Ошибки в 6–НДФЛ: как исправить в 1С: ЗУП

Кому следует заполнять 6–НДФЛ

Большинство людей работают в штате компании либо получают вознаграждение по договорам гражданско–правового характера (ГПХ). Но зарплату или гонорар выплачивают не в той сумме, которая значится в договоре, а за минусом подоходного налога. Его перечисляет работодатель, который в этой ситуации приравнивается к налоговому агенту (ст. 226 НК РФ). За это он и должен отчитаться по форме 6–НДФЛ.

Кто обязан сдавать 6–НДФЛ. Перед ФНС отчитываются все налоговые агенты. Если за год хотя бы один раз заплатили за работу, придется заполнять форму. Сдавать обязаны:

• организации и индивидуальные предприниматели (ИП), если физлицам делают выплаты, с которых рассчитывается НДФЛ;
• нотариусы и адвокаты с частной практикой, если платят своим работникам;
• обособленные подразделения организаций, когда сами рассчитывают и платят зарплату сотрудникам, а не головное подразделение компании.

Кто освобожден от сдачи 6–НДФЛ. Не сдают те, кто не является налоговым агентом. А это следующие категории:

• физические лица — без статуса ИП и те, кто платит по договорам ГПХ другим физлицам (письмо Минфина РФ);
• ИП — когда работает сам на себя и никого не нанимает, а значит, никому не платит гонорар.

Какие форма, сроки и формат, чтобы подать 6–НДФЛ

По этим показателям никаких новшеств в 2025 году нет.

Форма расчета.Налоговики пояснили, что сама форма осталась прежней. Она вполне позволяет в полном объеме отчитаться, лишь появились свои коды для новых ставок.

Но об этом новшестве не стоит беспокоиться тем, кто работает в 1С:Зарплата и управлением персоналом. Информация в программе по всем ставкам и формам актуальная, поэтому ошибок такого плана в расчетах и отчетности не будет. Весь функционал программы есть и в облачной версии 1С:ЗУП от компании Scloud, которую в течение 14 дней можно протестировать бесплатно.

Формат подачи расчета. Законом разрешены два варианта.

• На бумаге — количество оформленных физлиц в компании равно 10 человек и меньше.
• Электронно — с оформлением 11-го сотрудника только в таком формате налоговики примут расчет.

Сроки для отчетности. Отчетность по подоходному налогу — квартальная. Форма заполняется с нарастающим итогом.

Даты подачи расчета 6–НДФЛ

Бухгалтерам приходится постоянно следить за изменениями в законах, держать руку на пульсе. Но что касается расчетов с персоналом, с программой 1С:ЗУП они могут быть уверены, что в конфигурации все учтено.

Распространенные ошибки в отчете 6–НДФЛ и как их исправить

Некоторые могут подумать: «Отчет формирует программа, мы оформляем все начисления и выплаты — откуда же тогда возникают ошибки в нем?». Да, такое бывает. Давайте посмотрим на примерах работу программы 1С:Зарплата и управление персоналом и увидим, что она работает по алгоритму, который представляет собой цепочку последовательных действий.

Ключевое слово — последовательных. Сначала рассчитали и выплатили аванс, потом — зарплату за месяц, при этом все документы провели. Затем решили задним числом оформить и выплатить премию за тот же месяц. Вот этого делать нельзя, неверно будут применены детские вычеты или может проявиться их задвоение.

Программа не учитывает детские вычеты при начислении зарплаты

У сотрудника двое детей до 18 лет, на обоих положены детские вычеты. При приеме на работу данные занесены в личную карточку.

Сделали сотруднику первое за работу в компании начисление (Зарплата — Создать — Начисление за первую половину месяца) — аванс за январь 2025 года, но программа вычет не учла и при окончательном расчете за месяц тоже.

Оказалось, что не сделали одно из действий алгоритма. Консультанты Scloud подсказали, что мало внести в личную карточку сотрудника данные о членах его семьи. Нужно в 1С:ЗУП зафиксировать его заявление на предоставление этих вычетов.

Переходим на вкладку Налоги и взносы — Заявления на вычеты. Оформляем документ. Не забывайте все документы Проводить по соответствующей кнопке.

Возвращаемся к начислению за первую половину месяца и вновь заполняем этот документ. По кнопке Заполнить делается это автоматически. Результат — детские вычеты предоставлены. Если документ на аванс был проведен, сначала отмените проведение, а потом снова заполните.

Не заполняется автоматически форма 6–НДФЛ

Это еще одна распространенная ошибка. При нажатии кнопки Заполнить ничего не происходит. В программе отчет формируется на вкладке Отчетность, справки. Пункт 1С–Отчетность открывает список предстоящих сформированных отчетов.

Реквизиты организации в программе заполнены, все начисления и выплаты за квартал произведены. Если посмотреть Справку о доходах (2–НДФЛ) для сотрудников на той же вкладке, то в ней показан весь доход. Однако форма 6–НДФЛ автоматом не заполняется или попала в нее лишь часть дохода.

Первое, что проверяют консультанты Scloud, это правильность заполнения реквизитов компании на всех вкладках (Настройка — Предприятие — Реквизиты организации). Указать необходимо все данные, особенно по налоговой инспекции, где зарегистрирована компания. Потому что коды по инспекции попадают в отчет 6–НДФЛ.

Убедились, что все заполнено, но форма при этом автоматически так и не заполняется.

Второе, что спросят консультанты Scloud, — это когда конкретно были заполнены реквизиты налоговой инспекции. Может оказаться, что внесли их, когда все начисления в квартале были сделаны. Посмотрите отчет «Анализ НДФЛ» (Налоги и взносы — Отчеты по налогам и взносам — Анализ НДФЛ по месяцам).

В крайней левой колонке на месте, где должны быть реквизиты инспекции, стоят точки. Это значит, что все начисления зарплаты, рассчитанный и удержанный подоходный налог не привязаны к инспекции, поэтому и не попадают в форму 6–НДФЛ.

Выход простой — в данной ситуации нужно отменить проведение всех начислений и выплат. Затем последовательно, начиная с первого начисления и выплаты по нему, провести поочередно документы. Снова смотрим Анализ НДФЛ.

Теперь видно, что начисления и выплаты привязаны к налоговой инспекции. После этого форма отчета заполняется автоматически.

Резюме

Все это доказательство работы программы 1С:ЗУП по алгоритму последовательных действий, а его нарушение приводит к ошибкам в отчетах. Консультанты Scloud при работе с программой рекомендуют придерживаться некоторых правил, чтобы избежать подобных проблем.

1. Соблюдайте хронологический порядок, когда вносите данные о начислениях и выплатах.
2. Создавайте документ по начислению не заранее, а конкретно перед выплатой.
3. Если зарплату выдали, не пересчитывайте и не перепроводите документ, на основании которого ее выдали.
4. Не делайте начисления и выплаты задним числом. Либо сначала отмените проведение документов до предполагаемой ранней даты, а затем все последовательно снова проведите и проверьте данные в них.
5. Дата выплаты по плану должна совпадать с фактической. Так обеспечивается точность учета.

Если возникают иные ошибки в расчетах или заполнении формы 6–НДФЛ, не до конца понятна последовательность выполнения операций, обратитесь за консультацией по работе в программе 1С:ЗУП.

Реклама ООО "СервисКлауд" ИНН 7104516184

erid: 2VtzqxT8HZs