Инвентаризация задолженности: сверка расчетов с контрагентами

Бухгалтерские стандарты требуют перед составлением годовой бухгалтерской отчетности проводить инвентаризацию (п. 1, абз. 3 п. 2 ст. 12 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», далее — Закон № 129-ФЗ; п. 26, 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утв. приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34н). И если основные средства разрешено «пересчитывать» один раз в три года, то для расчетов с контрагентами послаблений не установлено.

В то же время оштрафовать фирму именно за непроведение инвентаризации налоговики не могут — законодательство этого не предусматривает. Инспектор вправе наказать рублем за недостоверность данных учета и отчетности (ст. 120 НК РФ, ст. 15.11 КоАП РФ). Поэтому «обязательную» инвентаризацию имущества для целей бухучета многие компании считают «добровольной» и проводят во избежание недостоверности бухгалтерской отчетности. Однако, если фирме нужно списать просроченную задолженность, без инвентаризации задолженности не обойтись.

Как оформить инвентаризацию задолженности

Инвентаризация дебиторской и кредиторской задолженности — это проверка обоснованности сумм, числящихся на счетах расчетов бухгалтерского учета. То есть подтверждать нужно не только расчеты с контрагентами, но и с бюджетом и внебюджетными фондами, с сотрудниками и прочими дебиторами и кредиторами.

Правила для проведения инвентаризации установлены Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49. В частности, для оформления результатов инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами используется акт по форме № ИНВ-17*. Но прежде чем составить этот акт, необходимо заполнить справку к нему (приложение к форме № ИНВ-17). В указанной справке подробно отражаются данные контрагента и «история» долга: наименование, адрес, номер телефона, за что возник долг, реквизиты документа, его подтверждающие (см документы 1 и 2). Акт и справку к нему заполняют в двух экземплярах, один из которых передают в бухгалтерию.

* Форма № ИНВ-17 утверждена постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации».

Пример заполнения справки к форме № ИНВ-17

Приложение к форме № ИНВ-17

Бухгалтер:    ____Посчитайкин______Посчитайкин Л.Г.

Пример заполнения формы № ИНВ-17

Унифицированная форма № ИНВ-17

Акт составлен комиссией о том, что по состоянию на "31" декабря 2010 г. проведена инвентаризация расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами.

При инвентаризации установлено следующее:

1. По дебиторской задолженности

Оборотная сторона формы № ИНВ-17

2. По кредиторской задолженности

Все подсчеты итогов по строкам, страницам и в целом по акту инвентаризации проверены.

По данным контрагента...

Обратите внимание: в форме № ИНВ-17 задолженность подразделяется на признанную и непризнанную. Признанную задолженность контрагент может подтвердить актом сверки произвольной формы (документ 3). Этот документ поможет подтвердить данные учета, даже если компания вопреки требованиям бухгалтерских стандартов не проводит обязательную годовую инвентаризацию. Как правило, он представляет собой карточку счета (счетов) в разрезе конкретного контрагента. Помимо этого обычно в нем указывают подробную информацию о сделке (содержание хозяйственной операции, номер договора), и реквизиты документов, подтверждающих долг, ставят подписи должностных лиц и оттиски печати фирм. В отличие от формы № ИНВ-17 акт сверки — «двухсторонний» документ. Поэтому в нем отражают данные бухгалтерского учета одновременно оба контрагента.

Пример заполнения акта сверки расчетов с контрагентом

Акт сверки № 31-12/2010 за период

с 01.01.2010 по 31.12.2010 между ООО «Альфа» и ООО «Бетта»

На 1 января 2010 года задолженность ООО «Бетта» составляет 50 000 рублей

Итого: на 31 декабря задолженность ООО «Бетта» составляет 36 000 (тридцать шесть тысяч) рублей 00 (ноль) копеек , в том числе НДС ― 5491 (пять тысяч четыреста девяноста один) рубль 52 (пятьдесят две) копейки.

Задолженность подтверждаем:

Генеральный директор ООО «Альфа»                                                 Генеральный директор ООО «Бетта»

____Разрешайкин_______ Разрешайкин А.А.                                     ____Смирнов_______ Смирнов Б.Б.

Главный бухгалтер ООО «Альфа»                                                       Главный бухгалтер ООО «Бетта»

____Посчитайкин_______ Посчитайкин Л.Г.                                    ___Петров____ Петров А.А.

Как свериться с фондами

Если сверка с контрагентами, как правило, не занимает много времени, да и они сами заинтересованы в ее быстром прохождении, подтвердить расчеты с бюджетом и внебюджетными фондами сложнее.

В частности, «затевать» сверку с налоговой приходится заранее: если расхождения не выявлены, она, по правилам, не может занимать более 10 рабочих дней (без учета времени на отправку актов по почте), если суммы не сошлись, срок сверки увеличивается до 15 рабочих дней (без учета времени на доставку акта почтой). Для подтверждения расчетов с бюджетом и внебюджетными фондами используют акт совместной сверки расчетов по налогам, сборам, пеням и штрафам. Он утвержден приказом ФНС России от 20 августа 2007 г. № ММ-3-25/494@. Регламент организации работы с налогоплательщиками, плательщиками сборов, страховых взносов на обязательное пенсионное страхование и налоговыми агентами утвержден приказом от 9 сентября 2005 г. № САЭ-3-01/444@ в редакции от 26 декабря 2008 г. № ММ-3-4/687@.

Сверку расчетов с налоговой по итогам года можно будет провести в электронном виде — соответствующие изменения внесены в пункт 7 статьи 24 Налогового кодекса Федеральным законом от 27 июля 2010 г. № 229-ФЗ. ФНС России уже утвердила Методические рекомендации, устанавливающие порядок электронного обмена с налогоплательщиками некоторыми документами, в частности, актами сверки (п. 2.7 Временных методических рекомендаций, утв. письмом ФНС России от 8 июля 2010 г. № МН-37).

Для подтверждения расчетов с Пенсионным фондом и ФСС РФ предназначены формы № 21-ПФР или № 21-ФСС РФ, утвержденные приказом Минздравсоцразвития России от 11 декабря 2009 г. № 979н. Однако такую сверку проводят для зачета страховых взносов, то есть если компания или сотрудники фонда считают, что страховые взносы переплачены (часть 4 ст. 26 Закона № 212-ФЗ).

Ю. Пименова, ведущий эксперт

Практическая бухгалтерия