Особенности 6-НДФЛ при задержке заработной платы

По действующим нормам НК РФ, датой получения дохода считается день поступления заработной платы на карту работника или день выдачи наличных (п. 1 ст. 223 НК).

Начисленная, но не выплаченная зарплата доходом не признается. А поскольку у работника нет дохода, не может быть удержанного НДФЛ. Бухгалтерия вправе удержать налог с выплаченной зарплаты, а не с «предполагаемого, виртуального» дохода.

• Согласно п.3 ст. 226 НК РФ исчисление НДФЛ производится на дату фактического получения работником.
• Согласно п. 4 ст. 226 бухгалтерия обязаны удержать начисленную сумму налога непосредственно из доходов работника при их фактической выплате.

Итак, в Расчете 6-НДФЛ отражается только выплаченная зарплата в период выплаты. Начисленная, но не выплаченная зарплата в 6-НДФЛ попасть не должна.

Это значит, что зарплата за март, выплаченная в апреле, в отчет за первый квартал 2025 года не попадает, но должна быть отражена в Расчете за полугодие.

Справка.

До 2023 года действовали иные правила, которые многие бухгалтеры помнят: начисленная зарплата вне зависимости от факта ее невыплаты должна была отражаться в разделе 2 отчета за период ее начисления, затем в период выплаты. Тогда датой фактического получения дохода в виде зарплаты считался последний день месяца, а день выплаты зарплаты.

Эти правила давно уже устарели. Теперь невыплаченная зарплата в 6-НДФЛ не отражается. 

Задержанную заработную плату в 6-НДФЛ отражают в следующем порядке.

• Удержанный налог в строке 021–026 «Сумма налога на доходы физических лиц, подлежащая перечислению с начала налогового периода» Раздела 1 в зависимости от срока перечисления в бюджет.
• Выплаченную зарплату – в строке 120 «Сумма дохода, полученная физическими лицами» Раздела 2.
• Исчисленный и удержанный налог – в строках 140 «Сумма налога исчисленная» и 160–166 «Сумма налога удержанная» Раздела 2.

Если ваша программа учета автоматически не исключает суммы начисленной, но невыплаченной зарплаты из отчета 6-НДФЛ, придется это делать вручную.

Пример, как отражать зарплату, выплаченную за один месяц, но в разные отчетные периоды

	 Бухгалтерия компании «РИМ» перечисляла зарплату работникам за март 2025 года, разделив ее на три части:

	 Аванс 1 выплатили 15 марта.

	 Аванс 2 выплатили 30 марта.

	 Полный расчет по зарплате за март произвели 5 апреля.

	 В 6-НДФЛ все эти выплаты должны быть отражены по следующей схеме:
Раздел 1 
 

	 Выплата 15.03 отражается по строке 025 расчета 6-НДФЛ за 1 квартал.

	 Выплата 30.03 отражается по строке 026 расчета 6-НДФЛ за 1 квартал.

	 Выплату 04.04 отражается по строке 021 расчета 6-НДФЛ за полугодие.
Раздел 2 
 

	 Выплату 15.03 отражается по строке. 165 расчета 6-НДФЛ за 1 квартал.

	 Выплата 30.03 отражается по строке 166 расчета 6-НДФЛ за 1 квартал.

	 Выплата 05.04 отражается по строке 161 расчета 6-НДФЛ за полугодие.

Строка 170 «Сумма налога, не удержанная налоговым агентом» заполняется в только в том случае, если доход выплачен, но налог не удержан.

Как в 6-НДФЛ отражают компенсацию за задержку зарплаты

В случае задержки заработной платы работодатель обязан выплатить работникам компенсацию в размере не менее 1/150 ставки ЦБ за каждый день просрочки (ст. 236 ТК).

Компенсация, как и заработная плата считается доходом работника, облагается НДФЛ и отражается в 6-НДФЛ в периоде выплаты (письмо ФНС от 26.01.2023 № БС-4-11/850@).

• Удержанные НДФЛ с компенсации отражают по строке 021–026 Раздела 1 в зависимости от срока перечисления в бюджет.
• Сумму компенсации - по строке 120 раздела 2.
• Исчисленный и удержанный налог с компенсации – по строкам 140 и 160–166.

Бухгалтерия.ру