - это главное требование. Можно разработать свою форму, а можно воспользоваться уже имеющейся, утвержденной постановлением Госкомстата от 05.01.04 № 1 (унифицированная форма № Т-7.

Срок составления графика отпусков

Согласно ТК РФ, график отдыха сотрудников на грядущий год нужно составить не позже, чем за две недели до окончания предыдущего. Получается, что в этом году такой график должен быть готов не позднее 17 декабря.

Если компания создается в первой половине года, она тоже обязана составить график на первый год своей деятельности. Если же регистрация компании пришлась на вторую половину года, то график отпусков на оставшиеся до Нового года месяцы можно не делать.

Для чего нужен график отпусков?

Во-первых, график позволит работодателю без труда соблюдать режим труда и отдыха работников, не допустить накопления отпусков, вовремя предупредить работника о начале отпуска (за две недели) и рассчитать ему отпускные (за три дня до начала отпуска). Не предоставлять работнику отпуск в течение двух лет подряд запрещено (даже если он сам не хочет отдыхать).

Что нужно учесть при составлении графика отпусков?

1.  Продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска. По закону, отпуск не может длиться менее 28 календарных дней. По согласованию его можно разбить на части, но одна из частей не должна быть меньше 14 календарных дней (не важно, первая это часть, вторая или одна из последующих).
2.  Мнение работника при составлении отпуска обычно учитывается, но работодатель не обязан предоставлять им отпуск в удобные для них даты. Исключение - льготные категории сотрудников:  работники, имеющие не менее троих несовершеннолетних детей;  женщины, пожелавшие взять отпуск перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него либо по окончании отпуска по уходу за ребенком; работники до 18 лет; родители детей-инвалидов.
3.  В график нужно включить всех работников, которые числятся в организации на момент его составления. Это касается и дистанционных работников, и «срочников», чьи трудовые договоры прекращают свое действие в наступающем году, и работниц, находящихся в декрете, и даже отстраненных от работы. Совместителей тоже обычно упоминают в графике отпусков.  По закону отпуск совместителя должен совпасть по времени  со временем отпуска на его основной работе. Не обязательно включать в график отпусков мобилизованных работников. Это связано с тем, что на время мобилизации их трудовые договоры приостанавливаются. Если все же учесть их в графике, необходимо сделать отметку о приостановлении трудового договора.
4.  Если от прошлого года у работника остались дни отпуска, их тоже нужно учесть в графике.

Нужно ли в график включать информацию о дополнительных отпусках работников?

Информация о дополнительных отпусках работников тоже должна быть в графике. Такие отпуска можно как присоединять к основным, так и предоставлять их отдельно.

А вот неоплачиваемые отпуска учитывать в графике не требуется.

Как утвердить график отпусков?

Если в организации есть профсоюзная организация, необходимо согласовать подготовленный график с ней. После этого график нужно утвердить. Это может сделать как сам руководитель компании, так и другой назначенный им работник. В графе «Утверждаю» ставится подпись, должность того, кто подписывает, и текущая дата с учетом требования об утверждении отпуска не позднее, чем за 2 недели до начала нового календарного года.

С утвержденным графиком отпусков нужно ознакомить работников. Желательно сделать это под подпись.

Бухгалтерия.ру