Офис уходит на «удалёнку» - как спасти коммуникации и бизнес-процессы?

29.04.2020 распечатать

«Приходящий» юрист, бухгалтерия на аутсорсе – это привычный формат работы, которым в России никого не удивишь. Хорошо, если компания выбрала такой формат добровольно и заранее подготовила комфортные для всех условия работы.

Но пандемия COVID-19 заставила срочно переносить в «облако» бизнес-процессы даже те компания, которые никогда не задумывались о дистанционном формате и продолжали вести дела «по старинке». Эффект может быть для них драматическим. Дизайнеры, разработчики и продавцы не привязаны к офису, бумагам и процессам и могут в момент сменить формат работы, но как быть остальным?

Вместе с «Битрикс24», сервисом для управления бизнесом, разберёмся, как быстро оцифровать процессы и перевести внутренние коммуникации в интернет.

Бухгалтерия под ударом

Сейчас именно финансовый департамент оказался на переднем крае фронта. Удар пришелся на бухгалтеров, юристов и HR. Они должны максимально быстро перестроить все бизнес-процессы для работы в режиме всеобщей самоизоляции, организовать перевод всех сотрудников компании на удалёнку и обеспечить непрерывность платежей. А главное – обезопасить самих себя в условиях пандемии.

Много копий сломано в обсуждениях, с чего надо начинать и в каком порядке организовать переход. В каждом конкретном случае есть свои подводные камни и слабые места. Универсального ответа пока нет, «учёные спорят». Советы от специалистов на большинстве ресурсов выглядят примерно так:

  1. Соберите заявления о добровольном переводе на дистанционную работу, либо подготовьте уведомление об изменении условий работы.
  2. Обсудите с подчиненными, как будет организована работа в новом формате.
  3. Документально оформите перевод на удалёнку с помощью допсоглашения к трудовому договору
  4. Решите вопросы с ЭЦП, если еще этого не сделали. Определите порядок работы с подписью.
  5. Обеспечьте сотрудников ноутбуками и другими необходимыми устройства (МФУ. гарнитуры). Документально зафиксируйте их передачу
  6. Организуйте удаленный доступ к рабочим станциям в офисе, если необходимо
  7. Регламентируйте использование доступов к «облачным» сервисам
  8. Внедрите юридически значимый электронный документооборот. Объясните всем сотрудникам компании особенности и новый порядок работы с контрагентами.

Не будем подробно на этом останавливаться – материалов по юридическим тонкостям перевода на работу из дома вполне достаточно. Поговорим о том, как обеспечить документооборот и коммуникации в условиях, когда на это не хватает ни времени, ни денег.

Онлайн-офис для коммуникаций

Всех отправили по домам, и возникает логичный вопрос – а как вообще организовать внутренние коммуникации? Понятно, что у каждого сотрудника есть телефон и корпоративная почта. Но если вы, допустим, попытаетесь организовать все общение в почте, то быстро убедитесь, что хаос наступит неминуемо. Поток писем нельзя контролировать, документы будут теряться. А главное – получатели могут не отвечать на письма неделями! Такова традиция общения по электронной почте, ничего не попишешь.

Мессенджеры тоже не решат проблему. Во-первых, сложно загнать всех сотрудников компании в один чат. Во-вторых, это просто небезопасно, вы не сможете обеспечить закрытость всех чатов. Под угрозой окажется конфиденциальность данных.

Время переходить в бесплатный онлайн-офис. Для обеспечения непрерывности работы компаний любого уровня на время пандемии «Битрикс24» снял ограничение на количество пользователей в бесплатном тарифе. Сколько бы сотрудников у вас не было – вы сможете создать собственный виртуальный офис за несколько минут и начать совместную работу.

Многие знают «Битрикс24» как CRM. На самом деле CRM – это лишь малая часть возможностей сервиса, про неё мы сегодня вообще не будем говорить. На деле «Битрикс24» - это полноценная замена физическому офису, в которой есть всё необходимое для организации дистанционной работы.

Не нужно ничего устанавливать – просто бесплатно зарегистрируйте корпоративный портал для своей компании и пригласите в него коллег. Готово, можно начинать совместную работу.

В «Битрикс24» есть полноценная социальная сеть компании, которая поможет выстроить корпоративные коммуникации. Все сотрудники всегда перед глазами в одной программе. Сервис работает по тому же принципу, что и WhatsApp и Telegram. Общайтесь текстом, обменивайтесь файлами, совершайте видеозвонки. Даже на бесплатном тарифе вы можете организовывать видеоконференции до 12 человек без ограничений по времени.

Сердцем онлайн-офиса станет лента новостей. Она выглядит и работает, как поток постов в любой социальной сети. Для того, чтобы поделиться с работниками важной информацией или ознакомиться с документом, достаточно написать пост в ленту и выбрать сотрудника, группу или целый отдел. Они получат уведомление о новом сообщении и не смогут сказать, что не видели его. А автор поста узнает, кто именно ознакомился с информацией.

Если у сотрудника нет компьютера или ноутбука – он может установить мобильное приложение на смартфон. Этого будет достаточно, чтобы оставаться на связи и участвовать в обсуждениях.

