Машиночитаемая доверенность: где можно использовать и как создать?
05.03.2025 распечататьС развитием цифровых сервисов все больше ведомств принимают машиночитаемые доверенности (МЧД). Это упрощает работу компаний, снижает объем бумажных документов и ускоряет процессы взаимодействия с госструктурами и коммерческими организациями. В материале расскажем, где и как бизнес может использовать МЧД, как создать такой документ, на что обратить особенное внимание и с какими ошибками при использовании машиночитаемой доверенности может столкнуться ее обладатель.
Что такое машиночитаемая доверенность?
Машиночитаемая доверенность – это не просто цифровая версия стандартной доверенности, а документ с четко структурированными данными в формате XML. МЧД может автоматически обрабатываться различными информационными системами, в этом и заключается наиболее важное преимуществом машиночитаемых доверенностей перед другими формами таких документов.
Благодаря возможности верифицировать документ автоматически можно избежать ошибок, связанных с человеческим фактором, ускорить процесс взаимодействия с ведомствами и снизить риски отказов из-за некорректно оформленных документов.
Где используется МЧД?
МЧД не просто внедрена, а уже стала обязательной в некоторых сферах, где требуется официальное подтверждение полномочий представителя. Такие доверенности активно применяются:
- Федеральной налоговой службой (ФНС) для сдачи налоговой и бухгалтерской отчетности;
- Социальным фондом России (СФР);
- Росстатом при подаче отчетности;
- Федеральным казначейством для выполнения финансовых операций от имени компании;
- Росреестром при регистрации прав на недвижимость;
- Федеральной таможенной службjq (ФТС) при таможенном оформлении грузов;
- ГАС «Правосудие» для подачи документов в суды;
- и другими органами власти.
Также все больше банков принимают машиночитаемые доверенности для упрощения работы с корпоративными клиентами.
Внедрение МЧД активно используется в сфере госзакупок и тендеров для подписания контрактов и подачи заявок, в лизинговых и страховых компаниях при оформлении сделок, в корпорациях для создания внутренних доверенностей и делегирования полномочий. Компании, работающие с государственными структурами, используют этот инструмент для оптимизации взаимодействия с госорганами, что позволяет быстрее проводить сделки, оформлять документацию и получать необходимые выписки и разрешения.
Как создать машиночитаемую доверенность?
Создать МЧД можно несколькими способами. Если доверенность нужна для взаимодействия с госорганами, удобнее всего воспользоваться сервисом ФНС России или «Гос услугами». Для нотариально заверенных доверенностей документ оформляется у нотариуса, после чего вносится в единый реестр.
Также некоторые удостоверяющие центры оказывают услуги по формированию машиночитаемых доверенностей. Внутренние корпоративные сервисы, интегрированные с госструктурами, тоже позволяют автоматизировать этот процесс в крупных организациях.
На что обратить внимание при создании МЧД?
При оформлении доверенности важно правильно указать ключевые сведения о доверителе, представителе и полномочиях. Кроме этого понадобится внести полное наименование компании, ее ИНН, ОГРН, а также Ф. И. О. и должность лица, которое подписывает документ. Обратите внимание: доверенное лицо указывается с полными паспортными данными, СНИЛС и, если требуется, с информацией о квалифицированной электронной подписи.
Полномочия должны быть четко прописаны: например, представление интересов в суде, подписание отчетности или получение выписок из реестров. Документ подписывается квалифицированной электронной подписью (КЭП) доверителя и, если требуется, проходит нотариальное заверение.
Важно учитывать срок действия доверенности, так как, если он не указан, МЧД считается бессрочной, но на практике многие госорганы требуют точного указания даты.
В зависимости от сферы использования электронного документа могут быть дополнительные требования. Например, при оформлении доверенности на банковские операции часто нужно указать конкретные лимиты по финансовым операциям, которые может проводить представитель, а в сфере недвижимости необходимо уточнять перечень действий, которые представитель вправе совершать от имени доверителя.
Прежде чем отправлять документ по месту его требования, необходимо убедиться в корректности МЧД. В первую очередь следует проверить XML-формат, так как доверенность должна соответствовать утвержденным форматам. Также нужно проверить актуальность данных: Ф. И. О., паспортные данные и реквизиты компании должны быть действительными на момент подачи. Полномочия должны быть прописаны четко, а электронная подпись должна быть действующей.
Как выполнить проверку доверенности? Через сервис ФНС России, также сделать это можно на «Госуслугах» или в удостоверяющих центрах.
Важно учитывать, что, если в документе допущены ошибки или указаны устаревшие данные, он может быть отклонен, что повлечет дополнительные затраты времени. Некоторые ведомства требуют, чтобы доверенность содержала уникальный идентификатор, это позволяет быстро проверить статус МЧД в реестре.
Софья Игумнова,
эксперт по финансовым продуктам компании «ВсеЗаймыОнлайн» для журнала «Практическая бухгалтерия»
Об ошибках при оформлении МЧД читайте в полной версии статьи «Машиночитаемая доверенность: где можно использовать и как создать?» на сайте журнала «Практическая бухгалтерия».
Оформите подписку и начните читать журнал «Практическая бухгалтерия». Вам будут доступны все материалы на сайте pb.buhgalteria.ru и в PDF-версии журнала в личном кабинете.
- Скачать счет на печатную версию журнала «Практическая бухгалтерия»
- Скачать счет на электронную версию журнала «Практическая бухгалтерия»
- Скачать счет на тариф «Практическая бухгалтерия. Премиум», в который входят печатная и электронная версии журнала «Практическая бухгалтера», а также доступ к бератору «Практическая энциклопедия бухгалтера».
Подписка на новости и полезные материалы
В статье использованы фото с сайта freepik.com или shutterstock.com
Выбор читателей
Подписка на новости
ГЛАВНОЕ ЗА НЕДЕЛЮ
МЫ В СОЦСЕТЯХ
