Суточные при однодневной командировке

Командировка по России

Вопрос о целесообразности ежедневного возвращения сотрудника решает руководитель организации. При этом он должен учесть:

• удаленность места командировки от местожительства сотрудника;
• условия транспортного сообщения;
• характер выполняемого задания;
• необходимость создания сотруднику условий для отдыха.

При командировках по России в местность, откуда сотрудник имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются. Это предусмотрено пунктом 11 Положения № 749.

В то же время при направлении сотрудника в командировку нужно возмещать ему иные расходы, произведенные с разрешения или с ведома работодателя (ст. 168 ТК РФ). Поэтому запрет на выплату суточных при однодневной командировке не мешает возместить сотруднику понесенные им иные расходы, связанные с выполнением трудовой функции (при условии что они подтверждены первичными документами). Главное, чтобы сотрудник получил разрешение работодателя на такие затраты, а порядок их возмещения был установлен коллективным договором или локальным нормативным актом.

Аналогичные выводы следуют из пункта 1 письма Минтруда России от 28.11.2013 № 14-2-242.

НДФЛ с суточных удерживать не нужно, если выплаты оформлены как компенсация взамен суточных. Ведь эти суммы можно рассматривать как возмещение затрат сотрудника, вызванных необходимостью выполнять трудовые функции вне места постоянной работы (жительства). То есть денежные средства, выплаченные сотрудникам при однодневных командировках, носят компенсационный характер и не могут быть признаны экономической выгодой (доходом) сотрудников. Следовательно, указанные компенсации не облагаются НДФЛ на основании пункта 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ.

Деньги, выплаченные сотруднику взамен суточных, не облагаются НДФЛ в пределах норм (при нахождении в командировке по России – 700 руб.). Все, что свыше этой суммы, освобождается от НДФЛ лишь при условии, что расходы подтверждены первичными документами (кассовые чеки, квитанции). При отсутствии подтверждающих документов с выплат, превышающих 700 руб., НДФЛ придется удержать.

ПРИМЕР 1
В коллективном договоре ООО «Омерта» закреплено, что при однодневных командировках по России работникам возмещаются затраты, вызванные необходимостью выполнять трудовые функции вне места постоянной работы (взамен суточных).
Сотрудник фирмы Кузнецов А.С. находился в командировке на территории России один день. Перед поездкой ему выдали аванс, в том числе компенсацию суточных в размере 600 руб. Поскольку указанная сумма не превышает предел в 700 руб., НДФЛ с нее удерживать не нужно. Подтверждающие документы на сумму 600 руб. сотруднику представлять также не обязательно.
В авансовом отчете бухгалтер отразил эту выплату не как «суточные», а как «иные расходы, выплачиваемые взамен суточных».

ПРИМЕР 2
В коллективном договоре ООО «Омерта» закреплено, что при однодневных командировках по России работникам возмещаются затраты, вызванные необходимостью выполнять трудовые функции вне места постоянной работы (взамен суточных).
Сотрудник фирмы Кузнецов А.С. находился в командировке на территории России один день. Перед поездкой ему выдали аванс, в том числе компенсацию взамен суточных в размере 1000 руб.
Вернувшись из командировки, Кузнецов не представил документов, подтверждающих расходы, в том числе на сумму, выданную ему вместо суточных. Поэтому бухгалтер не стал удерживать НДФЛ только с 700 руб. А удержал с той части выплаты, которая превышает данный лимит, он рассчитал налог в сумме 39 руб. (300 руб. × 13%).

Аналогичные выводы есть в письмах Минфина России от 26.05.2014 № 03-03-06/1/24916, от 01.03.2013 № 03-04-07/6189 (доведено до сведения налоговых инспекций письмом ФНС России от 26.03.2013 № ЕД-4-3/5200). Подтверждает такой подход постановление Президиума ВАС РФ от 11.09.2012 № 4357/12.

А нужно ли начислять страховые взносы на сумму суточных, если сотрудника направили в командировку по России на один день?

Нет, не нужно. Но только если выплаты оформлены как компенсация затрат сотрудника, вызванных необходимостью выполнять трудовые функции, и подтверждены первичными документами.

Аргументация такая же, как для целей НДФЛ. Формально при однодневной командировке суточные сотруднику не положены. Однако командированному сотруднику нужно возмещать также иные расходы, произведенные с разрешения или ведома работодателя.

Такие суммы можно считать законодательно установленными компенсационными выплатами. И не начислять на них страховые взносы, если одновременно выполняются следующие условия:

• выплаты оформлены не как суточные, а как иные расходы командированного;
• расходы сотрудника подтверждены первичными документами (чеками, квитанциями и т. п.);
• размер и порядок их выплаты установлены локальными документами организации (трудовым или коллективным договором, приказом руководителя).

Данные выводы следуют из подпункта «и» пункта 2 части 1 статьи 9 Закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ и подпункта 2 пункта 1 статьи 20.2 Закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ.

Аналогичные разъяснения есть в письме Минтруда России от 06.11.2013 № 17-4/10/2-6751.

