Налоговые риски при выплате компенсации за использование автомобиля

Как определить размер компенсации в 2025 году?

Вопрос определения размеров компенсации решается сторонами сделки самостоятельно. Как участники договорятся, такой и будет сумма компенсации. Обычно ее размер зависит от того, как часто работник будет использовать собственный автомобиль в рабочих целях.

Порядок получения компенсации

Для получения компенсации по использованию автомобиля работнику необходимо представить в компанию нотариально заверенную копию технического паспорта автомобиля. Если сотрудник управляет транспортным средством по доверенности, то ему необходимо также передать работодателю копию этого документа.

Для выплаты компенсации руководитель предприятия должен издать соответствующий приказ. В нем нужно указать Ф. И. О. работника, которому необходимо выплатить деньги, и сумму.

Правила обложения компенсаций НДФЛ

Обложение налогом на доходы физических лиц сумм компенсации – пожалуй, наиболее спорный вопрос. С одной стороны, такие выплаты освобождены от обложения, а с другой, споры, о которых мы расскажем далее, связаны именно с обложением НДФЛ сумм компенсаций, которые получают работники.

В тот же период Президиум Высшего арбитражного суда в Постановлении от 30.01.2007 № 10627/06 указал, что нормы, установленные Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92, предназначены только для исчисления налога на прибыль и их нельзя применять для расчета других налогов.

Суди указали, что на основании статьи 188 ТК РФ размер выплат за использование личного транспорта на работе определяется соглашением сторон трудового договора в письменной форме и именно эти нормы нужно использовать для расчета НДФЛ. При этом компания, чтобы не удерживать НДФЛ с суммы компенсации, должна иметь документы, которые подтверждают, что автомобиль принадлежит сотруднику и что транспортное средство используется в интересах организации. Также необходимо иметь расчеты компенсаций и суммы произведенных расходов, такую позицию Минфин России выразил в письме от 27.02.2013 № 03-04-06/5600.

Не так давно ведомство вновь подтвердило свою позицию. Так, в письме от 01.11.2024 № 03-04-05/107628 говорится: «<…> к доходам в виде сумм компенсации, выплачиваемой организацией за использование работниками имущества в интересах работодателя, применяются положения абзаца одиннадцатого пункта 1 статьи 217 (Налогового) кодекса, если такая компенсация производится в соответствии со статьей 188 Трудового кодекса».

НДФЛ, если автомобиль принадлежит компании

В этом случае оснований для обложения сумм компенсации НДФЛ не возникает. Минфин России в письме от 21.10.2019 № 03-04-05/80658 указал, что транспортные услуги оказываются в интересах работодателя, а не работников. Но важно помнить, что у организации должны быть документы, подтверждающие цели совершенных поездок. Если бумаг не будет, придется заплатить НДФЛ.

НДФЛ, если автомобиль управляется по доверенности

Рассмотрим еще одну ситуацию: управление автомобилем по доверенности. В этом случае у компании может возникнуть спор с проверяющими. Дело в том, что Минфин высказывал позицию, согласно которой при выплате компенсации на использование в рабочих целях автомобиля, которым сотрудник управляет по доверенности, компании необходимо удержать НДФЛ и страховые взносы.

Так, Минфин России в письме от от 24.11.2021 № 03-04-06/94831 пишет: «<…> если транспортное средство не является личным имуществом работника, то есть не принадлежит ему на праве собственности, то положения подпункта 2 пункта 1 статьи 422 (Налогового) кодекса, а также пункта 1 статьи 217 (Налогового) кодекса в таком случае не применяются и суммы возмещения таких расходов подлежат обложению страховыми взносами и налогом на доходы физических лиц в общеустановленном порядке». Аналогичной позиции придерживается и ФНС России, например, в письме от 13.11.2018 № БС-3-11/8304@.

Однако иное мнение выражают судьи. Например, в Постановлении Арбитражного суда Северо-Западного округа от 28.08.2014 № Ф07-6326/14 по делу № А56-50900/2013 арбитры указали, что личным имуществом сотрудника является вся собственность, которой он пользуется на законных основаниях. Есть и другие схожие решения судей.

Редакция ПБ совместно с экспертами бератора «Практическая энциклопедия бухгалтера»

Подписка на новости и полезные материалы

Выбор читателей

сегодня в 08:51

Майские праздники 2025: что меняется в порядке расчетов с работниками

23.04.2025

Положение о служебных командировках №501: обзор документа

25.04.2025

Какой подписью должна быть заверена электронная «первичка» для подтверждения расходов по прибыли