Одеваем работников в форму

Увидеть в магазинах продавцов в фирменной одежде или охранников в «камуфляже» – обычное дело. Теперь это один из признаков респектабельности фирмы, что, как известно, добавляет клиентов. Одно лишь МНС не понимает этого...

Вот ваши рукавицы

Некоторых сотрудников трудовое законодательство требует еще и одевать, причем бесплатно. Разумеется, речь идет о спецовке для рабочих. К примеру, уборщице положен халат, грузчику – брезентовые рукавицы. Причем, если им этого не дать, пострадать могут руководитель и главбух – их оштрафуют трудовые инспекторы. Сумма штрафа колеблется от 500 до 5000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ).

Кому какая одежда положена, вы можете узнать из отраслевых норм. Они изложены в постановлениях Минтруда России от 29 декабря 1997 г. № 68 и от 30 декабря 1997 г. № 69.

Если выданная одежда укладывается в эти нормы, проблем с отражением в налоговом учете ее стоимости не возникает. Главное, выдать ее своим работникам. Тогда налоговики согласятся, что затраты на покупку этой спецовки уменьшают налогооблагаемую прибыль в полном объеме. Об этом налоговое ведомство говорит в своих Методических указаниях по применению главы 25 Налогового кодекса (приказ МНС России от 20 декабря 2002 г. № БГ-3-02/729).

Инициатива наказуема

Намного сложнее дело обстоит с форменной одеждой, выдавать которую фирма не обязана. То есть отраслевые нормы эту выдачу не предусматривают. Дело в том, что не принимать ее к налоговому учету инспекторам велят все те же Методические рекомендации. Так, в пункте 5.1 этих рекомендаций сказано, что «затраты на приобретение спецодежды... учитываются в составе материальных расходов только в том случае, если обязательное применение спецодежды... предусмотрено законодательством Российской Федерации».

Понятно, что, говоря о законодательстве, работники МНС имели в виду трудовое. Таким образом, как следует из методички, если выданной работнику спецовки в отраслевых нормах нет, то нельзя будет уменьшить на ее стоимость налогооблагаемую прибыль.

Аргументы налоговиков таковы, что в этом случае произведенные расходы не будут экономически оправданными, а значит, и нецелесообразны. Еще бы, ведь зачем покупать своему охраннику костюм, когда делать этого никто фирму не заставляет? Поэтому, по мнению МНС, нарушается требование статьи 252 Налогового кодекса о порядке признания расходов в налоговом учете, мол, все расходы должны быть «оправданными». Согласитесь, логика витиеватая. Но тем не менее ей обязаны следовать все инспекторы.

Так что, если вы лишний раз захотите обезопасить себя от ненужных вопросов в ходе проверки, лучше следуйте их инструкциям. То бишь одевайте сотрудников за счет чистой прибыли фирмы.

Свои интересы надо отстаивать

Для тех же, кто не боится поспорить со своим инспектором, дадим несколько полезных советов. Конечно же, налоговики в очередной раз неправы. Налицо попытка выполнить свой «профессиональный долг» перед бюджетом – пополнить его.

Для начала отметим, условия о том, что выдача спецовки должна быть «предусмотрена законодательством», в Налоговом кодексе нет. Хотя, заметьте, такие формулировки в нем периодически встречаются. Например, в статье 217 Налогового кодекса сказано: база по налогу на доходы физических лиц уменьшается на сумму компенсаций, «предусмотренных действующим законодательством». Поэтому в отношении формы это лишь личные требования работников МНС, исполнять которые ваша фирма не обязана.

Кроме того, для обоснования этих расходов вы можете использовать, как ни странно, все те же Методические рекомендации. Они дают возможность отразить в налоговом учете затраты на одежду для работников «под другим соусом». Так, в методичке говорится, что фирма может учесть при налогообложении прибыли затраты, «обусловленные обычаями делового оборота».

Определение обычаев делового оборота дано в статье 5 Гражданского кодекса. В ней сказано, что таким обычаем «признается сложившееся и широко применяемое в какой-либо области предпринимательской деятельности правило поведения, не предусмотренное законодательством, независимо от того, зафиксировано ли оно в каком-либо документе».

Таким образом, например, затраты на покупку формы своим охранникам можно включить в себестоимость именно по этому основанию. Ведь в большинстве торговых фирм охранники работают в форменной одежде.