Совместную работу в «Битрикс24» лучше начать с создания виртуальной структуры компании с отделами, департаментами и топ-менеджерами. Это облегчит работу отделу кадров в дальнейшем.

Работая в сервисе вы в реальном времени видите, кто из сотрудников сейчас активен, а кто уже завершил рабочий день. Фиксируйте начало и конец рабочего дня и учитывайте отработанное время. Формируйте табели рабочего времени для различных режимов работы: посменная работа, почасовой или фиксированный графики учёта времени, свободный режим

Информация – это ценность

Нет смысла объяснять, как важно организовать грамотное хранение, структурирование и быстрый доступ к информации. Не имеет значения, какая это информация – договоры, отчеты, регламенты или любые другие корпоративные знания. Необходимость хранения данных на бумаге никто не отменял. Но из дома получить доступ к стеллажам, которые стоят в офисе, проблематично.

«Битрикс24» предлагает решение этой проблемы. Вернее, даже два.

  • 1. Корпоративный диск Каждый сотрудник устанавливает на свой компьютер программу-клиент и выбирает папку с рабочими документами. Система сама синхронизует файлы с корпоративным диском. Теперь документы можно быстро показывать коллегам, не используя для этого почту или внешний файлообменный сервис. Структурировать хранение общих документов можно по отделам и группам сотрудников.
  • 2. База знаний В отличие от большинства систем хранения корпоративного опыта, Базу знаний в «Битрикс24» можно наполнять без изучения wiki-кода и вёрстки. Страницы базы знаний создаются в удобном редакторе, к ним можно приложить файлы или добавить видеоинструкцию. Они будут выглядеть, как маленький сайт только для сотрудников компании. Коллеги всегда смогут получить доступ к необходимым знаниям, будь то шаблоны договоров или ретроспектива отчетов.

Задачи под контролем

На удалёнке размывается не только концентрация и вовлеченность сотрудников в процессы, но и контроль. Тяжело следить за тем, идет работа, если нельзя подойти к человеку лично и задать ему уточняющие вопросы. А обсуждения теряются безвозвратно, если они нигде не зафиксированы.

Программы для ведения проектов обычно ориентированы на программистов. Специалисты не из IT плохо воспринимают такие решения, их придётся долго и нудно обучать.

Таск-трекер в «Битрикс24» позволяет собрать все задачи, над которыми работает отдел или вся команда, в одном месте. Такая возможность есть даже в бесплатном тарифе.

Для каждой задачи - своя карточка. В ней ведется обсуждение, добавляются файлы.

Например, в таск-трекере удобно вести проект договора. Инициатор создаёт новую задачу, указав в названии, о каком документе идет речь, и описывает суть и содержание будущего документа. Ответственный за разработку договора сотрудник может подключить соисполнителей и наблюдателей. Они смогут оставлять комментарии прямо в задаче.

Когда проект готов – в название задачи добавляется номер договора и задача закрывается. Вся история работы по проекту, все комментарии и файлы сохраняются, к ним можно вернуться в любой момент.

Согласования без пыли

Согласование документов – слабое место бизнеса в период всеобщей удалёнки. Сложности со скоростью движения документов были всегда, в абсолютно любой компании. Но теперь, когда вся корпоративная структура разъехалась по домам, проблема обострилась. Сосредоточиться и работать дома плодотворно долгое время сложнее, чем в офисе. Скорость реагирования снижается.

В «Битрикс24» готовится к выходу новый инструмент Бизнес-процессы (RPA). Он поможет быстро и без пыли «оцифровать» большую часть бизнес-процессов. Для создания нового бизнес-процесса нужно просто понимать его логику. Не нужно уметь программировать.

Например, вам нужно создать процесс согласования счёта. Нет проблем – выбираете нужные поля, указывает ответственного по каждому этапу. Создаёте виртуальный путь документа по всем инстанциям.

Сотруднику достаточно будет загрузить свой счёт и запустить процесс. Ответственный на каждом этапе получит уведомление о новом документе. А инициатор сможет в любой момент узнать, на ком застопорилось согласование.

Бизнес может быть непрерывным, даже на удалёнке

Уже 7 миллионов компаний по всему миру попробовали «Битрикс24» для совместной работы. Мы чувствуем ответственность за каждый бизнес. Наша цель – сделать работу на удалёнке непрерывной и эффективной для всех своих клиентов.

Прямо сейчас вы можете начать пользоваться «Битрикс24», используя все базовые возможности – социальную сеть компании, мессенджер, видеозвонки, ведение проектов и многое другое. Попробуйте, это бесплатно!

Создать битрикс24 бесплатно

ПРАКТИЧЕСКАЯ ЭНЦИКЛОПЕДИЯ БУХГАЛТЕРА
Все, что необходимо бухгалтеру для ведения бухучета. Найдется все.

Подключить бератор

Выбор читателей

Бухгалтерия.ru
Подпишитесь на наши рассылки, чтобы первыми быть в курсе всего нового из мира бухучета, получать эксклюзивные издания и полезные подарки.

Loading...