Новый порядок учета бланков

Наибольший интерес тема эта представляет для фирм, оказывающих населению (в том числе и предпринимателям) услуги. Законодатель дал им право вместо кассовых чеков выдавать покупателям бланки строгой отчетности. И не любые бланки, а утвержденные согласно порядку, разработанному правительством (п. 2 ст. 2 Федерального закона от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ). Проблема, однако, состояла в том, что этот порядок правительство до настоящего времени разработать не смогло. Восполнить этот пробел старался и Минфин (см., например, письмо Минфина России от 14 июля 2003 г. № 16-00-12/24), и арбитражные судьи. Они разъясняли, в каких случаях и какие формы можно использовать до тех пор, пока правительство не справится со своей задачей. Но тем не менее использование вместо касс бланков часто сопровождалось спорами с инспекторами.

Теперь их станет меньше. На днях Правительство РФ обнародовало свое постановление от 31 марта 2005 г. № 171 «Об утверждении Положения об осуществлении наличных денежных расчетов без применения ККТ». Этот документ теперь один из главных для фирм, которые оказывают услуги населению и принимают выручку по бланкам строгой отчетности. Остановимся на ключевых моментах.

Как утверждают

Начнем с главного: кто должен утверждать бланки? Сегодня такие полномочия, как и три года назад, есть у Минфина. Однако проявлять инициативу он не будет. Чтобы утвердить некую форму, в финансовое ведомство должны обратиться либо государственные власти, либо Центробанк, либо представители общественных организаций (обычные фирмы здесь не у дел). Это они обязаны разработать форму бланка. Причем она должна содержать 15 обязательных реквизитов, установленных Положением: наименование, номер, серия, ИНН, вид услуг и пр.

Что касается действующих сейчас бланков строгой отчетности, то правительство разрешило их использовать до 1 января 2007 года. Правда, есть одно «но». Если до этого времени Минфин утвердит новую форму (по определенному виду услуг), применять нужно ее. Если же он этого не сделает, фирмам придется переходить на ККТ (покупать ее, регистрировать и заключать договор с ЦТО). Ведь старые бланки утратят свою силу.

Отметим, новую форму смогут использовать организации, оказывающие те услуги, для которых утвержден бланк.

Как изготовляют

Внимания заслуживает пункт 7 Положения: на БСО должны быть указаны сведения об изготовителе (в частности, номер заказа, тираж, место нахождения). Означает ли это, что бланки обязательно должны быть изготовлены типографским способом?

Прямого указания на это в Положении нет. Так, распечатав форму на принтере и указав в ней необходимые данные, фирма сполна выполняет требования правительства. Но вряд ли инспектор одобрит эти действия. Дело в том, что после принятия закона о ККТ финансовое ведомство выпустило письмо, где указало: «...проставление серии на документах строгой отчетности, а также их нумерация осуществляется типографским способом» (письмо Минфина России от 5 августа 2003 г. № 16-00-12/29). Но повторим: правительство не говорит, как должны быть изготовлены бланки и каким образом нужно наносить на них те или иные реквизиты.

Безусловно, надежнее заказать изготовление и нумерацию бланков в типографии. Стоимость их различается в зависимости от качества печати и бумаги.

Как вести учет

Бланки строгой отчетности – это первичные документы. Однако сохранность их обеспечивают по особым правилам. И строго следовать им нелегко.

В первую очередь приказом руководителя назначьте ответственного за бланки. Обычно это кассир. Он должен завести специальную книгу, в которой будет вести учет бланков по их наименованиям, сериям и номерам. Поскольку форма книги не утверждена, можно разработать ее самостоятельно. Листы книги надо пронумеровать, прошнуровать, скрепить печатью, а также заверить подписью директора и главбуха. Бланки строгой отчетности вместе с книгой ответственный хранит в сейфе.

Однако и за кассиром надо следить. Как написано в Положении, он должен принимать бланки только в присутствии комиссии, назначенной руководителем. В день их поступления она составляет акт приемки бланков.

Как расходовать

Теперь о том, как использовать бланки. Нужное количество БСО кассир выдает работнику, который непосредственно работает с клиентами. На него возлагается обязанность заполнить форму правильно. Бланк заполняется в двух экземплярах (или под копирку). Оригинал отдают покупателю, копию оставляют себе. В пустых строках надо поставить прочерк. Если же при заполнении формы работник допустил ошибку, следует заполнить новый бланк. Помарки и исправления здесь не допускаются. При этом испорченный экземпляр выкидывать нельзя. Его надо перечеркнуть и приложить к реестру использованных за день бланков. Унифицированной формы реестра также нет. Поэтому установите ее сами.

Срок хранения копий (и испорченных) БСО составляет пять лет. При списании бланков упомянутая комиссия проводит инвентаризацию. После она составляет акт на списание. Все по тем же причинам форму этого документа фирмы будут придумывать сами.

Пункт 25 Положения устанавливает довольно трудоемкую процедуру выдачи бланков. Сначала продавец заполняет бланк, но не подписывает. Потом получает от клиента деньги. Дальше продавец должен:

• назвать полученную сумму и положить купюры отдельно на виду у клиента;
• подписать бланк;
• назвать сумму сдачи и выдать ее клиенту вместе с бланком.

Сейчас же многие вначале принимают деньги и только потом начинают оформлять бланк. Если на месте покупателя окажется налоговый инспектор, результат может быть печальный.

Ответственность за невыдачу бланка строгой отчетности такая же, как за неиспользование кассового аппарата. На это указывает постановление Высшего Арбитражного Суда РФ от 31 июля 2003 г. № 16. Если фирма не выдаст покупателю БСО, инспектор сможет оштрафовать ее на сумму от 30 000 до 40 000 рублей (ст. 14.5 КоАП).

Как видите, использование бланков не избавит коммерсантов от всех проблем. Поэтому, если ваша организация уже использует кассовый аппарат, есть смысл применять его и дальше.

Н. Образцов, эксперт ПБ