Таким образом, это правило может распространяться и на другие категории сотрудников, которым форменная одежда не положена по закону.

Пример 1

ЗАО «Актив» владеет сетью супермаркетов. Своим сотрудникам (продавцам-консультантам, кассирам, работникам службы охраны и т. д.) фирма приобрела форменную одежду.

Расходы фирмы на покупку форменной одежды уменьшают налогооблагаемую прибыль «Актива».

Если по этому вопросу возникнет спор с налоговой инспекцией, бухгалтер «Актива» укажет, что в подавляющем большинстве супермаркетов продавцы-консультанты работают в одинаковой одежде.

Следовательно, расходы на покупку такой одежды обусловлены обычаем делового оборота. Поэтому ее стоимость может быть включена в налоговую себестоимость.

Еще вопросы?

Однако вопросы инспекторов не ограничиваются одним налоговым учетом. Особое внимание они уделяют также ЕСН и НДФЛ. Дело в том, что, если вы выдадите форму, которая не предусмотрена отраслевыми нормами, сотруднику в собственность, инспектор может спросить: «Удержан ли с сотрудника НДФЛ и уплачен ли ЕСН со стоимости спецовки?»

Если вы купили форму за счет чистой прибыли, то в отношении ЕСН можете быть спокойны. Этот налог в данном случае начислять не надо (п. 3 ст. 236 НК РФ).

Что касается удержания НДФЛ, а также начисления ЕСН, когда стоимость формы уменьшила налог на прибыль, то до сих пор эти вопросы являются спорными. Дело в том, что налоговики могут расценить переданную спецовку как доход в форме материальной выгоды или же в качестве выплат в пользу сотрудников (в натуральной форме). Более того, известны случаи, когда они требовали начислить и НДС, как с безвозмездной передачи.

Однако этих споров можно избежать. Для этого мы рекомендуем вам право собственности на форменную одежду оставлять у себя, а не передавать работникам. Так, вы можете выдать спецовку по обычной раздаточной ведомости, где сотрудник распишется в графе «Получил во временное пользование».

В этом случае налоговики никак не смогут доказать, что форма перешла в собственность работнику. А значит, не будет и объекта налогообложения.

Делаем проводки

Отметим, что форма для сотрудников, в частности костюмы, майки, кепки, подходит под определение спецодежды. Следовательно, отражать в бухгалтерском учете ее надо так, как написано в минфиновской методичке по спецодежде (утверждена приказом Минфина России от 26 декабря 2002 г. № 135н).

Обратите внимание: чтобы не начислять амортизацию на выданную форму, руководитель фирмы должен издать приказ об установлении срока ее службы. Этот срок должен составлять не более 12 месяцев. В противном случае начислять амортизацию все же придется.

Как отражать выданную форму в бухгалтерском учете, покажет пример.

Пример 2

ЗАО «Актив» 1 ноября 2003 года купило для продавцов пять одинаковых костюмов по цене 3600 руб./шт. (в том числе НДС – 600 руб.).

Костюмы выданы работникам 10 ноября. Для того чтобы включить их стоимость в затраты сразу, руководитель подписал приказ об установлении срока службы костюмов. Он составляет 11 месяцев.

В учете бухгалтер «Актива» сделал такие проводки:

Дебет 10 субсчет «Специальная оснастка и одежда на складе» Кредит 60

– 15 000 руб. ((3600 руб. – 600 руб.) x 5 шт.) – костюмы поступили на склад;

Дебет 19 Кредит 60

– 3000 руб. (600 руб. x 5 шт.) – отражен НДС;

Дебет 60 Кредит 51

– 18 000 руб. (3600 руб. x 5 шт.) – перечислены деньги продавцу;

Дебет 68 Кредит 19

– 3000 руб. – произведен налоговый вычет;

Дебет 10 субсчет «Специальная оснастка и одежда в эксплуатации» Кредит 10 субсчет «Специальная оснастка и одежда на складе»

– 15 000 руб. – костюмы выданы сотрудникам;

Дебет 44 Кредит 10 субсчет «Специальная оснастка и одежда в эксплуатации»

– 15 000 руб. – списана стоимость выданных работникам костюмов.

Д. Гусятинский, аудитор