НДС неизвестного происхождения

Материал предоставлен журналом
"Расчет" (№5, 2003)

Ознакомиться с содержанием номера
вы можете в разделе "Периодика"
либо непосредственно на сайте журнала
www.raschet.ru

Если остаток по счету 19 не поддается расшифровке — перед вами проблема "лишнего" НДС. И если ее не решить, возникнут другие, куда более серьезные трудности.

Арифметическая проверка

Даже начинающему бухгалтеру ясно, что остаток по счету 19 складывается из сумм НДС по неоплаченным поставкам, работам или услугам. Иными словами, это тот НДС, который указан в счетах-фактурах, еще не занесенных в книгу покупок.
Если счета-фактуры по всем полученным накладным имеются, но сумма НДС, который в них указан, не равна остатку по счету 19 — нужно срочно искать причину. Либо придется объясняться как минимум с налоговым инспектором и финансовым директором предприятия. При этом бухгалтер будет держать ответ не только за "входной" НДС, но и за расчеты с поставщиками и подрядчиками (счет 60).
Дело в том, что "прочитать" баланс для опытного специалиста не составляет труда. Остаток по счету 60 делят на шесть. В идеальном случае полученная цифра и будет остатком по счету 19. К сожалению, не всегда остатки проверяются таким простым способом.
Проблема даже не в том, что НДС исчисляется по разным ставкам или предприятие имеет внешнеторговые обороты. Существуют еще налог с продаж, акцизы. Но это все не так существенно и влияет только на сложность вычислений. Гораздо хуже, когда в балансе указано неверное сальдо по счету 60. Зачастую это происходит из-за отсутствия аналитического учета или из-за того, что он ведется неправильно.
Например, из-за неправильной расстановки признаков активных и пассивных счетов программа может "свернуть" сальдо по счету 60. "В моей программе для счета 60 не допускается дебетовое сальдо, — жалуется Арина Грушницкая, бухгалтер трикотажной фабрики из Смоленска. — Программист утверждает, что это обычная методология для типовой конфигурации и, чтобы ее изменить, требуется заплатить сверх обычного".
Получается парадокс: вечером стулья, утром деньги. Такая методология мало того что не соответствует практике предоплат, но и противоречит Плану счетов.
Как известно, расчеты по авансам сейчас не выделяются на отдельных синтетических счетах. Поэтому, если поставщик не поставил товар, то аванс нужно отразить в активе баланса. Если при этом у вас имеется долг перед другими поставщиками, сворачивать сальдо не нужно. Оно должно оставаться развернутым.
"Несерьезное" отношение к активно-пассивным счетам не только искажает баланс и делает его нечитабельным для пользователей, но и является грубейшим нарушением бухгалтерского учета. А это уже грозит штрафами со стороны налоговой и подозрениями в некомпетентности со стороны руководства.

