Офис уходит на «удалёнку» - как спасти коммуникации и бизнес-процессы?

29.04.2020 распечатать

«Приходящий» юрист, бухгалтерия на аутсорсе – это привычный формат работы, которым в России никого не удивишь. Хорошо, если компания выбрала такой формат добровольно и заранее подготовила комфортные для всех условия работы.

Но пандемия COVID-19 заставила срочно переносить в «облако» бизнес-процессы даже те компания, которые никогда не задумывались о дистанционном формате и продолжали вести дела «по старинке». Эффект может быть для них драматическим. Дизайнеры, разработчики и продавцы не привязаны к офису, бумагам и процессам и могут в момент сменить формат работы, но как быть остальным?

Вместе с «Битрикс24», сервисом для управления бизнесом, разберёмся, как быстро оцифровать процессы и перевести внутренние коммуникации в интернет.

Бухгалтерия под ударом

Сейчас именно финансовый департамент оказался на переднем крае фронта. Удар пришелся на бухгалтеров, юристов и HR. Они должны максимально быстро перестроить все бизнес-процессы для работы в режиме всеобщей самоизоляции, организовать перевод всех сотрудников компании на удалёнку и обеспечить непрерывность платежей. А главное – обезопасить самих себя в условиях пандемии.

Много копий сломано в обсуждениях, с чего надо начинать и в каком порядке организовать переход. В каждом конкретном случае есть свои подводные камни и слабые места. Универсального ответа пока нет, «учёные спорят». Советы от специалистов на большинстве ресурсов выглядят примерно так:

  1. Соберите заявления о добровольном переводе на дистанционную работу, либо подготовьте уведомление об изменении условий работы.
  2. Обсудите с подчиненными, как будет организована работа в новом формате.
  3. Документально оформите перевод на удалёнку с помощью допсоглашения к трудовому договору
  4. Решите вопросы с ЭЦП, если еще этого не сделали. Определите порядок работы с подписью.
  5. Обеспечьте сотрудников ноутбуками и другими необходимыми устройства (МФУ. гарнитуры). Документально зафиксируйте их передачу
  6. Организуйте удаленный доступ к рабочим станциям в офисе, если необходимо
  7. Регламентируйте использование доступов к «облачным» сервисам
  8. Внедрите юридически значимый электронный документооборот. Объясните всем сотрудникам компании особенности и новый порядок работы с контрагентами.

Не будем подробно на этом останавливаться – материалов по юридическим тонкостям перевода на работу из дома вполне достаточно. Поговорим о том, как обеспечить документооборот и коммуникации в условиях, когда на это не хватает ни времени, ни денег.

Онлайн-офис для коммуникаций

Всех отправили по домам, и возникает логичный вопрос – а как вообще организовать внутренние коммуникации? Понятно, что у каждого сотрудника есть телефон и корпоративная почта. Но если вы, допустим, попытаетесь организовать все общение в почте, то быстро убедитесь, что хаос наступит неминуемо. Поток писем нельзя контролировать, документы будут теряться. А главное – получатели могут не отвечать на письма неделями! Такова традиция общения по электронной почте, ничего не попишешь.

Мессенджеры тоже не решат проблему. Во-первых, сложно загнать всех сотрудников компании в один чат. Во-вторых, это просто небезопасно, вы не сможете обеспечить закрытость всех чатов. Под угрозой окажется конфиденциальность данных.

Время переходить в бесплатный онлайн-офис. Для обеспечения непрерывности работы компаний любого уровня на время пандемии «Битрикс24» снял ограничение на количество пользователей в бесплатном тарифе. Сколько бы сотрудников у вас не было – вы сможете создать собственный виртуальный офис за несколько минут и начать совместную работу.

Многие знают «Битрикс24» как CRM. На самом деле CRM – это лишь малая часть возможностей сервиса, про неё мы сегодня вообще не будем говорить. На деле «Битрикс24» - это полноценная замена физическому офису, в которой есть всё необходимое для организации дистанционной работы.

Не нужно ничего устанавливать – просто бесплатно зарегистрируйте корпоративный портал для своей компании и пригласите в него коллег. Готово, можно начинать совместную работу.

В «Битрикс24» есть полноценная социальная сеть компании, которая поможет выстроить корпоративные коммуникации. Все сотрудники всегда перед глазами в одной программе. Сервис работает по тому же принципу, что и WhatsApp и Telegram. Общайтесь текстом, обменивайтесь файлами, совершайте видеозвонки. Даже на бесплатном тарифе вы можете организовывать видеоконференции до 12 человек без ограничений по времени.

Сердцем онлайн-офиса станет лента новостей. Она выглядит и работает, как поток постов в любой социальной сети. Для того, чтобы поделиться с работниками важной информацией или ознакомиться с документом, достаточно написать пост в ленту и выбрать сотрудника, группу или целый отдел. Они получат уведомление о новом сообщении и не смогут сказать, что не видели его. А автор поста узнает, кто именно ознакомился с информацией.

