Внештатные обязанности персонала: Инициатива наказуема. Часть 1

Каждый работодатель старается привлечь к трудовой деятельности только необходимое количество работников: ни человеком меньше, ни человеком больше. Нехватка кадров неизменно сказывается на качестве производственного процесса, а перебор попросту раздувает такую статью затрат, как расходы на оплату труда и связанные с ней издержки в виде платежей во внебюджетные фонды.

Но даже если организации все-таки удалось достичь оптимального баланса в необходимых и имеющихся кадрах, гарантировать отсутствие сбоев в работе практически невозможно, ведь как минимум сотрудники могут заболеть или уйти в отпуск. Один или два дня без специалиста, безусловно, обойтись можно. Но если работника нет более продолжительное время, исполнение его обязанностей придется возложить на плечи другого сотрудника. И вполне вероятно, что функционал отсутствующего «штатника» будет довольно сильно разниться с тем, что работник-заместитель выполняет в рамках своих должностных обязанностей.

Уточним функционал

За каждым сотрудником организации должен быть закреплен не только график работы, размер оклада и причитающихся премиальных, но и определенный функционал, исполнять который он обязуется, подписывая трудовой договор с работодателем. Наиболее удобной формой для реализации данной процедуры является создание штатного расписания и должностных инструкций.

Что касается штатного расписания, оно представляет собой организационно-распорядительную бумагу (можно и в электронном виде), где указываются структура штата, его состав и численность, именования должностей, размер оклада и величина надбавок. Оформлять указанный документ рекомендуется по унифицированной форме № Т-3, шаблон которой был утвержден постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

В принципе создание штатного расписания не является обязательным для исполнения работодателем мероприятием, нарушение которого было бы чревато штрафными санкциями. Вместе с тем трудовое законодательство устанавливает подобную обязанность косвенно. Дело в том, что в нормах Трудового кодекса не единожды упоминается о таком важном условии трудового договора с сотрудником, как трудовые функции. В свою очередь под трудовой функцией понимается работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы (ст. 57 ТК РФ).

Кроме того, штатное расписание нередко запрашивается инспекторами. Как показывает практика, особый интерес к нему проявляют сотрудники Пенсионного фонда.

Таким образом, «штатку» лучше все-таки составить.

Однако конкретные обязанности каждой «трудовой единицы» из штатного расписания почерпнуть невозможно. В целом с этой задачей можно справиться, подробно прописав функционал в трудовом договоре. Альтернативой «раздувания» содержания трудового контракта является создание должностных инструкций, в которых бы четко прописывались обязанности в разрезе каждой занимаемой или вакантной должности. На основании должностных инструкций довольно просто определить, выполняет ли сотрудник возложенные на него обязанности. Указанный документ, представленный вниманию налоговиков, способен обосновать расходы на те или иные выплаты сотрудникам. Например, он позволяет доказать разъездной характер работы сотрудника, обоснованность награждения его премиальными и даже затраты организации на подписку периодики и приобретение профлитературы.

Так же как и в случае со штатным расписанием, прямого требования составлять должностные инструкции трудовое законодательство не содержит. Тем не менее специалисты Роструда указали в письме от 31 октября 2007 г. № 4412-6, что, несмотря на отсутствие в Трудовом кодексе упоминания о должностной инструкции, она считается важным документом, содержанием которого является не только трудовая функция работника, круг должностных обязанностей, пределы ответственности, но и квалификационные требования, предъявляемые к занимаемой должности.

Унифицированной формы трудовой инструкции не утверждено, поэтому работодателю придется разработать таковую самостоятельно.

Подробнее об оформлении «трудовой» документации вы можете прочитать в бераторе «Сотрудники и вы».

Рекомендации Роструда

Единственное пожелание касательно оформления должностных инструкций, которое выразил Роструд, — это следование положениям Государственного стандарта ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», введенного в действие постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст.

Инструкция может быть как приложением к трудовому договору, так и утверждаться в качестве самостоятельного документа. В принципе для установления роли того или иного сотрудника в деятельности предприятия способ оформления трудовых инструкций значения не имеет. Разница есть при внесении изменений в перечень трудовых обязанностей. В первом случае, когда инструкция является приложением к трудовому договору, соответствующие примечания целесообразно вносить одновременно и в инструкцию, и в контракт с сотрудником. Для этого достаточно создать дополнительное соглашение с работником, которое, напомним, считается неотъемлемой частью трудового договора. Когда же должностная инструкция утверждается как отдельный документ и при этом внесение в нее изменений не влечет за собой необходимость изменения обязательных условий трудового договора, удобнее всего утвердить должностную инструкцию в новой редакции, письменно ознакомив с ней работника.

Должностная инструкция, как правило, составляется в двух экземплярах, один из которых по просьбе работника может быть ему вручен. Но в любом случае со своими обязанностями, поименованными в должностной инструкции, работник должен быть ознакомлен, лучше под роспись. Дело в том, что, будучи изданной в организации, должностная инструкция признается полноценным локальным нормативным актом. Неознакомление с подобными бумагами является нарушением законодательства о труде и его охране, что чревато санкциями в соответствии со статьей 5.27 Кодекса об административный правонарушениях. Речь идет о наложении штрафа на юридических лиц в размере от 30 000 до 50 000 рублей или административным приостановлением деятельности на срок до 90 суток.

Кроме того, только при ознакомлении сотрудника с его должностными обязанностями в соответствии с инструкциями работодатель сможет сослаться на их неисполнение. В противном случае сотрудник имеет полное право отказываться выполнять те или иные обязанности, прямо не вытекающие из его профессиональной квалификации. Причем оспорить правомерность его поведения будет крайне проблематично (определение Московского областного суда от 23 сентября 2010 г. по делу № 33-18255).

Продолжение читать здесь

Т. Прасолова, ведущий аудитор