Подтверждает такой подход и судебная практика (cм. определение ВАС РФ от 14.06.2013 № ВАС-7017/13, постановления ФАС Поволжского округа от 22 января 2013 г. № А65-27465/2011, Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 07.08.2014 г. № Ф04-7426/2014, Уральского округа от 22.09.2014 № Ф09-6539/14 и др.).

В то же время представители ФСС России считают иначе. По их мнению, выплаты взамен суточных при однодневной командировке не являются компенсациями, установленными законодательством. Это доход сотрудника. Соответственно, на сумму такого дохода необходимо начислить страховые взносы (см. письмо ФСС России от 02.07.2013 № 15-03-14/05-6357).

С учетом более поздних разъяснений Минтруда России данная позиция представляется неактуальной. И даже если проверяющие из фондов предъявят претензии, суд будет на стороне организации.

Учесть при расчете налога на прибыль суточные по однодневной командировке по России можно. Но не в составе командировочных, а в составе других расходов, связанных с производством и реализацией.

Поскольку суточные при однодневной командировке не положены, квалифицировать выплаченные сотруднику суммы в качестве командировочных расходов при расчете налога на прибыль нельзя. Указанные выплаты можно рассматривать как возмещение затрат сотрудника, вызванных необходимостью выполнять трудовые функции вне места постоянной работы (жительства). Следовательно, их можно учесть при расчете налога на прибыль на основании подпункта 49 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ – в качестве других расходов, связанных с производством и реализацией. Но при условии, что они закреплены локальным нормативным актом организации (например, коллективным договором) и подтверждены документально (ст. 252 НК РФ).

Аналогичные разъяснения приводятся в письмах Минфина России от 26.05.2014 № 03-03-06/1/24916, от 21.05.2013 № 03-03-06/1/18005.

Зарубежная командировка

При зарубежных командировках суточные выплачивают, даже если сотрудник выехал из России и вернулся обратно в один и тот же день. Размер суточных составляет 50 процентов от норм работодателя для зарубежных командировок (п. 20 Положения № 749).

НДФЛ с суточных не удерживайте в пределах установленных норм (2500 руб.).

ПРИМЕР 3
В коллективном договоре ООО «Омерта» предусмотрена норма суточных при направлении сотрудников в командировку за границу в размере 6000 руб. в день.
Сотрудник организации находился в зарубежной командировке один день. Организация выплатила ему суточные в размере 3000 руб. (6000 руб. × 50%). Подтверждающие документы на эту сумму требовать с сотрудника не обязательно.
При этом с суммы 2500 руб. удерживать НДФЛ не нужно. А с 500 руб. (3000 руб. – 2500 руб.) – нужно.
Таким образом, бухгалтер фирмы рассчитал НДФЛ в размере 65 руб. (500 руб. × 13%).

Есть еще один вариант – оформить компенсацию дополнительных расходов, связанных с командировкой, не как суточные, а как иные затраты, выплаченные взамен суточных.

Компенсационные выплаты взамен суточных в полном объеме не облагаются НДФЛ, при условии что они подтверждены первичными документами (п. 3 ст. 217 НК РФ). Если же подтверждающих документов не будет, то выплаты взамен суточных не будут облагаться НДФЛ только в пределах 2500 руб. в день. А все, что свыше этой суммы, облагается налогом.

ПРИМЕР 4
В коллективном договоре организации закреплено, что при однодневных командировках за рубеж сотрудникам возмещаются затраты, вызванные необходимостью выполнять трудовые функции вне места постоянной работы (взамен суточных).
Сотрудник организации Кузнецов А.С. находился в зарубежной командировке один день. Компенсационная выплата взамен суточных составила 4000 руб. Вернувшись из командировки, сотрудник представил подтверждающие документы (чеки, квитанции) на всю сумму. Поэтому компенсация, выданная взамен суточных, не облагается НДФЛ в полном объеме (4000 руб.).

Аналогичные выводы есть в письмах Минфина России от 26.05.2014 № 03-03-06/1/24916, от 07.10.2013 № 03-03-06/1/41508. Подтверждает такой подход и постановление Президиума ВАС РФ от 11.09.2012 № 4357/12.

Однако вариантом, когда организация выплачивает сотруднику компенсацию взамен суточных, лучше не злоупотреблять. Такой подход рискован. Ведь в пункте 20 Положения № 749 четко сказано: сотруднику, выехавшему в командировку за границу и вернувшемуся в Россию в тот же день, платят именно суточные.

Таким образом, безопаснее всего при однодневных командировках за границу выдавать именно суточные. А вариант с выплатой компенсаций взамен суточных использовать, только если вы уверены, что налоговые инспекторы вашего региона придерживаются по данному вопросу позиции Минфина России и Президиума ВАС РФ.

В плане налога на прибыль при зарубежной однодневной командировке вопросов нет – суточные учитываются именно по статье «суточные». Со страховыми взносами также все стандартно.

Налоговый консультант Тамара Петрухина