Если у сотрудника нет компьютера или ноутбука – он может установить мобильное приложение на смартфон. Этого будет достаточно, чтобы оставаться на связи и участвовать в обсуждениях.

Совместную работу в «Битрикс24» лучше начать с создания виртуальной структуры компании с отделами, департаментами и топ-менеджерами. Это облегчит работу отделу кадров в дальнейшем.

Работая в сервисе вы в реальном времени видите, кто из сотрудников сейчас активен, а кто уже завершил рабочий день. Фиксируйте начало и конец рабочего дня и учитывайте отработанное время. Формируйте табели рабочего времени для различных режимов работы: посменная работа, почасовой или фиксированный графики учёта времени, свободный режим

Информация – это ценность

Нет смысла объяснять, как важно организовать грамотное хранение, структурирование и быстрый доступ к информации. Не имеет значения, какая это информация – договоры, отчеты, регламенты или любые другие корпоративные знания. Необходимость хранения данных на бумаге никто не отменял. Но из дома получить доступ к стеллажам, которые стоят в офисе, проблематично.

«Битрикс24» предлагает решение этой проблемы. Вернее, даже два.

  • 1. Корпоративный диск Каждый сотрудник устанавливает на свой компьютер программу-клиент и выбирает папку с рабочими документами. Система сама синхронизует файлы с корпоративным диском. Теперь документы можно быстро показывать коллегам, не используя для этого почту или внешний файлообменный сервис. Структурировать хранение общих документов можно по отделам и группам сотрудников.
  • 2. База знаний В отличие от большинства систем хранения корпоративного опыта, Базу знаний в «Битрикс24» можно наполнять без изучения wiki-кода и вёрстки. Страницы базы знаний создаются в удобном редакторе, к ним можно приложить файлы или добавить видеоинструкцию. Они будут выглядеть, как маленький сайт только для сотрудников компании. Коллеги всегда смогут получить доступ к необходимым знаниям, будь то шаблоны договоров или ретроспектива отчетов.

Задачи под контролем

На удалёнке размывается не только концентрация и вовлеченность сотрудников в процессы, но и контроль. Тяжело следить за тем, идет работа, если нельзя подойти к человеку лично и задать ему уточняющие вопросы. А обсуждения теряются безвозвратно, если они нигде не зафиксированы.

Программы для ведения проектов обычно ориентированы на программистов. Специалисты не из IT плохо воспринимают такие решения, их придётся долго и нудно обучать.

Таск-трекер в «Битрикс24» позволяет собрать все задачи, над которыми работает отдел или вся команда, в одном месте. Такая возможность есть даже в бесплатном тарифе.

Для каждой задачи - своя карточка. В ней ведется обсуждение, добавляются файлы.

Например, в таск-трекере удобно вести проект договора. Инициатор создаёт новую задачу, указав в названии, о каком документе идет речь, и описывает суть и содержание будущего документа. Ответственный за разработку договора сотрудник может подключить соисполнителей и наблюдателей. Они смогут оставлять комментарии прямо в задаче.

Когда проект готов – в название задачи добавляется номер договора и задача закрывается. Вся история работы по проекту, все комментарии и файлы сохраняются, к ним можно вернуться в любой момент.

Согласования без пыли

Согласование документов – слабое место бизнеса в период всеобщей удалёнки. Сложности со скоростью движения документов были всегда, в абсолютно любой компании. Но теперь, когда вся корпоративная структура разъехалась по домам, проблема обострилась. Сосредоточиться и работать дома плодотворно долгое время сложнее, чем в офисе. Скорость реагирования снижается.

В «Битрикс24» готовится к выходу новый инструмент Бизнес-процессы (RPA). Он поможет быстро и без пыли «оцифровать» большую часть бизнес-процессов. Для создания нового бизнес-процесса нужно просто понимать его логику. Не нужно уметь программировать.

Например, вам нужно создать процесс согласования счёта. Нет проблем – выбираете нужные поля, указывает ответственного по каждому этапу. Создаёте виртуальный путь документа по всем инстанциям.

Сотруднику достаточно будет загрузить свой счёт и запустить процесс. Ответственный на каждом этапе получит уведомление о новом документе. А инициатор сможет в любой момент узнать, на ком застопорилось согласование.

Бизнес может быть непрерывным, даже на удалёнке

Уже 7 миллионов компаний по всему миру попробовали «Битрикс24» для совместной работы. Мы чувствуем ответственность за каждый бизнес. Наша цель – сделать работу на удалёнке непрерывной и эффективной для всех своих клиентов.

Прямо сейчас вы можете начать пользоваться «Битрикс24», используя все базовые возможности – социальную сеть компании, мессенджер, видеозвонки, ведение проектов и многое другое. Попробуйте, это бесплатно!

Создать битрикс24 бесплатно

Выбор читателей

Бухгалтерия.ru
Подпишитесь на наши рассылки, чтобы первыми быть в курсе всего нового из мира бухучета, получать эксклюзивные издания и полезные подарки.

Loading...