Навигатор по срокам хранения документов

Общий подход к хранению документов

Прежде чем перейти к срокам хранения, напомним, что законодательство обязывает компании и индивидуальных предпринимателей обеспечивать сохранность бухгалтерских, налоговых и кадровых документов. Для разных видов бумаг установлены разные сроки, в течение которых бизнес должен хранить их. Сроки эти разнятся от одного года до 75 лет и более.

В зависимости от размера предприятия главный бухгалтер принимает решение, как именно систематизировать и хранить документы. Обычно, если компания небольшая, то, например, счета на оплату, выставленные в адрес фирмы, специалисты учета хранят совместно с платежными документами или скрепляют авансовые отчеты и заявления на выдачу средств.

Бухгалтерские документы

Чтобы понять, в течение какого времени нужно хранить первичные документы, отчетность и другие корпоративные документы, нужно посмотреть правила архивного дела, соответствующие положения закреплены статьей 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. В целом такие документы компании и ИП должны хранить в течение пяти лет. Для отдельных видов бумаг предусмотрены большие периоды. Это касается, например, учетной политики. Ее нужно хранить в течение пяти лет после года, когда компания пользовалась учетной политикой последний раз для бухотчетности.

Обратите внимание: если в Перечне для какого-то документа определен срок менее пяти лет, значит, организация должна обеспечить период хранения не менее пяти лет, а если в Перечне срок больше, то предприятие должно обеспечить сохранность бумаги на протяжении того периода, который указан в Перечне.

Кроме этого ФСБУ 27/2021 установлен порядок хранения документов. Среди прочих условий названный Стандарт закрепляет положения, согласно которым хранению подлежат подлинники документов, а обеспечить сохранность бумаг необходимо в том виде, в котором они составлены.

Это значит, что если документ составлен на бумаге, то перевести его для хранения в электронный вид нельзя. Физически документы, как бумажные, так и базы данных с электронными документами, должны находиться на территории РФ. ФСБУ 27/2021 содержит и другие правила хранения документов, с которыми будет полезно ознакомиться.

Налоговые документы

Что касается обеспечения сохранности налоговых документов, то в соответствии с подпунктом 8 пункта 1 статьи 23 Налогового кодекса срок хранения таких бумаг составляет пять лет. Нормой закреплена обязанность налогоплательщиков обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и иных бумаг, которые могут быть необходимы для расчета и перечисления налогов.

Также компании обязаны хранить документы, необходимые для расчета страховых взносов. Срок хранения этих документов составляет шесть лет.

В соответствии с подпунктом 8 пункта 1 статьи 23 Налогового кодекса срок хранения таких бумаг составляет пять лет. Нормой закреплена обязанность налогоплательщиков обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и иных бумаг, которые могут быть необходимы для расчета и перечисления налогов.

Также компании обязаны хранить документы, необходимые для расчета страховых взносов. Срок хранения этих документов составляет шесть лет.

Кроме этого документы, подтверждающие расходы на прохождение сотрудником независимой оценки на соответствие требованиям к квалификации, компания должна хранить в течение всего срока действия договора оказания услуг по проведению независимой оценки и первого года работы специалиста, расходы на независимую оценку квалификации которого понесло общество. При этом данный период не может составлять менее четырех лет, такое правило установлено абзацем 5 пункта 3 статьи 264 НК РФ.

Также нужно помнить, что согласно пункту 4 статьи 283 НК РФ бумаги, которые подтверждают объем понесенного бизнесом убытка, хранят в течение всего срока, пока предприятие уменьшает налоговую базу текущего периода на суммы ранее полученных убытков.

В отношении некоторых корпоративных бумаг законодатель установил другие сроки, отличающиеся от тех, которые мы назвали выше. Так, например, пунктом 3 статьи 264 НК РФ закреплено, что компаниями нужно хранить документы, которыми подтверждаются затраты бизнеса на обучение работника в течение всего периода действия договора и год работы сотрудника, образование которого финансировало предприятие на основании трудового договора. При этом срок хранения документов не может быть меньше четырех лет.

Кадровые документы

Обратите внимание: в отношении некоторых корпоративных бумаг законодатель установил другие сроки, отличающиеся от тех, которые мы назвали выше. Так, например, пунктом 3 статьи 264 НК РФ закреплено, что компаниями нужно хранить документы, которыми подтверждаются затраты бизнеса на обучение работника в течение всего периода действия договора и год работы сотрудника, образование которого финансировало предприятие на основании трудового договора. При этом срок хранения документов не может быть меньше четырех лет.

Наконец, кадровые документы. Таких бумаг у предприятий очень много. При этом максимальный срок хранения документов законодатель установил именно в отношении бумаг, связанных с работой сотрудников.

Время хранения документов этого типа установлено архивным законодательством. В Перечне, утвержденном приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, указаны наименования документов и период, на который компания должны обеспечить их сохранность.

В отношении некоторых корпоративных бумаг законодатель установил другие сроки, отличающиеся от тех, которые мы назвали выше. Так, например, пунктом 3 статьи 264 НК РФ закреплено, что компаниями нужно хранить документы, которыми подтверждаются затраты бизнеса на обучение работника в течение всего периода действия договора и год работы сотрудника, образование которого финансировало предприятие на основании трудового договора. При этом срок хранения документов не может быть меньше четырех лет.

Редакция ПБ совместно с экспертами бератора «Практическая энциклопедия бухгалтера»

Журнал «Практическая бухгалтерия»