Нужно ли выдавать сотруднику копии локальных актов

Роструд неоднократно разъяснял, что работодатель не обязан выдавать копии локальных актов по письменному заявлению сотрудника. Это подтверждается ст. 62 ТК РФ. Данная статья определяет перечень документов, которые работодатель обязан предоставить работнику по его письменному запросу в течение 3 рабочих дней.

Этот список включает в себя:

• Копии приказов о приеме, переводах, увольнении.
• Выписки из трудовой книжки.
• Справки о зарплате.
• И другие документы, непосредственно связанные с трудовой деятельностью конкретного работника и содержащие его персональные данные на основании письма Роструда от 20.12.2012 № ПГ/9518-6-1.

Копии документов должны быть заверены надлежащим образом и предоставляются работнику безвозмездно.

Локальные акты, в отличие от перечисленных документов, не содержат персональных данных сотрудника. Они регламентируют общие правила внутреннего трудового распорядка для всех сотрудников организации. Поэтому требование предоставить их копии не подпадает под действие ст. 62 ТК РФ. Однако это не означает полного отсутствия прав работника.

Абз. 10 ч. 2 ст. 22, ч. 3 ст. 68 ТК РФ гарантирует каждому работнику право ознакомиться с локальными нормативными актами, непосредственно регулирующими его трудовую деятельность. Это означает, что работодатель обязан предоставить работнику возможность ознакомиться с ЛНА до подписания трудового договора и впоследствии, при внесении изменений в действующие акты. В этом случае речь идет не о предоставлении копий, а именно об ознакомлении с документами под роспись.

Если работник, ознакомившись с ЛНА ранее, желает повторно изучить их содержание, работодатель не обязан предоставлять ему копии. Однако он обязан обеспечить доступ работника к этим документам. Это может быть ознакомление с оригиналами ЛНА в специально отведенном месте (отдел кадров), предоставление электронного доступа к документам через корпоративную сеть или иным способом, который не нарушает интересы работодателя и обеспечивает удобство для работника. Отказ в такой возможности является нарушением трудового законодательства.

В некоторых субъектах РФ могут существовать региональные нормативные акты, дополнительно регулирующие вопросы доступа работников к ЛНА. Рекомендуется изучить региональное законодательство для получения полной картины.

Невыдача копий ЛНА не является правонарушением (определения Седьмого КСОЮ от 19.12.2023 № 88-21321/2023, от 02.03.2023 № 88-3895/2023, Первого КСОЮ от 13.11.2023 по делу № 88-27160/2023, Шестого КСОЮ от 01.04.2021 № 88-6631/2021, от 04.03.2021 № 88-3894/2021, кассационное определение Первого КСОЮ от 10.02.2020 № 88а-3793/2020), но отказ в предоставлении возможности ознакомления с ними – это нарушение трудового законодательства, за которое работодатель может быть привлечен к ответственности.

Работодатель вправе самостоятельно устанавливать порядок ознакомления работников с локальными актами, но этот порядок не должен противоречить ТК РФ. В заключение, следует подчеркнуть, что право работника на ознакомление с ЛНА гарантировано законом, но это право реализуется не через обязательную выдачу копий, а через обеспечение доступа к информации.

Д. Афанасова

Бухгалтерия.ру