Опасные и не очень ошибки в подписях счетов-фактур

Подпись главного бухгалтера на счете-фактуре

По мнению Минфина, подпись главного бухгалтера на счете-фактуре обязательна (см. письмо от 27 августа 2014 г. № 03-07-09/42854).

Нормами НК РФ и постановления Правительства от 26 декабря 2011 года № 1137 не предусмотрена обязанность выдавать главному бухгалтеру доверенность на подписание счетов-фактур. То есть, для проставления своей подписи в показателе «Главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо» доверенность главбуху не нужна (письмо Минфина России от 21 октября 2014 г. № 03-07-09/53005).

Однако на практике не все так однозначно. Например, в организации может отсутствовать должность главного бухгалтера, а его обязанности могут быть возложены на руководителя фирмы. В этом случае счет-фактура, не содержащий подписи главного бухгалтера, будет считаться оформленным в соответствии с требованиями Налогового кодекса (см., например, постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 12 апреля 2011 г. по делу № А19-11133/08 и др.).

То есть в этом случае директор может подписывать счета-фактуры и за главбуха, и за себя. И факт идентичности подписей руководителя и главного бухгалтера в спорных счетах-фактурах не влияет на право организации заявить к возмещению НДС, фактически уплаченный поставщику на основании этих документов (постановление ФАС Северо-Западного округа от 17 ноября 2006 г. по делу № А56-35103/2005).

Право подписания счетов-фактур от имени главного бухгалтера можно передать другим уполномоченным лицам и на время его отпуска. Таким уполномоченным лицом может стать и сам руководитель организации. Но только в том случае, если он исполняет обязанности главного бухгалтера.

Если за директора и главбуха расписался один и тот же человек

Если и за директора, и за главбуха счет-фактуру подписал один и тот же человек, то такой документ также не считается составленным с нарушением законодательства. И покупатель сможет принять НДС, выделенный в нем, к вычету.

Связано это с тем, что нет норм, на основании которых за руководителя счет-фактуру вправе подписать одно доверенное лицо, а за главбуха – другое. Значит, один и тот же человек на основании доверенности может подписать счет-фактуру как за директора, так и за главного бухгалтера (см. письмо Минфина от 24 июля 2019 г. № 03-07-11/55067).

Расшифровка подписей

Довольно часто налоговые инспекторы отказывают в вычете НДС, если в счете-фактуре, выставленном поставщиком, нет расшифровок подписей руководителя и главного бухгалтера (или иных уполномоченных лиц).

Тем не менее в настоящее время фирмы могут не опасаться за отсутствие расшифровок подписей в счетах-фактурах, хотя это и считается ошибкой.

Согласно пункту 2 статьи 169 НК РФ, ошибки в счетах-фактурах, не препятствующие налоговой инспекции при проверке идентифицировать продавца, покупателя, стоимость товаров (работ, услуг или имущественных прав), а также ставку и сумму налога, предъявленную покупателю, не являются основанием для отказа в вычете НДС.

Бератор «Практическая энциклопедия бухгалтера» поможет избавиться от лишней информации

Подключите бератор сейчас и ведите свою бухгалтерию без нервов и стрессов. Лучше платить за подписку, чем за штрафы.

Подключить бератор

Cчет-фактура подписан неуполномоченным лицом

Если счета-фактуры за руководителей и главных бухгалтеров подписывают другие работники, не уполномоченные на то приказом или доверенностью, то, если при проверке инспекторы это обнаружат, то принять на основании таких счетов-фактур налог к вычету вы не сможете.

В этом вопросе суды зачастую поддерживают позицию налоговиков. Инспекторы с помощью почерковедческой экспертизы и свидетельских показаний могут доказать, что счет-фактуру подписал не руководитель фирмы-поставщика, а «неустановленное лицо». Это также будет основанием для отказа в вычете по НДС (постановление Президиума ВАС РФ от 11 ноября 2008 г. № 9299/08, определение ВАС РФ от 14 декабря 2009 г. № ВАС-16306/09, постановление ФАС Уральского округа от 17 июня 2010 г. № Ф09-3973/10-С2).

На чем основан такой подход?

Если счет-фактура, полученный покупателем от продавца, подписан лицом, не уполномоченным на то приказом или доверенностью, то это свидетельствует о том, что покупатель не проявил должной осмотрительности и осторожности при заключении сделки. Как правило, в этом случае налоговики отказывают покупателю в вычете входного НДС.

Тем не менее, некоторые суды признают такой отказ в вычете необоснованным.

Так, в Постановлении АС Центрального округа от 21 июня 2023 г. № Ф10-1480/2022 по делу № А68-12889/2019 указано: чтобы вычет по НДС был снят, нужно, чтобы сделка не была реальной.

Речь шла о наличие в счете-фактуре подписи неустановленного лица (вместо директора). ИФНС сняла вычеты по такому счету-фактуре, но суд не согласился. При реальности исполнения сторонами сделки то обстоятельство, что документы от имени контрагента оформлены за подписью неизвестных лиц, само по себе не является безусловным и достаточным основанием для отказа в вычете.

Чтобы снять вычет в такой ситуации, налоговая должна доказать, что налогоплательщик знал или должен был знать, что подпись на счете-фактуре не принадлежит руководителю контрагента. Без таких доказательств лишать налогоплательщика права на вычет по реальным сделкам нельзя.

Если же будет доказано, что покупатель знал либо должен был знать о представлении продавцом недостоверных либо противоречивых сведений, то и вычет снимут.

Счет-фактура заверен факсимильной подписью

Это самый опасный момент, который оспорить не получится.

Ни налоговое, ни бухгалтерское законодательство «не предусматривает использование факсимильного воспроизведения подписи при оформлении первичных документов и счетов-фактур» (письмо Минфина РФ от 1 июня 2010 г. № 03-07-09/33).

Налоговые инспекторы считают, что наличие факсимиле на счете-фактуре – это нарушение норм пункта 6 статьи 169 НК РФ. Следовательно, предъявлять к вычету НДС по такому счету-фактуре нельзя (письма Минфина России от 8 декабря 2017 г. № 03-03-06/1/81951, ФНС РФ от 7 апреля 2005 г. № 03-1-03/557/11).

Высказал такую позицию о невозможности вычетов по счетам-фактурам, подписанным факсимиле, ВС РФ (см. Определение от 3 августа 2015 г. № 303-КГ15-8444).