Новая инструкция № 256н о порядке ведения персонифицированного учета: обзор

В новой редакции инструкции № 256н о порядке ведения персонифицированного учета учтены все изменения, которые были внесены в НК РФ с 1 января 2023 года по уплате страховых взносов с вознаграждений, выплаченных работникам на ГПД, а также изменения, внесенные в страховое законодательство.

Какие правила урегулированы в Инструкции о персучете № 256н

Инструкция определяет порядок ведения Фондом пенсионного и социального страхования РФ (далее — Фонд) индивидуального (персонифицированного) учета сведений о зарегистрированных лицах:

• порядок регистрации в системе индивидуального (персонифицированного) учета;
• порядок представления работодателями и сроки приема Фондом отчетности;
• порядок контроля за достоверностью сведений, представленных работодателями;
• порядок хранения и уничтожения документов с данными персучета. 

Кто должен быть зарегистрирован в системе персучета

В системе персучета должны быть зарегистрированы все граждане РФ, иностранные граждане и лица без гражданства, находящиеся в России.

Что значить зарегистрирован в системе индивидуального (персонифицированного) учета

Работник зарегистрирован, если ему в системе персучета открыт лицевой счет.

Когда работника регистрируют в системе индивидуального (персонифицированного) учета, ему открывают индивидуальный лицевой счет. 

Датой регистрации считается дата открытия индивидуального лицевого счета.

Как проходит регистрация

Регистрация осуществляется территориальным отделением Фонда на основании:

1. анкеты работника;
2. свидетельства о рождении;
3. сведений, поступающих в Фонд от МФЦ;
4. сведений об иностранных гражданах и лицах без гражданства, поступающих из информсистемы «Единая система идентификации и аутентификации».

Работник (или его представитель) может представить в фонд анкету для регистрации:

• лично,
• через своего работодателя;
• через МФЦ.

При подаче в фонд сведений о самом себе, нужно иметь паспорт или иной документ, удостоверяющий личность.

Если анкету сдает представитель, он должен иметь при себе документ, удостоверяющий личность и доверенность, подтверждающую его полномочия.

Если в системе персучета регистрируется самозанятый, который самостоятельно платит страховые взносы за себя, его включают в отдельный реестр, который также ведет Фонд.

Чем подтвердить регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета

Все зарегистрированные в системе персучета имеют так называемый «СНИЛС». Официально этот документ называется Уведомление о регистрации. В нем указан номер индивидуального лицевого счета.

СНИЛС – уникальный номер индивидуального лицевого счета, используемый для обработки сведений о физическом лице в системе индивидуального (персонифицированного) учета, а также как идентификатор сведений о физическом лице при предоставлении государственных и муниципальных услуг.

В случае утраты своего уведомления о регистрации, работник может обратиться в фонд с заявлением о выдаче нового документа. Сделать это можно: лично посетив фонд, обратившись в МФЦ, через компанию, в которой работаешь, через представителя (которому нужно выдать доверенность), через сайт Госуслуг.

Если заявление о выдаче документа либо изменении анкетных данных работника в фонд подает работодатель по ТКС, электронный документ должен быть подписан усиленной квалифицированной электронной подписью.

Заявление о выдаче документа (или изменении анкеты) Фонд рассматривает в течение пяти рабочих дней.

Когда организация обязаны зарегистрировать работника в системе персучета

Как указано выше, работник может зарегистрироваться через своего работодателя.

При приеме работника в штат или на момент заключения с ним договора гражданско-правового характера, компания должна попросить у него СНИЛС (уведомление о регистрации – официально).

Если новый работник окажется незарегистрированным в Фонде, компания обязана подать в Фонд анкету на регистрацию не позднее рабочего дня, следующего за днем приема на работу или заключения договора.

Анкета зарегистрированного лица должна быть заверена личной подписью работника. Если работник не может лично подписать анкету, например, по состоянию здоровья или в случае отъезда за рубеж, компания указывает эту причину в анкете и заверяет ее своей подписью.

Анкета может подана в электронном формате по каналам ТКС либо через личный кабинет компании на сайте Фонда. В таком случае, ее нужно заверить усиленной квалифицированной электронной подписью.

Перед регистрацией в системе фонд сверяет данные анкеты со сведениями из Единого госреестра записей актов гражданского состояния. Если речь идет об иностранце - со сведениями из единой системы идентификации и аутентификации.

Регистрация проходит в течение пяти рабочих дней со дня получения анкеты и всех необходимых сведений из госорганов, которые поступают в фонд по межведомственному обмену.

Почему могут отказать в регистрации

Фонда выносит решение об отказе, если в системе уже есть зарегистрированное лицо с аналогичными анкетными данными.

Если данные в системе неверны

Если нужно изменить свои данные в системе персучета, в фонд нужно подать заявление об изменении анкетных данных. 

Корректировка сведений проводится фондом в течение пяти рабочих дней со дня получения Фондом всех необходимых сведений от госорганов.

Отчетность перед фондом: порядок, сроки подачи сведений для индивидуального (персонифицированного) учета

Сведения для индивидуального (персонифицированного) учета, представляют:

• все работодатели, которые выплачивают зарплату или иное вознаграждение за труд и, как следствие, выступают в роли страхователей на основании Федерального закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ, Федерального закона от 15 декабря 2001 г. № 167-ФЗ;
• граждане, которые самостоятельно платят дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию в соответствии с Федеральным законом от 30 апреля 2008 г. № 56-ФЗ;
• государственные (муниципальные) учреждения в соответствии с пунктом 9 статьи 11 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ;
• федеральные органы власти.

