Первичные документы компании по всем правилам

19.06.2019

Документооборот – это порядок оформления, принятия к учету, обработки и передачи в архив документов, на основании которых компания ведет свою деятельность, в том числе бухгалтерский и налоговый учет. Основа документооборота – первичные учетные документы.

Обязательные реквизиты

Закон № 402-ФЗ не требует обязательно применять унифицированные формы первичной учетной документации, утвержденные Госкомстатом РФ. Используемые в организации формы первичных учетных документов утверждает ее руководитель (часть 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). Однако все они должны содержать обязательные реквизиты:

  • наименование документа;
  • дата составления документа;
  • наименование экономического субъекта, составившего документ;
  • содержание факта хозяйственной жизни;
  • величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
  • наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;
  • подписи этих лиц, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц (расшифровка подписей на первичных учетных документах).

Первичные документы можно подписывать простой и/или усиленной неквалифицированной электронной подписью. Какая подпись будет использоваться, решают сами участники электронного документооборота, т. е. контрагенты (письмо Минфина России от 12 сентября 2017 г. № 03-03-06/1/58456).)

Применение усиленной квалифицированной электронной подписи обязательно:

Заметим, что самостоятельная разработка форм первичных учетных документов – объемная и трудоемкая работа. К тому же все унифицированные формы первичных документов уже есть в бухгалтерских программах. Поэтому ваша фирма может продолжать использовать унифицированные формы первичных документов уже в добровольном порядке.

В этом случае в учетной политике лучше упомянуть об этом, указав, что в качестве первичных учетных документов компания применяет унифицированные формы.

Если компания применяет унифицированные формы первичных учетных документов, и для какого-то факта хозяйственной жизни типовой бланк не предусмотрен, вы можете разработать его самостоятельно.

Главное, чтобы он содержал все необходимые обязательные реквизиты.

Формат электронных документов

Закон № 402-ФЗ «уравнивает в правах» бумажные документы и электронные документы, заверенные электронной цифровой подписью (части 5, 6 ст. 9). Бумажную копию электронного документа допускается изготавливать только по требованию контрагента, если это предусмотрено договором.

Подписать электронный документ можно простой или усиленной неквалифицированной электронной подписью. Закон № 402-ФЗ не устанавливает виды электронных подписей, которые можно использовать для подписания документов бухгалтерского учета. Поэтому, какая подпись будет использоваться, решают сами участники электронного документооборота. Письмо Минфина России в письме от 22 февраля 2019 г. № 07-01-09/11672.

В электронной форме можно составлять не только первичные документы, которыми компания обменивается со своими контрагентами, но и внутренние документы (например, авансовые отчеты, подписывая их квалифицированной электронной подписью).

Обратите внимание

Электронные документы для передачи в налоговые органы по телекоммуникационным каналам связи должны быть составлены по форматам, установленным ФНС РФ (п. 2 ст. 93 НК РФ).

Как поясняют контролеры, использование этих форматов позволит фирмам не распечатывать дополнительно документы на бумажном носителе при передаче их в инспекцию для подтверждения расходов. Кроме того, инспекторы отметили, что «единожды переданный по телекоммуникационным каналам связи такой документ повторно налоговым органом запрашиваться уже никогда не будет».

Письмом от 16 июня 2017 года № ЕД-4-15/11485 ФНС России предупредила, что с 1 июля 2017 года прекратил действие приказ ФНС РФ от 20 мая 2016 года № ММВ-7-15/329@, которым было рекомендовано использовать форматы унифицированных форм первичных документов, в том числе и накладной ТОРГ-12, приведенных в приказе ФНС РФ от 21 марта 2012 года № ММВ-7-6/172@.

ФНС РФ обращает внимание, что в приказе от 30 ноября 2015 года № ММВ-7-10/551@ имеется формат аналогичного по назначению ТОРГ-12 первичного учетного документа о передаче товаров при торговых операциях в электронной форме. Здесь предусмотрена множественность подписи, то есть возможность формировать подписи лиц, ответственных за оформление факта хозяйственной жизни, так и лиц, участвующих в проведении сделки (например, лиц, передавших (отпустивших) товар (груз), без подписания ими документа о передаче товара).

Практическая энциклопедия бухгалтера

Все изменения 2019 года уже внесены в бератор экспертами. В ответе на любой вопрос у вас есть всё необходимое: точный алгоритм действий, актуальные примеры из реальной бухгалтерской практики, проводки и образцы заполнения документов.

Узнать подробнее


Поделиться

конверт подписки
Подпишись на рассылку

Выбор читателей

Интересное