Программы новые, проблемы — старые

По старому бухгалтерскому правилу к каждому синтетическому счету должен вестись аналитический учет, то есть детальные бухгалтерские записи. Так, например, с помощью аналитики по счету 10 "Материалы" можно узнать не только стоимость, но и количество.
Конечно, счет 19 имеет только стоимостное выражение. Однако он, как и любой другой, должен иметь свою аналитику. Без нее проблема "лишних остатков" "входного" НДС окажется почти неразрешимой. К сожалению, не все бухгалтерские программы позволяют получать нужные аналитические разрезы. Например, система "Финансы без проблем" не устанавливает ни одного признака аналитического учета по счету 19.
Впрочем, в большинстве современных программ этот недостаток отсутствует. Тем не менее аналитику ведут не все бухгалтеры. Иногда причина банальна: прежде чем установить в программе признак аналитического учета, нужно расшифровать входящие остатки. Естественно, если этого не делалось изначально, то нужно приложить много усилий, чтобы распутать клубок ошибок.
Первый шаг — сверка счетов-фактур, не попавших в книгу покупок, с суммами кредиторской задолженности по счету 60. Четкая взаимосвязь между остатками по этим счетам может быть разорвана по разным причинам. Например, если используется бухгалтерская программа, то основная причина этого — неверный алгоритм заполнения книги покупок.
Дело в том, что к бухгалтерскому учету на компьютере нужно относиться лишь как к избавлению от рутинной и неблагодарной работы. Программа очень четко выполнит все, что вы ей поручили. Однако компьютер — исключительно неразумное существо, и ему приходится все разжевывать до последней подробности.
"Мы расплачиваемся с поставщиками постепенно, — говорит Галина Полева, бухгалтер строительной фирмы из Москвы. — Случается, за месяц в нашей книге покупок формируется до 500 и более строк, отражается каждая частичная оплата. До меня бухгалтерия пользовалась этой программой несколько лет, и в принципе всех все устраивало. Только недавно я обнаружила, что в книгу покупок не попадают суммы, перечисленные в этом году за прошлогодние материалы. Пришлось срочно вызывать настройщика". Заполнение книги покупок оказалось запутанным делом даже в "продвинутых" программах.
Из-за того, что бухгалтерский учет НДС тесно переплетен с налоговым, задать нужный алгоритм удается не всем программистам и настройщикам. В результате многие бухгалтеры отказываются от автоматического режима и предпочитают заносить каждую запись вручную. Естественно, с помощью выборок из программы.
Однако такой подход тоже не всегда решает проблему частичных оплат. Иногда допускаются самые банальные ошибки. Например, налог по поступившим счетам-фактурам списывается полностью даже при отсутствии полной оплаты.
Случаются даже анекдотичные случаи. Многие менеджеры, чтобы облегчить себе задачу, вместе со счетом на предоплату высылают заказчикам акт и счет-фактуру. Акт датируют, как положено, началом следующего месяца, а вот даты на счетах и счетах-фактурах зачастую совпадают. Бухгалтер заказчика, не задумываясь, вписывает такой счет-фактуру в книгу покупок. А в результате возмещается НДС по неоприходованным услугам.
Возможно, существуют и другие причины ошибок. Все зависит от программы и ее индивидуальной настройки. Для того чтобы компьютер действительно стал помощником, нужно четко систематизировать свои требования и отработать все производственные процессы. Но самое главное — помнить, что без ошибок не работает никто, даже компьютер.

Нужна ли балансу помойка

Не секрет, что бухгалтеры настолько завалены текучкой и выверкой расчетов с поставщиками и заказчиками, что до многого руки просто не доходят. Не является исключением из этого правила и счет 19. Погрешности и ошибки копятся годами, поэтому исправительные проводки портят бухгалтеру немало крови.
Чтобы исправить жуткие перекосы в формально правильном балансе, каждый бухгалтер определяет для себя неприкосновенные счета и "помоечные". На первых хранится информация для финансовых директоров, налоговиков, банков и инвесторов. На последние "сливаются" все суммы неизвестного происхождения.
Выбор нужного счета — это только первый этап. Причем его можно и нужно пропустить, если потеряны все надежды на то, что "помойку" удастся разгрести. Не стоит превращать "помоечный" счет в вечный отстойник. Тем не менее временно им можно воспользоваться.
"Испокон века самая удобная "помойка" была на счете 76 ("Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" — прим. ред.). Можно открыть небывалое количество субсчетов. Например, 76-19, и пусть себе висит", — рассказывает Анна Костыгина, сотрудник аудиторско-консалтинговой фирмы "Эльбрус" из г. Нальчика.
Но это, как говорится, дело вкуса. Например, Алексей Петров, бухгалтер ООО "Триумф" из г. Протвы Калужской области, никогда не пользовался счетом 76: "Когда я работал на чистом производстве, то всегда сливал "лишний" НДС на старый счет 37 (сейчас счет 40 "Выпуск продукции (работ, услуг)" — прим. ред.)".
Если же "помойку" разгрести не удастся, все суммы неизвестного происхождения нужно списать. Бухгалтеры, привыкшие относить все непонятные суммы за счет собственных источников, сегодня лишены удобного счета 81 "Использование прибыли". Многие вместо него почему-то стали использовать субсчет 91-2 "Прочие расходы". Однако, если ваша программа автоматически формирует регистры налогового учета, такие суммы могут уменьшить прибыль, облагаемую налогом. То есть такая запись допустима лишь в том случае, если списанный НДС не попадет в налоговый учет.
Поэтому для тех, кто максимально приблизил свой налоговый учет к бухгалтерскому и заполняет только обязательные регистры, это не лучший выход. В таком случае предпочтительнее счет 99 "Прибыли и убытки". НДС при этом списывается так же легко, как начисляют налог на прибыль.

Лидия Федотова