Отчетность сдается в фонд по форме ЕФС-1. В форме отражаются сведения о перечисленных дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию и уплаченных взносах.

Это единая форма сведений обо всех работниках, в нее включают:

• работающих по трудовым договорам;
• исполнителей по договорам гражданско-правового характера, предметом которых являются выполнение работ, оказание услуг;
• заключивших договоры авторского заказа, договоры об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства, издательские лицензионные договоры, лицензионные договоры о предоставлении права использования произведения науки, литературы, искусства.

Как в ЕФС-1 отражать сведения, если договор ГПХ заключен без периода работ

Коды причины увольнения в форме ЕФС-1

Срок сдачи ЕФС-1 при заключении договора подряда: разъяснения СФР

Как подать в Соцфонд сведения о заключении и прекращении ГПД с физлицом

Индивидуальные сведения формируются на основании приказов, документов кадрового учета, договоров и данных бухгалтерского учета.

Те, кто самостоятельно платит дополнительные взносы на накопительную пенсию, вправе представить в Фонд копию документа, подтверждающего уплату дополнительных страховых взносов за истекший квартал с отметками банка исполнении, или направить этот документ электронно.

Как сдавать Индивидуальные сведения о работниках в Фонд

Отчитаться перед фондом можно:

• на бумаге, передав отчет лично в отделение фонда или отправив его по почте;
• в форме электронного документа через оператора ЭДО либо через кабинет на сайте фонда или Госулуг.

Отчетность на бумаге заверяется подписью руководителя и печатью организации (при наличии печати).

Датой подачи индивидуальных сведений на бумаге считается:

• дата фактического представления отчета в Фонд — при личном обращении;
• дата отправки по почте согласно почтовому штемпелю — при отправке по почте.

Электронная отчетность подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью.

Датой сдачи сведений в электронной форме считается дата их отправки по ТКС в адрес Фонда, подтвержденная оператором ЭДО или отделением Фонда.

Датой подачи сведений через личный кабинет считается дата их регистрации, сформированная в личном кабинете.

При приеме отчетности в бумажном формате на бланках ставится отметка о приеме. Прием электронной отчетности фиксируется электронным подтверждением от фонда.

Когда сдается подраздел 1.2 ЕФС-1?

17 сложных ситуаций при заполнении ЕФС-1

Нужно ли работнику с бумажной трудовой выдавать СТД-Р или выписку из ЕФС-1

Как сведения заносятся на лицевые счета работников

Фонд проверяет индивидуальные сведения и вносит их в индивидуальные лицевые счета:

• в течение трех рабочих дней со дня получения от работодателя сведений о трудовой деятельности, заключении или прекращении договора гражданско-правового характера (подп. 4 и 5 п. 2 ст. 11 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ);
• в течение месяца со дня получения от ФНС сведений о начисленных страховых взносах (в соответствии со ст. 11.1 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ);
• в течение трех месяцев со дня получения сведений об уплате дополнительных страховых взносов на накопительную пенсию или самостоятельно (подп. 6 п. 2 ст. 11 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ);
• в течение месяца со дня получения от работодателя сведений о периодах работы, в том числе периодах, включаемых в стаж для досрочной пенсии или повышения фиксированной выплаты к пенсии (подп.3 п. 2 ст. 11 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ);
• до 1 марта года, следующего за истекшим календарным годом (сведения о физических лицах, самостоятельно уплачивающих страховые взносы, добровольно вступивших в правоотношения по обязательному пенсионному страхованию в соответствии со статьей 29 Федерального закона от 15 декабря 2001 г. № 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации»).

Если сведения о работнике недостоверны, не полные

На фонд возложена обязанность контролировать полноту и достоверностью сведений, представленных работодателем.

Если в представленных индивидуальных сведениях будут найдены ошибки или расхождение со сведениями, уже имеющимися у Фонда, несоответствие форм и форматов отчетности, работодателю будет направлено уведомление об устранении недочетов в течение пяти рабочих дней.

Уведомление может быть: 

• направлено курьером для выдачи лично под расписку, 
• отправлено по почте заказным письмом, 
• выслано в электронном виде по ТКС.

Если уведомление отправлено заказным письмом по почте, датой вручения считается шестой день, считая с даты отправления заказного письма.

Уведомление, направленное в электронном виде по ТКС, считается полученным в дату, которая подтверждена оператором ЭДО.

Уведомления, переданное через личный кабинет, считается врученным в день его размещения в личном кабинете.

Сведения, содержащие ошибки и несоответствия, а также не соответствующие установленным формам и форматам, в индивидуальные лицевые счета работников не вносятся.

У компании есть пять рабочих дней, чтоб исправить ошибки и неточности и подать уточненные индивидуальные сведения. Если уложится в этот срок, финансовые санкции не применяются.

Если ошибки будут найдены и исправлены работодателем самостоятельно, до того, как их выявить Фонд, финансовые санкции также не применяются.

Ответственность за нарушением сроков сдачи отчетности

За нарушение сроков подачи в Фонд индивидуальных сведений о каждом работнике либо подачу неполных и (или) недостоверных сведений, несоблюдение порядка представления индивидуальных сведений в форме электронных документов, нарушение порядка и сроков отчетности ответственность установлена статьей 17 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ.

Директора компаний несут ответственность в соответствии с КоАП.

Штрафы за ЕФС-1 в 2023 году и способы их избежать

Порядок хранения и уничтожения документов, содержащих сведения персучета

Индивидуальный лицевой счет ведется Фондом в течение жизни работника. После смерти сведения, содержащиеся в его индивидуальном лицевом счете, хранятся в течение срока, предусмотренного порядком хранения пенсионных дел.