Минфин уточнил требования к первичным документам

Требования к их оформлению первичных учетных документов, подтверждающих данные налогового учета, довольно жесткие, что дает налоговикам большие возможности для снятия расходов. Но недавно Минфин опубликовал письмо, уточняющее эти требования.

Содержание документа

Статьей 313 Налогового кодекса определено, что подтверждением данных налогового учета являются в том числе первичные учетные документы. Они должны быть оформлены в соответствии с положениями статьи 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 года № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон № 402-ФЗ).

Закон № 402-ФЗ дает возможность самостоятельно разрабатывать бланки первичных документов.

Возможны следующие варианты установления форм первичных документов:

использование унифицированных форм первичных документов;
использование самостоятельно разработанных форм первичных документов (полностью самостоятельно разработанных, либо созданных путем внесения изменений в унифицированные формы);
возможно также сочетание самостоятельно разработанных форм и унифицированных форм.

В любом случае форма первичного учетного документа должна содержать следующие обязательные реквизиты (ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ):

наименование документа (формы);
дата составления документа;
наименование организации, от имени которой составлен документ;
содержание хозяйственной операции;
измерители хозяйственной операции (в натуральном и (или) денежном выражении с указанием единиц измерения);
наименование должностей работников, ответственных за совершение хозяйственной операции и ее оформления и их личные подписи. Кроме подписей этих лиц, необходимо указывать их фамилии и инициалы, либо иные реквизиты, которые помогут их идентифицировать.

Неуполномоченные лица не вправе подписывать учетные документы (см. постановление АС Северо-Кавказского округа от 12 марта 2025 г. № Ф08-783/2025 по делу № А53-35575/2023).

Кто подписывает документы

Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

По мнению Минфина (см. письмо от 13 апреля 2015 г. № 03-03-06/20808), из этого следует, что если в документе, имеющем финансовые последствия, проставлена факсимильная, электронная копия, либо иным образом воспроизведена подпись руководителя, то он не является оправдательным для целей учета по налогу на прибыль.

То есть учесть расходы можно только по тем документам, на которых есть собственноручная подпись руководителя.

Когда допускаются только унифицированные формы

Закон устанавливает лишь список обязательных реквизитов, но не содержит конкурентные документы, которые должны использовать фирмы в своей работе.

Минфин России в письме от 10 сентября 2018 г. № 03-03-07/64487 указал, что, если законодательство требует оформлять конкретные операции обязательными документами, их необходимо применять.

Напомним, что нельзя самостоятельно разрабатывать и утверждать формы следующих первичных документов:

кассовые документы;
платежное поручение и другие расчетные банковские документы;
унифицированные формы по расчетам с применением кассового аппарата;
транспортная накладная;
расчетно-платежная ведомость и платежная ведомости.

Такие первичные документы могут быть только унифицированными.

Чем подтвердить загранрасходы

«Заграничные» расходы могут быть оформлены по обычаям делового оборота, применяемого в иностранном государстве, на территории которого они были понесены.

Также для загранрасходов разрешено использовать документы, которые косвенно их подтверждают (например, таможенные декларации). Дело в том, что при расчетах с зарубежным партнером у российской организации не всегда есть возможность оформить документы в соответствии с отечественным законодательством. В этой ситуации следует учитывать специфику документооборота иностранного государства.

Если подтверждающие документы оформлены в соответствии с законодательством иностранного государства на иностранном языке, их нужно обязательно перевести на русский язык. Если это типовые иностранные документы, и фирма получает их регулярно, каждый раз переводить их целиком не обязательно. Достаточно сделать перевод постоянных реквизитов типовой формы, а в дальнейшем переводить только изменяющиеся показатели документа. О таком порядке перевода первичных документов на русский язык написано в письме Минфина от 29 апреля 2019 г. № 03-03-06/1/31506.

Минфин смягчил требования к первичке?

Минфин в письме от 1 сентября 2025 г. № 03-03-06/1/84992 уточнил требования к первичным учетным документам, подтверждающим расходы в целях расчета налога на прибыль.

Ошибки в первичных учетных документах, не препятствующие налоговым органам при проведении налоговой проверки идентифицировать продавца, покупателя товаров (работ, услуг), имущественных прав, наименование товаров (работ, услуг), имущественных прав, их стоимость и другие обстоятельства документируемого факта хозяйственной жизни, не являются основанием для отказа в принятии соответствующих расходов в уменьшение налога на прибыль.

Вместе с тем, слабо верится, что в связи с этим уточнением количество придирок налоговиков к качеству первички и судебных разбирательств существенно снизится.